Chuyển đến nội dung chính
Dịch vụ

Tìm đúng đối tác phân phối và đối tác kinh doanh tại Nhật Bản

Một số sản phẩm đến tay khách hàng Nhật Bản nhanh hơn thông qua một kênh phân phối tại chỗ đã có sẵn so với bán trực tiếp. Chúng tôi phác họa các loại hình đối tác phù hợp với ngành của quý công ty, nghiên cứu các ứng viên, tiếp cận họ bằng tiếng Nhật, và giúp quý công ty phân biệt một đối tác thực sự quan tâm với một đối tác chỉ lịch sự.

Thách thức

Tìm một đối tác Nhật Bản hiếm khi chỉ là chuyện tìm ra một danh sách. Khó khăn nằm ở việc biết loại hình trung gian nào phù hợp với sản phẩm của quý công ty, doanh nghiệp nào thực sự phụ trách nhóm sản phẩm của quý công ty, và liệu sự nhiệt tình ban đầu có phản ánh ý định bán hàng thực sự hay không.

  • Nhiều nhà phân phối Nhật Bản có năng lực tốt lại có sự hiện diện rất hạn chế trên web bằng tiếng Anh, nên gần như vô hình đối với việc nghiên cứu bằng tiếng Anh.
  • Phạm vi nhóm sản phẩm mà một doanh nghiệp phụ trách thường hẹp hơn những gì hồ sơ công ty gợi ý; một đơn vị được xếp vào nhóm thiết bị công nghiệp có thể chỉ phụ trách một tập dòng sản phẩm rất cụ thể.
  • Những lời chào lạnh từ các doanh nghiệp nước ngoài chưa quen biết thường bị bỏ qua, trừ khi phần giới thiệu giải thích được bằng tiếng Nhật vì sao lại là chính đối tác này.
  • Sự lịch sự trong cuộc gặp đầu tiên không phải lúc nào cũng có nghĩa là đối tác có ý định dồn nỗ lực bán hàng cho sản phẩm.
  • Mô hình kênh phù hợp khác nhau tùy theo ngành — nhà phân phối, công ty thương mại tổng hợp, đơn vị tích hợp hệ thống hay bán trực tiếp đều có thể là lựa chọn đúng, tùy thuộc vào sản phẩm.
  • Các quan hệ nhà cung cấp sẵn có, những dòng sản phẩm cạnh tranh và năng lực nội bộ thường quyết định câu trả lời nhiều hơn là ưu điểm của sản phẩm quý công ty.
  • Các câu hỏi về độc quyền, địa bàn và cam kết tối thiểu có thể xuất hiện từ sớm, trước khi cả hai bên biết đủ để trả lời chúng một cách thấu đáo.

Nhóm ứng viên được thu hẹp như thế nào

Việc tìm kiếm đối tác đi từ một bức tranh rộng về thị trường tới một nhóm nhỏ các cuộc trao đổi thực chất. Không giai đoạn nào gắn với một con số cam kết — hình hài của nó khác nhau tùy theo ngành.

  1. Bức tranh thị trường
  2. Tập ứng viên
  3. Ứng viên phù hợp
  4. Tiếp cận
  5. Trao đổi

Không giai đoạn nào ở đây gắn với một con số cụ thể. Có bao nhiêu ứng viên tồn tại, bao nhiêu trong số đó thực sự phù hợp, và bao nhiêu ứng viên phản hồi đều thay đổi đáng kể tùy theo ngành, nhóm sản phẩm và loại hình đối tác liên quan.

Những gì chúng tôi hỗ trợ

Tìm kiếm đối tác là công việc theo trình tự: xác định, phác họa thị trường, nghiên cứu, tiếp cận, sàng lọc. Các hoạt động dưới đây mô tả từng phần đó bao gồm những gì trên thực tế.

  • Xác định đối tác lý tưởng

    Làm rõ một đối tác tốt cho sản phẩm của quý công ty trông như thế nào: mức độ phù hợp về nhóm sản phẩm, tệp khách hàng, năng lực kỹ thuật, độ phủ địa lý và mức độ sẵn sàng nhận thêm một dòng sản phẩm mới.

  • Phác họa bản đồ thị trường

    Xác định nhóm sản phẩm của quý công ty hiện đang đến tay người mua tại Nhật Bản bằng cách nào, và những lớp trung gian nào nằm giữa nhà sản xuất và khách hàng cuối.

  • Xác định loại hình đối tác

    Quyết định trong số nhà phân phối, nhà nhập khẩu, nhà bán buôn, đại lý ủy quyền, nhà bán lại, đơn vị tích hợp hệ thống, công ty thương mại tổng hợp, nhà bán lẻ, đại lý bán hàng hay đối tác chiến lược thì loại nào phù hợp với kênh của quý công ty.

  • Nghiên cứu ứng viên bằng tiếng Nhật

    Nghiên cứu các doanh nghiệp qua nguồn tiếng Nhật, danh bạ ngành nghề, danh sách hiệp hội ngành và báo chí chuyên ngành thay vì chỉ dựa vào kết quả tìm kiếm tiếng Anh.

  • Sàng lọc và sắp xếp ưu tiên

    Lọc các ứng viên theo mức độ phù hợp về nhóm sản phẩm, khả năng xung đột với sản phẩm cạnh tranh, quy mô và khả năng tiếp cận, để hoạt động tiếp cận hướng tới những doanh nghiệp đáng liên hệ.

