讓日本展覽會轉化為業務機會
日本展覽會吸引到的是認真的買家，但光有一個攤位很少能產出業務管道。我們可以支援展覽周邊的工作——找出該邀請誰、安排洽談，並在展覽結束、注意力轉往他處之後，以日文持續追蹤。
課題所在
許多國際參展商帶著一個攤位、一本型錄，以及對的訪客會經過的期待來到日本。名片在展期一天天累積，而在之後的幾週裡，沒有人以日文跟進，動能也就逐漸消散。
- 攤位人流不等於業務管道。訪客可能只是客氣地拿走資料，並沒有展開採購洽談的打算。
- 目標企業往往不知道有一家陌生的海外參展商會出席，因此您最想見到的買家，可能根本不會走近攤位。
- 當雙方都不習慣使用對方的語言時，攤位上的對話容易停留在表面。
- 名片交換了，但在日本，一張名片是自我介紹，而不是一條商機——它代表什麼，必須在事後另行確認。
- 幾週後才從海外寄出的英文追蹤信件，對日本收件者而言很容易被擱在一旁。
- 團隊飛回國後又回到自己國內的季度工作，讓日本的洽詢在興趣仍熱時無人回覆。
- 若沒有在地的聯絡窗口，真正有興趣的訪客也沒有簡單的方式繼續這段對話。
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展覽之前
- 調查與貴公司品類相關的日本展覽會與產業活動
- 界定買家輪廓，以及在這一場展覽上值得會面的公司類型
- 檢視主辦單位公布的參展商與參觀者資訊
- 找出可能出席的潛在買家、規格制定者與經銷候選對象
- 撰寫日文邀約，說明為什麼值得造訪貴公司的攤位
- 透過聯絡表單、電子郵件或電話進行展前接觸，及早開啟對話
- 安排攤位會面，並以日文確認時間、地點與出席人員
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展覽期間
- 在事前議定且視人力可配合的情況下，於攤位提供日文支援
- 協調已排定的會面，讓當天的時程維持可行
- 協助以日文向不願使用英文的訪客說明貴公司的產品
- 在潛在客戶洽談中協助貴公司團隊，讓對方的意向、疑問與猶豫都能被理解
- 支援商機蒐集，讓每一次洽談都連同脈絡一併記錄，而不只是留下一個名字
- 趁記憶還清晰時，記下哪些訪客值得優先追蹤，以及原因
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展覽之後
- 把展期蒐集到的所有資訊整理成一份可實際運用的名單
- 依明顯的興趣程度、職務，以及與貴公司提案的契合度排定優先順序
- 以日文撰寫追蹤訊息，並引述實際發生過的那段對話
- 趁活動記憶猶新時寄出這些追蹤訊息，而不是拖到數週之後
- 與希望繼續討論的聯絡對象安排會面
- 與進展較慢的商機保持聯繫，讓展覽的價值不僅限於展期那一週
我們支援的範圍
服務範圍在活動之前議定，可涵蓋整個週期的任何一段——展前的調查與邀約、展期的協調，以及展後有系統的追蹤。
展會選擇調查
檢視哪些日本展覽會、研討會或產業活動有可能觸及貴公司的買家，而不是預設最大的展覽就是對的。
參展商與參觀者調查
研究公開的參展商名單與活動議程，在開展之前找出值得接觸的公司。
目標客戶入選名單
依貴公司的產品與買家輪廓，建立一份您希望出現在攤位前的日本企業入選名單。
日文邀約
以自然的商用日文撰寫並寄送邀約，讓入選名單上的公司有理由特地造訪貴公司的攤位。
展前開發接觸
在展覽前數週，透過聯絡表單、電子郵件或電話接觸目標企業，及早開啟對話。
會議安排
跨時區協調攤位預約或會場周邊的會面，並以日文與每一家出席公司確認細節。
現場協調
在事前議定且視人力可配合的情況下，於會場提供日文支援，協助洽談順利進行。
商機記錄支援
協助記錄每一次洽談實際談了什麼，而不只是誰遞了名片。
展後追蹤
活動結束後以日文整理、排序並追蹤這些商機，並安排由此產生的會面。
展覽會之外的商務媒合
展覽會是接觸日本企業最顯眼的方式，但並非唯一的方式。日本有產業公會、產業研討會、商工會議所、地區性商務活動與各類媒合會，其中許多正是為了讓買方與供應商彼此認識而設計。有些開放海外業者參與；有些實際上只面向國內。哪一種值得投入，取決於貴公司的產業、產品，以及貴公司的品類在日本已經有多成熟。
