営業プロセスを、日本の買い手に合わせる
自国市場で買い手を納得させてきた資料が日本で響かない理由は、語彙とはほとんど関係のないところにあります。当社は、営業のメッセージ、資料、フォローアップを、日本の買い手と、その方が説得しなければならない社内の同僚が動ける形に作り替えます。
課題
翻訳は文書を読めるものにします。しかし、説得力のあるものにはしません。成長実績の主張と価格表から始まる提案資料は、日本では性急に映ることがあり、その一方で、日本の買い手が最初に知りたい事柄にはまったく触れられていないことがあります。
- 翻訳された資料は元の論の順序をそのまま残していることが多く、それが日本の買い手が情報を受け取りたい順序と一致しない場合があります。
- 海外では自信の表れと受け取られる主張が、日本では、期待される裏づけの記載がないために根拠不足と受け取られることがあります。
- 導入の詳細やリスクの議論を欠いたまま早い段階で提示される価格は、関心よりも疑念を招く傾向があります。
- 欧米流の直截な調子で書かれたメールは、日本語自体が正しくても、日本の受け手にはそっけなく感じられることがあります。
- 営業資料は、読み手が意思決定者であることを前提としています。日本の組織の多くでは、読み手はまず他の人たちを説得する必要があります。
- 日本で挙がる懸念――サポート体制、事業の継続性、導入事例、導入時の負担――は、自国市場向けのFAQには一つも載っていないことがあります。
- 日本語の原稿が適切な調子になっているかをチームの誰も判断できないため、確認されないまま送られるか、そもそも送られないままになります。
対応内容
貴社の営業プロセスが日本の買い手に届くまでの、どの部分でも対応できます。最初のメッセージ、提案資料、見積提案、想定される懸念、そして商談後に送るすべてのものです。
営業メッセージのローカライズ
貴社の提供価値の語り方を組み替え、そのカテゴリーの日本の買い手が最初に重視する事柄に論が沿うようにします。
提案資料の作り替え
スライドの順序、強弱、記載の粒度を組み直し、日本で通常尋ねられる順序で疑問に答える資料にします。
見積提案書のローカライズ
日本のビジネス文書の作法に沿って提案書を組み直します。買い手が記載を期待することの多い導入、サポート、リスクの詳細も含めます。
日本語のメールシーケンス
初回のアプローチから継続的な接触までを、自然なビジネス日本語で作成します。関係の段階に応じた文体と間隔を設定します。
架電・商談スクリプト
初回の電話や商談のための日本語のトーク設計を用意します。切り出し方、確認すべき事項、圧力をかけずに締めくくる方法までを含みます。
製品説明資料
日本の買い手が社内でそのまま説明できる言葉で、製品の内容を説明します。訳されていない専門用語や漠然としたカテゴリー表現は避けます。
日本語FAQの作成
日本の買い手が実際に尋ねる質問を軸にFAQを組み立てます。それは自国市場で尋ねられる質問とは異なることが多くあります。
想定される懸念への対応
日本で挙がる懸念と、それに日本語でどう答えるかを文書化します。誠実に、過剰な主張をせずに整理します。
フォローアップのローカライズ
フォローアップの文面、時機、頻度を調整し、粘り強さが圧力ではなく丁寧さとして伝わるようにします。
社内承認資料と稟議への対応
日本の組織の多くでは――すべてではありませんが――購買を決めるのは、これまで会ってきた担当者ご本人ではありません。その担当者が本当に納得していても、他部門の同僚の同意が必要になることがあります。実際に使う部署、予算を持つ人たち、場合によっては情報システム部門、あるいは購買や法務です。その人たちは商談に同席しておらず、説明を直接聞いておらず、貴社と直接話すこともないかもしれません。彼らの判断は、担当者が書く一つの文書から形づくられます。
稟議とは、社内で承認を得るために回覧される起案文書を指す語として使われます。実際に行われている慣行であり、特に規模の大きい企業や伝統的な企業では今も一般的です。ただし普遍的なものではありません。中小規模の企業、外資系企業の日本法人、動きの速い一部の業界では、まったく異なる進め方がとられており、同じ組織でも、小額の更新と新規取引先の採用とを別物として扱う場合があります。何らかの形で社内回覧が行われる場合、呼び名にかかわらず実務上の帰結は同じです。担当者は、渡された材料だけを使って、社内の懐疑的な読み手に向けて、日本語の文書で貴社の提案を擁護しなければなりません。
したがって有用な問いは、その資料が目の前の担当者を説得できるかではなく、転送されても持ちこたえるかどうかです。それを前提に用意された資料には、何のための購買なのか、いくらでどの期間なのか、導入はどう進み誰が負担を負うのか、何が問題になり得てそのリスクを何が下げるのか、どのような効果が見込まれるのか、そしてどの代替案を検討したのかが記載されています。これを日本語で、担当者が自分の文書に手を加えて貼り付けられる形で提供することは、すでに社内で貴社を推してくれている人の手間を減らします。そしてそれが、回覧される提案と、丁重に止まってしまう提案との分かれ目になることが少なくありません。
