FAQ
Preguntas sobre la venta en Japón
Preguntas habituales sobre cómo vender en Japón, desde los fundamentos de la entrada al mercado hasta cómo funcionan en la práctica la prospección, la búsqueda de socios y el apoyo en ferias. Si su pregunta no está resuelta aquí, plantéenosla directamente.
General
¿Necesitamos una entidad jurídica japonesa para vender en Japón?
No necesariamente. Muchas empresas venden en Japón inicialmente mediante contratos transfronterizos, un distribuidor o un socio local, y constituyen una entidad más adelante, cuando el volumen lo justifica. Algunos compradores —en particular las grandes empresas y las organizaciones con normas de compra estrictas— pueden preferir o exigir una parte contratante nacional, la facturación en yenes o un contacto de soporte local. El impuesto sobre el consumo y los requisitos de facturación también pueden influir en la decisión. Esto no es asesoramiento jurídico ni fiscal; su situación concreta debería confirmarse con asesores jurídicos y fiscales japoneses cualificados antes de comprometerse con una estructura.
¿Basta con el inglés para hacer negocios en Japón?
Depende del interlocutor. Algunas empresas japonesas operan con comodidad en inglés —filiales de grupos globales, ciertas áreas de finanzas y de TI, muchas compañías tecnológicas jóvenes— y algunas personas lo prefieren. El primer contacto es otra cosa: una aproximación no solicitada en inglés a una empresa con la que no se tiene relación es fácil de apartar, y quien la recibe puede no ser quien lee inglés. La prospección funciona por lo general mejor en japonés, incluso cuando las reuniones posteriores acaban siendo bilingües.
¿Cuánto suele durar un proceso comercial en Japón?
No hay una respuesta general fiable y no vamos a inventarla. Lo que sí puede decirse es qué factores lo alargan: los trámites de circulación y aprobación interna, el alta de proveedor en compras, la revisión de seguridad para cualquier cosa que toque datos y la necesidad de construir acuerdo entre departamentos antes de que se someta una decisión. Muchas empresas japonesas tienen un ejercicio fiscal de abril a marzo, de modo que el calendario presupuestario puede condicionar cuándo es posible una decisión al margen del entusiasmo. El tamaño de la operación y si un proveedor establecido ya ocupa la categoría pesan más que la nacionalidad.
¿Es Japón un mercado difícil para las empresas extranjeras?
"Difícil" es un marco equivocado. Japón es un mercado exigente de maneras concretas y aprendibles: el nivel de preparación que se espera es alto, la documentación escrita pesa más y las decisiones recorren más pasos internos. Lo que no es, es un mercado cerrado ni arbitrario. Las empresas que tienen dificultades suelen ser las que trasplantaron un proceso comercial sin cambios y después interpretaron el silencio resultante como resistencia cultural. Las empresas que adaptan la mecánica —idioma, canal, materiales, cadencia de seguimiento— comprueban por lo general que el mercado se comporta de forma previsible.
Generación de leads
¿Qué canales utilizan para generar leads en Japón?
Normalmente una combinación, elegida frente a la lista objetivo y no fijada de antemano. Puede incluir los formularios corporativos de consulta de las webs de empresa, el correo directo cuando las direcciones están publicadas o son obtenibles, llamadas a los números de centralita para identificar el departamento adecuado y los eventos sectoriales. Qué combinación tiene sentido depende de su sector, del tamaño de las operaciones y de si sus compradores son grandes empresas o firmas más pequeñas. Para un producto industrial de nicho con un universo de compradores reducido y definible, el enfoque resulta muy distinto al de un producto de software horizontal.
¿Utilizan listas de contactos compradas?
