Convierta las ferias japonesas en oportunidades de venta
Las ferias japonesas atraen a compradores serios, pero un estand por sí solo rara vez genera pipeline. Podemos ocuparnos del trabajo que rodea al evento: identificar a quién invitar, concertar conversaciones y hacer seguimiento en japonés una vez que la feria termina y la atención se desplaza a otra parte.
El reto
Muchos expositores internacionales llegan a Japón con un estand, un folleto y la esperanza de que pasen por delante los visitantes adecuados. Las tarjetas se acumulan durante los días de feria y el impulso se apaga en las semanas siguientes, cuando nadie hace seguimiento en japonés.
- El tráfico en el estand no es un pipeline. Los visitantes pueden recoger material por cortesía sin ninguna intención de iniciar una conversación de compra.
- Las empresas objetivo a menudo ni siquiera saben que asiste un expositor extranjero desconocido, de modo que los compradores que más le interesan pueden no acercarse nunca al estand.
- Las conversaciones en el estand pueden quedarse en la superficie cuando ninguna de las dos partes se maneja con comodidad en el idioma de la otra.
- Se intercambian tarjetas, pero en Japón una tarjeta de visita es una presentación y no un lead: qué significa hay que establecerlo después.
- Un seguimiento redactado en inglés y enviado semanas más tarde desde una dirección extranjera es fácil de apartar para un destinatario japonés.
- Los equipos vuelan de regreso y retoman su trimestre en el mercado doméstico, dejando sin responder las consultas japonesas mientras el interés todavía está caliente.
- Sin un punto de contacto local, un visitante genuinamente interesado no tiene una forma sencilla de continuar la conversación.
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Antes del evento
- Investigar las ferias y eventos sectoriales japoneses relevantes para su categoría
- Definir el perfil de comprador y el tipo de empresa con la que merece la pena reunirse en esta feria concreta
- Revisar la información de expositores y visitantes publicada por el organizador
- Identificar a los posibles compradores, prescriptores y candidatos a distribución que probablemente asistan
- Redactar invitaciones en japonés que expliquen por qué merece la pena visitar su estand
- Ejecutar prospección previa al evento por formulario web, correo electrónico o teléfono para abrir conversaciones con antelación
- Programar reuniones en el estand y confirmar horarios, ubicaciones y asistentes en japonés
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Durante el evento
- Apoyo en japonés en el estand, cuando se acuerda de antemano y según disponibilidad
- Coordinar las reuniones programadas para que la agenda del día siga siendo viable
- Ayudar a explicar su producto en japonés a los visitantes que prefieran no usar el inglés
- Asistir a su equipo en las conversaciones para que se comprendan la intención, las preguntas y las dudas
- Apoyar la recogida de leads para que cada conversación quede registrada con su contexto y no solo con un nombre
- Anotar qué visitantes merecen un seguimiento prioritario, y por qué, mientras el detalle sigue fresco
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Después del evento
- Organizar todo lo recogido durante la feria en una única lista manejable
- Priorizar los contactos por interés aparente, función y encaje con su propuesta
- Redactar en japonés un seguimiento que haga referencia a la conversación que realmente tuvo lugar
- Enviar ese seguimiento cuando el evento aún está reciente, y no semanas después
- Concertar citas con los contactos que quieran continuar la conversación
- Mantener el contacto con las oportunidades más lentas para que el valor de la feria no se limite a su semana
En qué damos apoyo
El alcance se acuerda antes del evento y puede cubrir cualquier parte del ciclo: investigación e invitaciones previas, coordinación durante la feria y seguimiento estructurado después.
Investigación para elegir el evento
Revisar qué ferias, congresos o eventos sectoriales japoneses llegan de forma verosímil a su comprador, en lugar de dar por supuesto que la feria más grande es la adecuada.
Investigación de expositores y visitantes
Estudiar los listados de expositores publicados y los programas del evento para identificar empresas a las que merece la pena abordar antes de que abran las puertas.
Preselección de cuentas objetivo
Elaborar una lista corta de empresas japonesas a las que querría tener delante de su estand, basada en su producto y en su perfil de comprador.
Invitaciones en japonés
Redactar y enviar invitaciones en japonés de negocios natural, dando a las empresas preseleccionadas un motivo para visitar precisamente su estand.
Prospección previa al evento
Contactar con las empresas objetivo por formulario web, correo electrónico o teléfono en las semanas previas a la feria para abrir la conversación con antelación.
Programación de reuniones
Coordinar citas en el estand o reuniones en las inmediaciones salvando los husos horarios, y confirmar los detalles en japonés con cada empresa asistente.
Coordinación sobre el terreno
Cuando se acuerda de antemano y según disponibilidad, apoyo en japonés en el recinto para que las conversaciones fluyan con naturalidad.
Apoyo en la captura de leads
Ayudar a registrar lo que realmente se habló en cada conversación, y no únicamente quién entregó una tarjeta.
Seguimiento posterior al evento
Organizar, priorizar y dar seguimiento a los leads en japonés tras el evento, y concertar las reuniones que surjan de ellos.
