為日本買家調整您的業務流程
在貴公司母國市場能說服買家的資料，到了日本往往失效，而原因多半與詞彙無關。我們可以調整貴公司的業務訊息、文件與追蹤方式，讓日本買家——以及他們必須說服的同事——能夠據以行動。
課題所在
翻譯讓一份文件看得懂，卻不會讓它有說服力。一份開頭就是成長數據與價目表的簡報，在日本可能顯得唐突，而日本買家最想先獲得解答的問題，卻完全沒有被觸及。
- 翻譯過的資料通常保留原本的論述順序，而這未必符合日本買家希望取得資訊的順序。
- 在海外讀來充滿自信的主張，若缺少對方預期的佐證細節，在日本可能顯得毫無根據。
- 太早提出價格，卻沒有導入細節或任何關於風險的討論，往往引發的疑慮多過興趣。
- 以直接的西方語氣撰寫的郵件，即使日文本身正確無誤，對日本收件者仍可能顯得唐突。
- 銷售簡報預設閱讀者就是決策者。在許多日本組織中，閱讀者必須先去說服其他人。
- 在日本會出現的異議——關於支援、延續性、實績案例與導入負擔——可能從未出現在貴公司母國市場的常見問答中。
- 團隊裡沒有人能判斷一份日文草稿聽起來是否得體，於是它要不是未經檢查就寄出，就是根本沒有寄出。
我們支援的範圍
工作可涵蓋貴公司業務流程接觸日本買家的任何環節——第一封訊息、簡報、提案、異議處理，以及之後寄出的所有內容。
業務訊息在地化
重新調整貴公司價值的呈現方式，讓論述符合該品類的日本買家通常會先衡量的重點。
銷售簡報調整
重整投影片順序、強調重點與細節深度，讓簡報依照日本買家通常提問的順序來回答問題。
提案在地化
依日本商務文書的慣例重建提案，包含買家往往期待看到的導入、支援與風險細節。
日文郵件序列
以自然的商用日文撰寫開發與培育郵件序列，語體與節奏配合關係所處的階段。
通話與會議腳本
為初次通話與會議準備日文的說話腳本，涵蓋如何開場、該問什麼，以及如何在不施壓的情況下收尾。
產品說明資料
用日本買家能在內部複述的說法解釋貴公司產品的作用，避免未翻譯的專業術語與空泛的品類用語。
日文常見問答建置
圍繞日本買家實際提出的問題建立常見問答，而這些問題往往與貴公司母國市場的不同。
異議處理
記錄在日本會出現的異議，以及如何以日文誠實作答而不誇大。
追蹤在地化
調整追蹤的用字、時機與頻率，讓持續聯繫讀起來是用心，而不是施壓。
內部審核資料與稟議支援
在許多日本組織中——但絕非全部——採購並不是由您一直在會面的那個人決定。您的窗口可能真心被說服了，卻仍需要其他職能的同事同意：將會使用產品的部門、負責預算的人，有時是資訊部門，有時是採購或法務。這些人沒有出席您的會議、沒有聽過您的說明，也可能永遠不會直接與您對話。他們是從您的窗口所撰寫的一份文件形成看法的。
稟議一詞，常用來指稱那份在內部傳閱以取得核決的書面提案。這是真實存在且仍然常見的做法，在規模較大、作風較傳統的公司尤其如此，但並非普遍適用——規模較小的公司、外商的日本子公司，以及某些節奏較快的產業，決策方式相當不同；即使是同一個組織，也可能把小額續約與導入新供應商視為完全不同的兩件事。只要適用某種形式的內部傳閱，實務上的後果都是一樣的，不論它叫什麼名字：您的窗口必須以日文、以書面，向抱持懷疑的內部讀者為貴公司的提案辯護，而他手上能用的，只有您給他的東西。
因此，真正有用的問題不是您的簡報能否說服您的窗口，而是它在被轉寄出去之後能否撐得住。以此為前提準備的資料，會涵蓋：這次採購的目的、成本多少與涵蓋多長期間、導入如何進行以及由誰承擔負擔、可能出什麼問題以及什麼能降低這些風險、預期能帶來什麼價值，以及曾考慮過哪些替代方案。以日文提供這些內容，而且是以您的窗口能直接改寫、貼進自己文件的形式，等於替那位已經在為您說話的人分擔工作——而這往往就是一份提案能順利傳閱，與被客氣地擱置之間的差別。
目的與正當性說明
以日文清楚說明為何提出這次採購，寫法要讓不熟悉狀況的內部讀者也能跟得上。
費用與承諾結構
載明支付什麼、何時支付、支付多久，讓預算負責人不必代您估算。
導入與責任歸屬
說明部署包含什麼、由哪個內部團隊承擔工作，因為負擔不明是常見的內部異議。
風險及其緩解方式
具體點出實際存在的風險以及如何因應。完全不承認任何風險的文件，往往招致更多而非更少的檢視。
曾考慮的替代方案
內部審核者經常會問還評估過什麼。處理了這一點的資料，能讓您的窗口不必獨自去彙整。
在地化合作可能的進行方式
工作通常從貴公司目前正在使用的資料開始，因為最快的收穫往往來自修好那些已經在流通的資料。
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01. 資料檢視
閱讀貴公司既有的簡報、提案、郵件與腳本，理解其論述，並找出可能無法跨越市場的地方。
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02. 買家與產業脈絡
討論在日本由誰購買、擔任什麼職務，以及貴公司的提案可能會被拿來與什麼比較。
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03. 訊息取捨
議定提案在日文中該如何呈現，包括先講什麼、什麼先保留。
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04. 核心文件調整
以日文重建主要簡報與提案，重新安排結構與強調重點，而不是逐行翻譯。
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05. 開發內容與腳本準備
為對話的每一個階段，以商用日文撰寫郵件序列、通話開場與會議說話腳本。
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06. 異議與常見問答建置
記錄貴公司在日本可能遇到的問題與異議，並提供團隊可一致使用的答覆。
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07. 內部審核資料
準備您的窗口向內部關係人說明並為提案辯護時所需的日文資料。
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08. 採購文件支援
準備並協調供應商登錄與供應商審查過程中常被要求提供的日文資訊。
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09. 依實際回饋修訂
隨著日本買家的實際反應進來更新資料，因為第一個版本很少會是最終版本。
日本市場的特殊考量
在地化不是翻譯
一份翻譯正確的簡報仍可能失敗，因為它的論述順序、佐證強度與語氣，全都是為另一種買家而建構的。
資訊的順序往往不同
日本買家常希望在價格之前先看到背景脈絡、導入細節與風險討論。以成本開場可能讓對話提早結束。
語體本身承載訊息
商用日文會把關係與距離感編碼在其中。僅止於正確的用字，仍可能顯得過於熟稔或莫名冷淡。
核決做法各有不同
稟議式的內部傳閱在某些組織中很常見，在另一些組織中則不存在。資料應該預留這種可能性，而不是逕自假定。
典型應用情境
以下為假設性情境，用以說明所涉及的工作類型。這些並非過往合作案的紀錄，實際服務範圍會因產品、買家與目標而異。
已有翻譯資料的供應商
假設某軟體公司已有翻譯廠商製作的日文簡報，卻發現會議進行得很客氣，但很少推進到內部討論。
面臨採購審查的供應商
假設某設備供應商在日本大型客戶處進入供應商登錄階段，需要以日文準備並說明對方要求的文件。
準備首次日本會議的團隊
假設某業務團隊已在日本排定會議，希望在出發之前備妥日文的說話腳本、產品說明與追蹤用語。
合作案例示意。實際服務範圍視各公司的目標與目標市場而定。