Preferimos las listas construidas a las compradas. Una lista investigada —empresas seleccionadas conforme a sus criterios, con el departamento pertinente identificado— rinde más que el volumen, y mantiene el trabajo sobre un terreno más firme respecto de la normativa japonesa de información personal, que sí se aplica a los datos de contacto profesionales. Cuando un cliente ya dispone de una lista, podemos revisarla y enriquecerla en lugar de empezar de cero. Cómo trata usted los datos personales debería contrastarse además con su propia posición de cumplimiento junto a asesores cualificados.
¿Cómo se acuerdan las empresas objetivo?
Normalmente en la primera fase del trabajo. Usted describe el perfil de cliente que le funciona en sus mercados actuales —sector, tamaño, caso de uso, detonante de compra— y nosotros lo trasladamos a términos del mercado japonés, algo que rara vez es una correspondencia directa. Las categorías sectoriales, los tramos de tamaño de empresa y los nombres de los departamentos difieren. Después le proponemos una lista objetivo para su revisión, y usted aprueba, elimina o añade antes de iniciar cualquier prospección. Los objetivos se revisan conforme llegan las respuestas, ya que el mercado a menudo discrepa de la hipótesis original.
¿Qué cuenta como lead y cómo se entrega?
Eso se define con usted desde el principio en lugar de darse por supuesto, porque las definiciones varían mucho de una empresa a otra. Puede ser una empresa que ha solicitado materiales, un contacto concreto que ha confirmado un proyecto relevante o una reunión programada. Sea cual sea la definición, la entrega incluye los datos de la empresa y del contacto, el departamento y el puesto, qué se dijo en japonés y qué significa en inglés, la fase actual y el siguiente paso acordado. Un acuse de recibo de un formulario no se contabiliza como lead salvo que usted haya acordado que lo sea.
Concertación de reuniones
¿Garantizan un número de reuniones?
No. Quien garantiza volúmenes de reuniones en Japón, o está estirando la definición de reunión, o está seleccionando objetivos por disponibilidad y no por encaje. Lo que sí podemos hacer es acordar el perfil objetivo, el enfoque de prospección y el nivel de actividad, informar con honestidad de lo que ocurre y ajustar. Una reunión con una empresa que nunca va a comprar le cuesta tiempo y puede afectar a cómo se percibe a su empresa si el desajuste resulta evidente. Preferimos reportar conversaciones menos numerosas y más pertinentes.
¿Las reuniones se celebran en japonés o en inglés?
Depende de quién asista. La prospección y la coordinación se gestionan en japonés. En cuanto a la reunión en sí, algunos interlocutores se manejan con comodidad en inglés, otros no, y algunos aceptan el inglés nominalmente pero participan mucho menos de lo que lo harían en su propio idioma. Lo establecemos por anticipado y podemos dar apoyo a la reunión en japonés, aportar interpretación o articular un formato bilingüe en el que su equipo expone en inglés con apoyo en japonés para el debate y las preguntas.
¿Qué necesitan de nosotros antes de una reunión?
Una idea clara de qué quiere lograr con la reunión, materiales que podamos adaptar al japonés, respuestas a las preguntas técnicas y de soporte que los compradores japoneses plantean habitualmente y una disponibilidad que tenga en cuenta la diferencia horaria. También ayuda saber qué no pueden ofrecer —regiones que no cubren, integraciones de las que carecen, condiciones que no aceptarán—, para que no se concierte una reunión sobre una base que se derrumba en cuanto aflora el detalle.
¿Pueden celebrarse las primeras reuniones en línea?
Con frecuencia, sí. Las reuniones en línea son ya normales en el B2B japonés y, para una primera conversación con un proveedor extranjero, suelen ser la opción práctica. Dicho esto, algunas empresas y sectores siguen dando peso al encuentro presencial, sobre todo cuando hay equipos, instalaciones o relaciones de suministro a largo plazo de por medio, y una visita presencial posterior puede tener un peso desproporcionado en relación con el esfuerzo. Podemos aconsejar caso por caso y organizar cualquiera de los dos formatos.