El business matching más allá de las ferias
Las ferias son la forma más visible de conocer empresas japonesas, pero no la única. En Japón existen asociaciones sectoriales, congresos especializados, cámaras de comercio, eventos empresariales regionales y sesiones organizadas de encuentros empresariales, y muchos de ellos están estructurados precisamente para poner en contacto a compradores y proveedores. Algunos están abiertos a participantes extranjeros; otros son en la práctica domésticos. Cuáles de ellos merece la pena explorar depende de su sector, de su producto y de lo asentada que esté ya su categoría en Japón.
Estas oportunidades las gestionan organizadores muy diversos: empresas comerciales de eventos, entidades sectoriales y organizaciones públicas y semipúblicas de distinto tipo. No representamos a ninguna de ellas, y la elegibilidad, el acceso y los plazos los decide el organizador, no nosotros. Lo que sí podemos hacer es ayudarle a entender qué parece existir en su categoría, valorar si un formato determinado es una vía realista hacia sus compradores y preparar los materiales y la prospección en japonés que hacen que participar merezca la pena.
Se aplica el mismo principio que con las ferias. El formato en sí rara vez genera negocio; una sesión de matching le da una conversación programada y nada más. Que esa conversación se convierta en una oportunidad depende del cuidado con que se seleccionó a la empresa de antemano, de la claridad con que se explicó su propuesta en japonés y de si alguien hizo después un seguimiento al que la parte japonesa pudiera responder con facilidad.
Redes de asociaciones
Muchos sectores japoneses cuentan con asociaciones profesionales activas cuyos miembros se reúnen con regularidad. Conocerlas puede aclarar quiénes son los compradores reales.
Formatos organizados de matching
Las sesiones de presentación concertada existen en varias modalidades. La elegibilidad y el acceso los fija cada organizador, no nosotros.
Presentaciones comerciales
Algunas vías de entrada a una empresa japonesa pasan por relaciones comerciales existentes y no por eventos abiertos o listados públicos.
Valoración honesta
No toda oportunidad de matching justifica el viaje. Podemos ayudar a juzgar si es probable que un formato llegue a su comprador.
El valor está en la preparación
Una reunión programada solo vale tanto como la explicación en japonés y el seguimiento que la rodean.
Cómo puede desarrollarse un proyecto de feria
Los plazos siguen el calendario del evento. El trabajo suele comenzar bastante antes de que abra la feria y continúa durante algunas semanas después de que cierre.
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01. Revisión del evento y del objetivo
Aclarar a qué evento asiste o está considerando, qué quiere obtener de él y con quién necesita reunirse.
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02. Definición del objetivo
Acordar el perfil de comprador y el tipo de empresa japonesa a la que conviene dar prioridad en este evento concreto.
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03. Investigación y lista corta
Revisar listados de expositores, programas del evento y el mercado en general para componer una lista corta de empresas a las que abordar.
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04. Invitación y prospección en japonés
Contactar en japonés con las empresas preseleccionadas dándoles un motivo concreto para reunirse con usted en el evento.
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05. Programación de reuniones
Confirmar horarios de las citas, ubicación del estand y asistentes, y mantener informado a su equipo a medida que se llena la agenda.
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06. Apoyo sobre el terreno
Cuando se ha acordado de antemano y según disponibilidad, asistencia en japonés a lo largo de los días de feria.
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07. Organización de los leads
Consolidar conversaciones y tarjetas en una única lista priorizada mientras los detalles siguen claros.
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08. Seguimiento en japonés
Dar seguimiento en japonés a cada contacto prioritario, aludiendo a lo tratado y proponiendo un siguiente paso concreto.
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09. Gestión continuada de oportunidades
Mantener vivas las conversaciones más lentas para que una oportunidad no se pierda simplemente porque no avanzó de inmediato.
Casos de uso habituales
Los siguientes son escenarios hipotéticos redactados para ilustrar el tipo de trabajo que interviene. No son descripciones de proyectos anteriores, y el alcance real depende del evento, de su categoría y de sus objetivos.
Fabricante que expone por primera vez
Un hipotético fabricante de equipos reserva un estand en una feria industrial japonesa y quiere invitar de antemano a las empresas objetivo en lugar de depender de quien pase por delante.
Visitar antes de comprometerse con un estand
Una empresa hipotética asiste como visitante a un evento sectorial japonés y aprovecha las reuniones concertadas para juzgar si exponer al año siguiente estaría justificado.
Seguimiento después de la feria
Un expositor hipotético regresa a casa con un montón de tarjetas y sin capacidad en japonés para trabajarlas antes de que el interés se enfríe.
Ejemplo hipotético de colaboración. El alcance real depende de los objetivos y del mercado objetivo de cada empresa.
Consideraciones específicas de Japón
La tarjeta no es el lead
Intercambiar tarjetas de visita es una cortesía habitual en Japón y a menudo no encierra por sí misma ninguna señal comercial. El interés hay que establecerlo aparte.
La cortesía puede ocultar la intención
Un visitante puede mostrarse alentador en la conversación sin estar ni cerca de una decisión. Leer el interés real suele requerir un intercambio de seguimiento en japonés.
El momento del seguimiento importa
En muchas empresas japonesas se espera un contacto posterior al evento con prontitud y en japonés. Un correo tardío en inglés puede terminar discretamente con una conversación que por lo demás seguía viva.
La asistencia suele ser en equipo
Las empresas japonesas pueden enviar a varias personas con funciones distintas, y quien está de pie en su estand puede no ser quien decide.