Chuyển đến nội dung chính
Japan Sales Bridge by CoDigital
Đặt lịch tư vấn
Dịch vụ

Điều chỉnh quy trình bán hàng của quý công ty cho người mua Nhật Bản

Những tài liệu thuyết phục được người mua ở thị trường quê nhà thường không phát huy tác dụng tại Nhật Bản, vì những lý do ít liên quan đến từ vựng. Chúng tôi có thể điều chỉnh thông điệp bán hàng, tài liệu và hoạt động theo dõi tiếp nối của quý công ty để người mua Nhật Bản — cùng những đồng nghiệp mà họ phải thuyết phục — có thể hành động dựa trên đó.

Thách thức

Dịch thuật giúp một tài liệu đọc được. Nó không làm cho tài liệu đó trở nên thuyết phục. Một bộ tài liệu thuyết trình mở đầu bằng những tuyên bố về tăng trưởng và một bảng giá có thể bị cảm nhận là đường đột tại Nhật Bản, trong khi những câu hỏi mà người mua Nhật Bản muốn được giải đáp trước tiên lại hoàn toàn không được đề cập.

  • Tài liệu đã dịch thường giữ nguyên trật tự lập luận gốc, vốn có thể không khớp với thứ tự thông tin mà người mua Nhật Bản mong muốn.
  • Những tuyên bố được cảm nhận là tự tin ở nước ngoài có thể bị coi là thiếu căn cứ tại Nhật Bản khi vắng bóng các chi tiết chứng minh được kỳ vọng.
  • Việc đưa giá ra sớm, không kèm chi tiết triển khai hay bất kỳ thảo luận nào về rủi ro, thường gợi lên nhiều nghi ngại hơn là sự quan tâm.
  • Email viết theo văn phong trực diện kiểu phương Tây có thể khiến người nhận Nhật Bản thấy cụt lủn, ngay cả khi bản thân tiếng Nhật đã chính xác.
  • Các bộ tài liệu bán hàng mặc định rằng người đọc là người ra quyết định. Ở nhiều tổ chức Nhật Bản, người đọc trước hết phải thuyết phục những người khác.
  • Những ý kiến phản đối nảy sinh tại Nhật Bản — về hỗ trợ, tính liên tục, khách hàng tham chiếu và gánh nặng triển khai — có thể chưa từng xuất hiện trong phần hỏi đáp ở thị trường quê nhà của quý công ty.
  • Không ai trong đội ngũ có thể đánh giá một bản thảo tiếng Nhật nghe có phù hợp hay không, nên tài liệu hoặc được gửi đi mà không qua kiểm tra, hoặc không bao giờ được gửi đi.

Những gì chúng tôi hỗ trợ

Công việc có thể bao phủ bất kỳ phần nào trong cách quy trình bán hàng của quý công ty tiếp cận người mua Nhật Bản — thông điệp đầu tiên, bộ tài liệu thuyết trình, bản đề xuất, các ý kiến phản đối, và mọi thứ được gửi đi sau đó.

  • Bản địa hóa thông điệp bán hàng

    Xây dựng lại cách trình bày giá trị của quý công ty để lập luận khớp với những yếu tố mà người mua Nhật Bản trong nhóm sản phẩm của quý công ty thường cân nhắc trước tiên.

  • Điều chỉnh bộ tài liệu thuyết trình

    Tái cấu trúc thứ tự trang, trọng tâm và mức độ chi tiết để bộ tài liệu trả lời các câu hỏi của phía Nhật Bản theo đúng trình tự mà chúng thường được đặt ra.

  • Bản địa hóa bản đề xuất

    Dựng lại các bản đề xuất theo quy ước tài liệu kinh doanh Nhật Bản, bao gồm cả phần chi tiết về triển khai, hỗ trợ và rủi ro mà người mua thường kỳ vọng được thấy.

  • Chuỗi email tiếng Nhật

    Soạn các chuỗi email tiếp cận và nuôi dưỡng quan hệ bằng tiếng Nhật thương mại tự nhiên, với văn phong và nhịp độ phù hợp với giai đoạn của mối quan hệ.

  • Kịch bản cuộc gọi và cuộc gặp

    Chuẩn bị kịch bản trao đổi bằng tiếng Nhật cho các cuộc gọi và cuộc gặp giới thiệu, bao gồm cách mở đầu, cần hỏi những gì và cách khép lại mà không gây áp lực.