Búsqueda de distribuidores
¿Deberíamos nombrar un distribuidor o vender directamente?
Depende de qué haría realmente un socio por usted. En sectores que implican productos físicos, instalación, inventario u obligaciones posventa —equipos industriales, componentes, materiales—, un distribuidor o una empresa comercializadora puede tener ya las relaciones con los clientes y la estructura local de servicio que los compradores esperan. Para el software y muchos servicios, la venta directa es habitual y un socio puede añadir coste sin aportar acceso. Tampoco es una cuestión binaria: algunas empresas venden directamente a cuentas concretas mientras utilizan socios para una cobertura regional más amplia.
¿Cómo identifican a los socios candidatos?
Trabajando hacia atrás desde los clientes en lugar de hacia delante desde un directorio. Partimos de las empresas a las que usted quiere llegar, establecemos quién les suministra hoy en categorías adyacentes y construimos desde ahí una lista de candidatos. Los candidatos se valoran después por su solapamiento con su segmento objetivo, por si su producto compite con algo que ya trabajan, por su capacidad técnica y por su aparente disposición a asumir una nueva línea. La lista se revisa con usted antes de realizar ninguna aproximación.
¿Cómo deberíamos plantearnos la exclusividad?
Con cuidado, y más tarde que pronto. Los distribuidores japoneses solicitan con frecuencia la exclusividad desde el principio, y hay motivos legítimos: puede que se les pida invertir en personal técnico, en existencias o en promoción. El riesgo es conceder una exclusividad nacional a un socio cuyo alcance no ha verificado y quedarse después sin poder vender en otra parte. Entre los enfoques habituales están las exclusividades limitadas en el tiempo o por segmento y vinculadas a una actividad acordada. Las condiciones deberían redactarse con asesores jurídicos cualificados y familiarizados con los contratos de distribución japoneses, y no adaptarse de una plantilla.
¿Qué esperan los distribuidores japoneses de un proveedor extranjero?
Más que una lista de precios. Habitualmente: documentación de producto y técnica en japonés, soporte técnico ágil en una franja horaria viable, claridad sobre la garantía y los repuestos, un contacto concreto que responda con rapidez y pruebas de que usted tiene intención de permanecer en el mercado. Los socios están evaluando su fiabilidad igual que usted evalúa la suya, y de un proveedor que tarda en responder durante el cortejo se presume que tardará más después. Presupuestar ese soporte forma parte de la decisión sobre el socio y no es una ocurrencia tardía.
Externalización de ventas
¿Qué abarca realmente la externalización de ventas?
La actividad acordada, ejecutada localmente en su nombre: investigación de objetivos, prospección en japonés por los canales pertinentes, conversaciones de cualificación, coordinación de reuniones, seguimiento entre reuniones y mantenimiento de un registro claro de lo ocurrido en cada cuenta. Funciona como una extensión local de su equipo comercial y no como una agencia aparte que ejecuta su propio proceso en paralelo. El alcance se define por escrito al inicio, incluido qué queda de nuestro lado y qué permanece del suyo.
¿Firman contratos o fijan precios en nuestro nombre?
No. Las condiciones comerciales, los precios y los contratos siguen siendo suyos. Podemos trasladar sus condiciones a una conversación, explicar cómo suelen reaccionar ante ellas los compradores japoneses y advertir dónde es probable que una estructura genere fricción en el área de compras, pero la negociación y la firma son suyas. Cuando una operación exija un acuerdo de contratación nacional, esa es una cuestión estructural para usted y para sus asesores jurídicos y fiscales, no algo que una función comercial externalizada pueda resolver.
¿Cómo se informa de la actividad?
Mediante un informe escrito periódico y una llamada programada. El informe recoge con qué empresas se contactó y por qué canal, cuáles fueron las respuestas, qué conversaciones están vivas y en qué fase y qué se prevé a continuación. Las respuestas japonesas se resumen en inglés conservando suficiente sentido original para que usted pueda juzgar la situación por sí mismo, en lugar de reducirlas a una etiqueta de estado. El formato y la frecuencia se acuerdan al inicio y se modifican si los informes no le dicen lo que necesita.