目的と必要性
なぜこの購買を提案するのかを、事情を知らない社内の読み手が追える形で、日本語で明確に記します。
費用と契約の構造
何を、いつ、どの期間支払うのかを整理します。予算を持つ人が代わりに見積もる必要がない状態にします。
導入と役割分担
導入に何が伴い、社内のどのチームが作業を担うのかを説明します。負担が不明確であることは、社内でよく挙がる反対理由です。
リスクと、その低減策
現実的なリスクと、それにどう対処するかを明示します。リスクを一切認めない文書は、精査を減らすどころか招く傾向があります。
検討した代替案
社内の検討者は、他に何を比較したのかを尋ねることが多くあります。これに答えた資料は、担当者が一人で調べる手間を省きます。
営業ローカライズの進め方
通常は、すでにお使いの資料から着手します。最も早く成果が出るのは、すでに出回っている資料を直すことである場合が多いためです。
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01. 既存資料の確認
現在の提案資料、見積提案、メール、スクリプトを読み、論の立て方と、それが通用しにくい箇所を把握します。
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02. 買い手と業界の把握
日本では誰が、どの立場でこれを買うのか、そして貴社の提案が何と比較されることになりそうかを話し合います。
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03. メッセージの方針決定
日本語で提案をどう組み立てるかを合意します。何から語り、何を後に回すかを含みます。
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04. 主要資料の作り替え
中心となる提案資料と見積提案を日本語で組み直します。一文ずつ訳すのではなく、構成と強弱を組み替えます。
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05. アプローチとスクリプトの準備
会話の各段階に向けて、メールシーケンス、電話の切り出し方、商談のトーク設計をビジネス日本語で作成します。
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06. 想定問答とFAQの構築
日本で受ける可能性の高い質問と懸念を、チームが一貫して使える回答とともに文書化します。
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07. 社内承認用の資料
担当者が社内の関係者に提案を説明し、擁護するために必要となる日本語の資料を準備します。
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08. 購買手続き書類の支援
取引先登録や仕入先審査の際によく求められる日本語の情報を準備し、やり取りを調整します。
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09. 実際の反応にもとづく改訂
日本の買い手の実際の反応が集まるにつれて資料を更新します。初版が最終版になることは、めったにありません。
日本市場ならではの留意点
ローカライズは翻訳ではない
正確に翻訳された資料でも通用しないことがあります。論の順序、示す根拠の水準、調子のすべてが、別の買い手を想定して組み立てられているためです。
情報を求める順序が異なることが多い
日本の買い手は、価格の前に背景、導入の詳細、リスクの議論を求めることが多くあります。費用から入ると、会話が早く終わってしまう場合があります。
文体が意味を持つ
ビジネス日本語には、関係性と距離感が織り込まれています。文法的に正しいだけの言い回しが、馴れ馴れしくも、妙に冷たくも受け取られることがあります。
承認の慣行はさまざま
稟議のような回覧が一般的な組織もあれば、行われない組織もあります。資料は、そうした可能性があることを前提に、決めつけずに備えておくべきです。
代表的なご利用場面
以下は、どのような作業が伴うかをお示しするために書いた仮想のシナリオです。過去の取り組みを述べたものではなく、実際の支援範囲は製品、買い手、目的によって異なります。
翻訳済みの資料を持つベンダー
翻訳会社が作成した日本語の提案資料を持つソフトウェア企業という想定です。商談は和やかに進むものの、社内検討にまで至ることがめったにない状況です。
購買審査に直面する供給者
日本の大手企業で取引先登録の段階に達した機器サプライヤーという想定です。求められた書類を日本語で準備し、やり取りする必要があります。
初めての日本での商談に備えるチーム
日本での商談が決まっている営業チームという想定です。渡航前に、日本語のトーク設計、製品説明、フォローアップの文面を用意したいと考えています。
取り組みの一例です。実際の支援範囲は、各社の目的とターゲット市場によって異なります。