  • Tài liệu giải thích sản phẩm

    Giải thích sản phẩm của quý công ty làm được gì bằng ngôn từ mà người mua Nhật Bản có thể thuật lại trong nội bộ, tránh những thuật ngữ không được chuyển ngữ và ngôn ngữ mô tả chung chung.

  • Xây dựng phần hỏi đáp tiếng Nhật

    Xây dựng phần hỏi đáp xoay quanh những câu hỏi mà người mua Nhật Bản thực sự nêu ra, vốn thường khác với những câu hỏi ở thị trường quê nhà của quý công ty.

  • Xử lý ý kiến phản đối

    Ghi lại thành văn bản những ý kiến phản đối xuất hiện tại Nhật Bản và cách trả lời chúng bằng tiếng Nhật, một cách trung thực và không phóng đại.

  • Bản địa hóa hoạt động theo dõi tiếp nối

    Điều chỉnh cách diễn đạt, thời điểm và tần suất theo dõi tiếp nối để sự kiên trì được cảm nhận là chu đáo chứ không phải là gây áp lực.

Tài liệu phê duyệt nội bộ và hỗ trợ quy trình ringi

Ở nhiều tổ chức Nhật Bản — dù hoàn toàn không phải tất cả — quyết định mua hàng không do người mà quý công ty vẫn gặp gỡ đưa ra. Người liên hệ của quý công ty có thể thực sự bị thuyết phục nhưng vẫn cần sự đồng thuận của các đồng nghiệp ở những bộ phận khác: bộ phận sẽ sử dụng sản phẩm, những người phụ trách ngân sách, đôi khi là bộ phận hệ thống thông tin, đôi khi là bộ phận mua sắm hoặc pháp chế. Những người đó không có mặt trong cuộc gặp của quý công ty, không nghe phần giải thích của quý công ty và có thể không bao giờ trao đổi trực tiếp với quý công ty. Họ hình thành quan điểm từ một tài liệu do người liên hệ của quý công ty soạn ra.

Ringi là thuật ngữ thường dùng để chỉ bản đề xuất bằng văn bản được luân chuyển trong nội bộ để phê duyệt. Đây là một tập quán có thật và vẫn phổ biến, đặc biệt ở các doanh nghiệp lớn hơn và truyền thống hơn, nhưng không mang tính phổ quát — các doanh nghiệp nhỏ hơn, công ty con của doanh nghiệp nước ngoài và một số ngành có nhịp độ nhanh lại quyết định theo cách khá khác biệt, và cùng một tổ chức có thể xử lý việc gia hạn nhỏ và việc chọn một nhà cung cấp mới như hai chuyện hoàn toàn riêng biệt. Ở những nơi có áp dụng một hình thức luân chuyển nội bộ nào đó, hệ quả thực tiễn là như nhau dù nó được gọi bằng tên gì: người liên hệ của quý công ty phải bảo vệ đề xuất của quý công ty bằng văn bản, bằng tiếng Nhật, trước một nhóm người đọc nội bộ đầy hoài nghi, và chỉ với những gì quý công ty đã cung cấp cho họ.

Vì vậy, câu hỏi hữu ích không phải là bộ tài liệu của quý công ty có thuyết phục được người liên hệ hay không, mà là nó có trụ vững khi được chuyển tiếp đi hay không. Tài liệu được chuẩn bị với suy nghĩ đó sẽ nêu rõ việc mua hàng nhằm mục đích gì, chi phí là bao nhiêu và trong khoảng thời gian nào, việc triển khai sẽ diễn ra ra sao và ai gánh phần công việc đó, điều gì có thể sai sót và điều gì làm giảm rủi ro đó, giá trị kỳ vọng là gì, và những phương án thay thế nào đã được cân nhắc. Cung cấp những nội dung đó bằng tiếng Nhật, dưới hình thức mà người liên hệ có thể điều chỉnh và đưa vào tài liệu của chính họ, sẽ giảm bớt công việc cho chính người đang vận động cho quý công ty — và điều đó thường tạo nên khác biệt giữa một đề xuất được luân chuyển và một đề xuất bị đình lại một cách lịch sự.

  • Mục đích và cơ sở biện minh

    Một phần trình bày rõ ràng bằng tiếng Nhật về lý do đề xuất mua hàng, được viết sao cho một người đọc nội bộ chưa quen biết vẫn theo dõi được.