¿Cómo mantenemos el control sobre la imagen que se da de nuestra empresa?
Acordando el mensaje antes de iniciar la prospección y revisando el material en japonés. El posicionamiento básico, las afirmaciones que hará y las que no, y la forma de describir su producto los aprueba usted. Normalmente propondremos adaptaciones, porque una afirmación que suena bien en inglés puede leerse como exagerada en la escritura empresarial japonesa, pero se proponen y no se aplican en silencio. Usted ve lo que se envía, y no solo lo que llega de vuelta.
Ferias comerciales
¿Merecen la pena las ferias para una empresa que llega nueva a Japón?
En algunos sectores están entre las formas más eficientes de conocer compradores, porque los visitantes acuden con un propósito y a menudo con un encargo de su departamento. Que le merezca la pena a usted depende de si sus compradores asisten realmente a esa feria, de si puede atender un estand con capacidad en japonés y de si puede hacer seguimiento en japonés en cuestión de días. Una feria sin capacidad de seguimiento tiende a producir un montón de tarjetas de visita y poco más.
¿Pueden ayudarnos si no exponemos?
Sí. Asistir como visitante es una estrategia legítima: los expositores son a menudo las empresas con las que usted quiere reunirse, las reuniones pueden concertarse de antemano en torno al evento y la feria ofrece un motivo natural para una primera aproximación. Es con frecuencia un paso sensato antes de comprometerse con un estand, porque permite ver quién asiste realmente, cómo se presentan los competidores y si el público coincide con la lista objetivo que ha construido.
¿Qué es el business matching?
Muchas ferias japonesas, y algunas organizaciones públicas y sectoriales, gestionan programas que conciertan reuniones previamente programadas entre expositores y compradores, normalmente a partir de los perfiles presentados. Puede ser una manera eficiente de llenar una agenda, pero la calidad varía según el organizador y el sector, y los emparejamientos son tan buenos como el perfil que usted presente y los criterios que fije. Los perfiles bien redactados en japonés, con criterios objetivo concretos en lugar de amplios, tienden a producir reuniones notablemente mejores.
¿Qué ocurre después de la feria?
Esta es la parte que con más frecuencia se queda sin recursos. Las tarjetas hay que clasificarlas por interés genuino y no por volumen, el seguimiento hay que enviarlo con prontitud y en japonés, y las preguntas técnicas hay que encaminarlas a alguien capaz de responderlas como es debido. Lo planificamos antes del evento: quién hace el seguimiento, en qué orden, con qué material y qué aspecto tiene un segundo contacto para las personas interesadas pero aún no preparadas. El impulso de un evento se degrada rápido, y un seguimiento tardío se lee como indiferencia.
Localización
¿La localización no es simplemente traducción?
No, aunque la traducción forme parte de ella. La localización abarca además qué se dice y en qué orden: qué beneficios abren, qué afirmaciones se enuncian sin más y cuáles se respaldan primero, cuánto detalle de especificación se espera y qué buscará un comprador japonés que su material de origen no aborda nunca: acuerdos de soporte, referencias locales, continuidad de la empresa. Un documento bien traducido construido sobre el argumento equivocado sigue fracasando; simplemente fracasa con más fluidez.
¿Qué materiales suelen necesitar adaptación?
En la práctica: el mensaje de primer contacto, una presentación de la empresa y del producto que se sostenga sola sin nadie que la exponga, un documento de especificaciones o de alcance, la estructura de precios y las respuestas a las preguntas que suelen plantear compras, el departamento jurídico y seguridad de la información. El material de referencias también importa, aunque requiere cuidado, ya que una referencia de otro mercado pesa menos que una local. Cuál de estos necesita primero depende de su proceso comercial y de dónde se estén estancando hoy las conversaciones.