這些機會由各式各樣的主辦單位營運——商業活動公司、產業團體，以及各種公部門與半官方機構。我們並不代表其中任何一方，資格、參加方式與時程都由主辦單位決定，而非由我們決定。我們能做的是：協助您了解貴公司的品類中看來有哪些機會存在、評估某一種形式是否為觸及貴公司買家的實際途徑，並準備讓參與變得值得的日文資料與開發接觸。
這裡適用的原則與展覽會相同。形式本身很少能產生生意；一場媒合會給您的是一次排定的洽談，僅此而已。那場洽談能否成為機會，取決於事前挑選公司有多用心、貴公司的提案以日文說明得多清楚，以及事後是否有人以日方容易回應的方式進行追蹤。
公會網絡
日本許多產業都有活躍的產業公會，會員定期聚會。了解這些公會，有助於釐清真正的買家是誰。
制度化的媒合形式
排定式的引介會有多種形式。資格與參加方式由各主辦單位決定，而非由我們決定。
商務引介
有些進入日本企業的途徑，來自既有的商業關係，而非公開活動或公開名冊。
誠實的評估
不是每一個媒合機會都值得專程前往。我們可以協助判斷某一種形式是否可能觸及貴公司的買家。
價值來自準備
一場排定的會面，其價值取決於圍繞在它周圍的日文說明與後續追蹤。
展覽會合作可能的進行方式
時程依活動行事曆而定。工作通常在開展前很久就開始，並在閉展之後持續數週。
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01. 活動與目標檢視
釐清貴公司要參加或正在考慮哪一場活動、想從中獲得什麼，以及需要見到誰。
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02. 目標定義
議定買家輪廓，以及在這一場特定活動上值得優先接觸的日本企業類型。
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03. 調查與入選名單
檢視參展商名單、活動議程與更廣的市場，建立一份要接觸的公司入選名單。
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04. 日文邀約與開發接觸
以日文聯繫入選名單上的公司，提出在活動現場與貴公司會面的具體理由。
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05. 會議安排
確認會面時間、攤位位置與出席人員，並在時程逐步填滿時持續讓貴公司團隊掌握狀況。
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06. 現場支援
在事前安排且視人力可配合的情況下，於展期各日提供日文協助。
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07. 商機整理
趁細節仍清楚時，把洽談內容與名片整合成一份排好優先順序的名單。
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08. 日文追蹤
以日文追蹤每一位優先聯絡對象，引述談過的內容並提出具體的下一步。
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09. 商機的持續管理
讓進展較慢的對話保持活絡，避免只因為沒有立刻推進就失去一個機會。
典型應用情境
以下為假設性情境，用以說明所涉及的工作類型。這些並非過往合作案的描述，實際服務範圍取決於活動、貴公司的品類與目標。
首次參展的製造商
假設某設備製造商在日本工業展預訂了攤位，希望事前就邀請目標企業，而不是仰賴恰巧經過的訪客。
在投入攤位之前先以觀眾身分參加
假設某公司以參觀者身分出席日本的產業活動，透過排定的會面判斷隔年參展是否值得。
展覽之後的追蹤
假設某參展商帶著一疊名片返國，卻沒有日文人力能在興趣冷卻之前逐一處理。
合作案例示意。實際服務範圍視各公司的目標與目標市場而定。
日本市場的特殊考量
名片不等於商機
在日本，交換名片是基本禮節，本身往往不帶任何商業訊號。興趣必須另外確認。
客氣可能掩蓋真實意向
訪客在對話中可能讓人覺得很受鼓舞，實際上卻離決策還很遠。要讀出真正的興趣，往往需要一次以日文進行的後續往來。
追蹤的時機很重要
在許多日本企業，展後的聯繫被期待要及時且以日文進行。一封遲來的英文郵件，可能在無聲之中結束一段原本還活著的對話。
出席往往以團隊為單位
日本企業可能派出擔任不同角色的數位人員，而站在您攤位前的那一位，未必是做決定的人。