  • Cơ cấu chi phí và cam kết

    Nêu rõ khoản nào được thanh toán, vào lúc nào và trong bao lâu, để người phụ trách ngân sách không phải tự ước tính thay quý công ty.

  • Triển khai và trách nhiệm phụ trách

    Giải thích việc triển khai bao gồm những gì và bộ phận nội bộ nào sẽ gánh phần công việc đó, bởi gánh nặng không rõ ràng là một ý kiến phản đối nội bộ thường gặp.

  • Rủi ro và cách giảm thiểu

    Nêu tên những rủi ro thực tế và cách xử lý chúng. Những tài liệu không thừa nhận bất kỳ rủi ro nào thường mời gọi thêm sự soi xét chứ không bớt đi.

  • Các phương án đã cân nhắc

    Người rà soát nội bộ thường hỏi còn những phương án nào khác đã được đánh giá. Tài liệu đề cập đến điều này giúp người liên hệ của quý công ty không phải tự mình tổng hợp.

Một dự án bản địa hóa có thể diễn ra như thế nào

Công việc thường bắt đầu từ những gì quý công ty đang sử dụng, bởi kết quả nhanh nhất thường đến từ việc sửa lại chính những tài liệu đang lưu hành.

  1. 01. Rà soát tài liệu

    Đọc các bộ tài liệu thuyết trình, bản đề xuất, email và kịch bản hiện có của quý công ty để hiểu lập luận và thấy được chỗ nào có thể không phát huy tác dụng.

  2. 02. Bối cảnh người mua và ngành

    Trao đổi xem ai mua sản phẩm này tại Nhật Bản, ở vai trò nào, và đề xuất của quý công ty nhiều khả năng sẽ bị đem ra so sánh với điều gì.

  3. 03. Quyết định về thông điệp

    Thống nhất cách trình bày đề xuất bằng tiếng Nhật, bao gồm nội dung nào nên đưa lên trước và nội dung nào nên giữ lại.

  4. 04. Điều chỉnh tài liệu cốt lõi

    Dựng lại bộ tài liệu thuyết trình chính và bản đề xuất bằng tiếng Nhật, sắp xếp lại cấu trúc và trọng tâm thay vì dịch từng dòng.

  5. 05. Chuẩn bị nội dung tiếp cận và kịch bản

    Soạn các chuỗi email, phần mở đầu cuộc gọi và kịch bản trao đổi trong cuộc gặp bằng tiếng Nhật thương mại cho từng giai đoạn của cuộc đối thoại.

  6. 06. Xây dựng phần phản đối và hỏi đáp

    Ghi lại những câu hỏi và ý kiến phản đối bằng tiếng Nhật mà quý công ty nhiều khả năng sẽ gặp, kèm câu trả lời để đội ngũ sử dụng nhất quán.

  7. 07. Tài liệu phê duyệt nội bộ

    Chuẩn bị tài liệu tiếng Nhật mà người liên hệ của quý công ty sẽ cần để giải thích và bảo vệ đề xuất trước các bên liên quan nội bộ.

  8. 08. Hỗ trợ hồ sơ mua sắm

    Chuẩn bị và điều phối các thông tin bằng tiếng Nhật thường được yêu cầu trong quá trình đăng ký nhà cung cấp và thẩm định nhà cung cấp.

  9. 09. Chỉnh sửa dựa trên phản hồi thực tế

    Cập nhật tài liệu khi những phản ứng thực tế của người mua Nhật Bản xuất hiện, bởi phiên bản đầu tiên hiếm khi là phiên bản cuối cùng.

Những lưu ý riêng cho thị trường Nhật Bản

  • Bản địa hóa không phải là dịch thuật

    Một bộ tài liệu được dịch chính xác vẫn có thể thất bại, bởi trật tự lập luận, mức độ dẫn chứng và giọng điệu đều được xây dựng cho một đối tượng người mua khác.

  • Thứ tự thông tin thường khác biệt

    Người mua Nhật Bản thường muốn có bối cảnh, chi tiết triển khai và phần thảo luận về rủi ro trước khi bàn đến giá. Mở đầu bằng chi phí có thể rút ngắn cuộc trao đổi.