¿Necesitamos una web en japonés?
En muchas situaciones B2B ayuda considerablemente, porque un comprador que recibe su mensaje le buscará, y también lo harán compañeros a los que nunca se contactó directamente. Un sitio disponible solo en inglés puede suscitar dudas sobre el compromiso con el mercado. Dicho esto, una web completa no siempre es la primera prioridad: una página en japonés bien construida que cubra el producto, la empresa y cómo ponerse en contacto puede sostener un esfuerzo inicial mientras usted pone a prueba la demanda.
¿Cómo tratan los nombres de producto y la terminología técnica?
De forma deliberada, y una sola vez. Las decisiones sobre si el nombre de un producto se mantiene en inglés, se escribe en katakana o aparece de ambas formas; sobre qué término japonés asentado emplea su categoría; y sobre cómo se traslada el vocabulario técnico clave deberían tomarse al principio y aplicarse después con coherencia, porque la incoherencia entre su web, sus materiales y su prospección se nota. Cuando una categoría ya tiene un término japonés aceptado, acuñar el propio suele añadir fricción más que distinción.
Trabajar con Japan Sales Bridge
¿Cómo empieza una colaboración?
Con una conversación sobre qué vende, quién lo compra en otros mercados y qué quiere que ocurra en Japón. A partir de ahí exponemos qué nos parece realista, qué tendría que cumplirse para que funcione y qué implicaría una primera fase, normalmente la definición del objetivo y la investigación antes de iniciar cualquier prospección. El alcance, la actividad y los informes se acuerdan por escrito antes de empezar. Si nos parece que el encaje es pobre o que el momento no es el adecuado, lo diremos en esa fase.
¿Qué necesitan de nosotros?
Acceso al conocimiento del producto y a alguien capaz de responder preguntas técnicas, material comercial existente que podamos adaptar, claridad sobre los precios y los límites comerciales, y una persona concreta de su lado que pueda decidir sin una larga demora interna. La capacidad de respuesta importa más que el volumen de información aportada: un contacto japonés que plantea una pregunta y espera semanas a la respuesta saca sus conclusiones sobre cómo sería trabajar con su empresa.
¿En qué idiomas trabajan?
Conviene distinguir dos cosas distintas. Este sitio web se publica en doce idiomas para que quienes evalúan un apoyo para el mercado japonés puedan informarse en su propia lengua. El trabajo comercial es otra cosa: la prospección, las llamadas, las reuniones y el seguimiento escrito con empresas japonesas se ejecutan en japonés, y la relación con usted —sesiones informativas, informes y coordinación cotidiana— se lleva en inglés. Que el sitio esté disponible en un idioma no significa que la prospección se realice en él.
¿Qué queda fuera del alcance?
No prestamos asesoramiento jurídico, fiscal ni contable, no constituimos entidades y no firmamos contratos ni fijamos precios en su nombre. No somos una agencia de traducción, aunque el material comercial se adapte como parte del trabajo, y no gestionamos campañas generales de marketing de marca ni de publicidad. La selección de su propio personal japonés queda fuera de lo que hacemos. Cuando una petición se sitúe fuera de nuestro alcance, lo diremos en lugar de asumirla igualmente.
¿Cómo se acuerdan los objetivos y las medidas de éxito?
Al inicio, por escrito y en términos que ambas partes puedan verificar. Eso suele significar acordar el perfil de empresa objetivo, la actividad que se llevará a cabo, la definición de conversación cualificada y cómo se informa del avance, en lugar de un número prometido de resultados. No nos comprometemos a garantías de reuniones ni de ingresos, porque las variables que los deciden dependen en gran medida de su producto, de sus precios y de su capacidad de respuesta. Las medidas se revisan conforme responde el mercado y se ajustan cuando la evidencia lo justifica.