  • Văn phong mang ý nghĩa riêng

    Tiếng Nhật thương mại hàm chứa cả quan hệ và khoảng cách giữa các bên. Một cách diễn đạt chỉ đúng về mặt ngữ pháp vẫn có thể bị cảm nhận là quá suồng sã hoặc lạnh lùng một cách khó hiểu.

  • Tập quán phê duyệt khác nhau

    Việc luân chuyển theo kiểu ringi phổ biến ở một số tổ chức và không tồn tại ở những tổ chức khác. Tài liệu nên tính đến khả năng đó thay vì mặc định là có.

Các tình huống sử dụng điển hình

Đây là những kịch bản giả định được viết ra để cho thấy loại công việc liên quan. Chúng không phải là tường thuật về các dự án hợp tác trong quá khứ, và phạm vi thực tế thay đổi tùy theo sản phẩm, người mua và mục tiêu.

  • Nhà cung cấp có tài liệu đã được dịch

    Một công ty phần mềm giả định có các bộ tài liệu thuyết trình tiếng Nhật do một đơn vị dịch thuật thực hiện và nhận thấy các cuộc gặp diễn ra lịch sự nhưng hiếm khi tiến tới thảo luận nội bộ.

  • Nhà cung ứng đối mặt với khâu thẩm định mua sắm

    Một nhà cung ứng thiết bị giả định tiến đến bước đăng ký nhà cung cấp tại một khách hàng lớn ở Nhật Bản và cần chuẩn bị cùng truyền đạt bộ hồ sơ được yêu cầu bằng tiếng Nhật.

  • Đội ngũ chuẩn bị cho những cuộc gặp đầu tiên tại Nhật Bản

    Một đội ngũ bán hàng giả định đã đặt lịch các cuộc gặp tại Nhật Bản và muốn có sẵn kịch bản trao đổi, phần giải thích sản phẩm và nội dung theo dõi tiếp nối bằng tiếng Nhật trước khi lên đường.

Ví dụ minh họa về một dự án hợp tác. Phạm vi công việc thực tế tùy thuộc vào mục tiêu và thị trường mục tiêu của từng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Một công ty dịch thuật chuyển tải lập luận sẵn có của quý công ty sang tiếng Nhật một cách chính xác. Bản địa hóa hoạt động bán hàng thì thay đổi chính lập luận đó. Nó sắp xếp lại điều gì được nói trước, điều chỉnh mức độ chi tiết chứng minh mà một tuyên bố cần có, viết lại văn phong của một email, bổ sung thông tin về triển khai và rủi ro mà người mua Nhật Bản thường tìm kiếm, và chuẩn bị tài liệu để người liên hệ của quý công ty sử dụng trong thảo luận nội bộ. Kết quả đầu ra là tiếng Nhật, nhưng công việc là điều chỉnh cho hoạt động bán hàng chứ không phải chuyển đổi ngôn ngữ.
Thường là có, và công việc thường bắt đầu bằng việc rà soát những gì quý công ty đang có. Các tài liệu tiếng Nhật sẵn có thường chính xác nhưng lại được cấu trúc như một bản chuyển ngữ trực tiếp từ nguyên bản. Chúng tôi sẽ xem xét ở đâu lập luận có thể khiến người đọc Nhật Bản lạc hướng, những câu hỏi nào chưa được giải đáp, văn phong có phù hợp với giai đoạn của mối quan hệ hay không, và liệu đã có tài liệu nào cho phần thảo luận nội bộ diễn ra sau cuộc gặp của quý công ty hay chưa.
Ringi chỉ việc luân chuyển một bản đề xuất bằng văn bản trong nội bộ để nhiều bên liên quan có thể rà soát và phê duyệt trước khi một quyết định được xác nhận. Đây là tập quán có thật và vẫn phổ biến ở nhiều tổ chức Nhật Bản, đặc biệt là những tổ chức lớn hơn và truyền thống hơn, nhưng nó không mang tính phổ quát. Các doanh nghiệp nhỏ hơn, công ty con của doanh nghiệp nước ngoài và một số ngành vận hành khá khác biệt. Việc nó có áp dụng với người mua của quý công ty hay không phụ thuộc vào chính họ là ai, và điều này nên được xác định từ sớm thay vì mặc định theo hướng nào.
Chúng tôi có thể hỗ trợ phần tiếng Nhật của việc đó: chuẩn bị và điều phối hồ sơ được yêu cầu, trao đổi với đầu mối mua sắm bằng tiếng Nhật, tổng hợp thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm theo đúng định dạng được yêu cầu, và duy trì tiến độ của quy trình. Chúng tôi không cung cấp tư vấn pháp lý, chứng nhận tuân thủ hay chứng nhận an ninh thông tin. Khi một yêu cầu đòi hỏi một chuyên gia có chứng chỉ hành nghề hoặc một tổ chức được công nhận, nó phải đến từ chính những bên đó.
Cả hai, tùy theo thỏa thuận. Sản phẩm bàn giao có thể bao gồm bộ tài liệu thuyết trình, bản đề xuất, chuỗi email, kịch bản cuộc gọi, phần hỏi đáp và tài liệu phê duyệt nội bộ bằng tiếng Nhật thương mại. Chúng cũng có thể bao gồm hướng dẫn về cấu trúc, giọng điệu và cách ứng xử trong cuộc gặp dành cho chính đội ngũ của quý công ty. Phần lớn các dự án hợp tác đều có cả hai phần, bởi tài liệu phát huy hiệu quả tốt hơn khi những người sử dụng chúng hiểu vì sao chúng được xây dựng theo cách đó.
Đủ quan trọng để chuẩn bị, nhưng ít hơn những gì các lời khuyên lo lắng thái quá gợi ý. Những điều thực tế có sức nặng thật sự: cách một cuộc gặp mở đầu, ai phát biểu theo thứ tự nào, tài liệu được trao ra sao, quý công ty trả lời thế nào trước một câu hỏi mình chưa biết đáp án, và những gì được gửi đi sau đó. Không điều nào trong số đó thay thế được một đề xuất tốt, nhưng một cuộc gặp gây phản cảm có thể làm mất đi uy tín mà sau đó đề xuất sẽ phải giành lại.
Các sản phẩm kỹ thuật thường là nơi khoảng cách lớn nhất, bởi người liên hệ của quý công ty phải giải thích sản phẩm cho những đồng nghiệp không cùng nền tảng chuyên môn. Điều đó đòi hỏi phần giải thích sản phẩm bằng tiếng Nhật giản dị, một mô tả rõ ràng về những gì thay đổi trong vận hành sau khi triển khai, và câu trả lời cho những câu hỏi mà một người đọc nội bộ không chuyên về kỹ thuật sẽ nêu ra. Độ chính xác rất quan trọng, và việc phần giải thích có được người khác thuật lại chính xác hay không cũng vậy.
Trọng tâm ở đây là quy trình bán hàng chứ không phải nội dung trang web, mặc dù hai phần này có chồng lấn và chúng tôi có thể chỉ ra những chỗ thông điệp không nhất quán giữa chúng. Ưu tiên thông thường dành cho những tài liệu được sử dụng trong các cuộc trao đổi thực tế — nội dung tiếp cận, bộ tài liệu thuyết trình, bản đề xuất, thư theo dõi tiếp nối và tài liệu phê duyệt nội bộ — bởi đó là những thứ mà một cơ hội đang triển khai phụ thuộc vào từng tuần.
Đây là một câu hỏi hợp lý để đặt ra với bất kỳ nhà cung cấp nào. Chúng tôi có thể giải thích những lựa chọn đã đưa ra trong một tài liệu — vì sao thay đổi trật tự, vì sao một tuyên bố được làm nhẹ đi, vì sao dùng một cách diễn đạt nhất định — để lập luận phía sau vẫn hiển hiện ngay cả khi ngôn ngữ thì không. Một số doanh nghiệp còn nhờ một đầu mối hoặc cố vấn nói tiếng Nhật rà soát kết quả, và chúng tôi khuyến khích điều đó chứ không phản đối.

Dịch vụ liên quan

Tất cả dịch vụ

Bản địa hóa cách tiếp cận bán hàng tại Nhật Bản của quý công ty

Hãy gửi cho chúng tôi bộ tài liệu thuyết trình, bản đề xuất hoặc chuỗi tiếp cận hiện tại của quý công ty, và chúng ta có thể trao đổi xem cần thay đổi những gì để phù hợp với người mua Nhật Bản cùng những đồng nghiệp mà họ phải báo cáo.

Đặt lịch tư vấn Liên hệ với chúng tôi