  • Tiếp cận ứng viên bằng tiếng Nhật

    Liên hệ các ứng viên qua những kênh mà doanh nghiệp Nhật Bản thực sự trả lời — biểu mẫu liên hệ, email và điện thoại — kèm giải thích rõ ràng về cơ hội hợp tác.

  • Sàng lọc mức độ quan tâm

    Đặt ra những câu hỏi phân biệt sự tò mò với ý định thực sự: các dòng sản phẩm hiện có, cơ cấu bán hàng, khách hàng mục tiêu, và ai trong nội bộ sẽ phụ trách sản phẩm.

  • Sắp xếp các buổi thảo luận

    Thu xếp các cuộc gặp trực tuyến hoặc trực tiếp, cung cấp thông tin cho cả hai bên về những gì sẽ diễn ra, và phiên dịch khi cuộc thảo luận cần đến.

  • Theo dõi tiếp nối và hỗ trợ tài liệu

    Duy trì liên lạc sau các cuộc gặp đầu tiên và điều phối những tài liệu tiếng Nhật mà đối tác cần để đánh giá sản phẩm trong nội bộ.

Lựa chọn mô hình kênh: nhà phân phối, công ty thương mại tổng hợp và nhà bán lại

Các thuật ngữ tiếng Anh chồng lấn lên nhau và không tương ứng gọn gàng với thực tiễn Nhật Bản. Một nhà phân phối thường mua hàng, lưu kho và bán lại, thường gánh rủi ro tồn kho và cung cấp hỗ trợ tại chỗ; hai thuật ngữ tiếng Nhật 代理店 và 販売店 đều được dịch là “nhà phân phối” nhưng có thể mô tả những dàn xếp khá khác nhau. Một nhà bán lại thường bán sản phẩm ra tiếp mà không có mức độ cam kết tương đương về tồn kho hay dịch vụ. Một nhà nhập khẩu xử lý thủ tục hải quan, tuân thủ quy định và các khâu kỹ thuật để đưa hàng hóa vào trong nước, và có thể có hoặc không đồng thời bán hàng. Một công ty thương mại tổng hợp (商社) có thể kết hợp nhiều vai trò trong số đó và bổ sung thêm tài trợ vốn, logistics và tìm nguồn cung, trải rộng từ những tập đoàn tổng hợp rất lớn cho tới các đơn vị chuyên biệt trong một mặt hàng hoặc một ngành duy nhất.

Loại hình nào phù hợp phụ thuộc rất nhiều vào ngành. Các sản phẩm vật chất khi qua biên giới thường cần một bên xử lý việc nhập khẩu và tuân thủ quy định, dù đó là một nhà nhập khẩu chuyên trách, một công ty thương mại tổng hợp, hay một nhà phân phối có chức năng nhập khẩu riêng. Phần mềm và các sản phẩm kỹ thuật thường đến tay người mua qua các đơn vị tích hợp hệ thống hoặc nhà bán lại vốn tích hợp sản phẩm vào một dự án triển khai lớn hơn, và ở một số ngành, quan hệ giữa đơn vị tích hợp với khách hàng cuối còn quan trọng hơn cả thương hiệu của chính sản phẩm. Hàng tiêu dùng có thể đi qua các nhà bán buôn trước khi đến tay nhà bán lẻ, và bộ phận thu mua của nhà bán lẻ có thể kỳ vọng một đối tác Nhật Bản có khả năng xử lý việc dán nhãn, hàng trả lại và tính liên tục của nguồn cung.

Bán hàng trực tiếp vẫn hoàn toàn khả thi ở nhiều ngành, và sẽ là sai lầm nếu mặc định rằng mọi sản phẩm đều cần một bên trung gian tại Nhật Bản. Phần mềm doanh nghiệp, dịch vụ chuyên môn và thiết bị công nghiệp chuyên dụng thường được bán trực tiếp, với đối tác được bổ sung về sau để mở rộng độ phủ hoặc hỗ trợ. Ở những nhóm sản phẩm khác — đặc biệt khi việc phân phối vật lý, xử lý quy định pháp luật hay các quan hệ mua hàng lâu năm giữ vai trò chi phối — việc tiếp cận người mua mà không có đối tác tại chỗ có thể rất chậm. Mô hình kênh nên đi theo cách nhóm sản phẩm của quý công ty thực sự vận động tại Nhật Bản, chứ không theo một quy tắc chung về thị trường này.

  • Độc quyền hay không độc quyền

    Tính độc quyền có thể tạo động lực cho đối tác hoặc đóng băng cả một địa bàn. Sự đánh đổi này đáng được cân nhắc kỹ và cần tư vấn pháp lý chuyên môn trước khi thỏa thuận bất cứ điều gì.

  • Một đối tác hay nhiều đối tác

    Một đối tác duy nhất trên toàn quốc giúp việc quản lý đơn giản hơn; các đối tác theo vùng hoặc theo phân khúc mở rộng độ phủ nhưng có thể tạo ra chồng lấn và xung đột kênh.

  • Ai đảm nhận phần hỗ trợ

    Cần quyết định sớm xem đối tác có cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ hậu mãi hay không, hay phần đó vẫn thuộc về quý công ty qua khoảng cách múi giờ.

  • Biên lợi nhuận và động lực

    Một đối tác phân bổ sự chú ý bán hàng cho nhiều dòng sản phẩm. Cả điều khoản thương mại lẫn mức độ đơn giản của sản phẩm đều ảnh hưởng đến phần chú ý mà sản phẩm của quý công ty nhận được.

  • Kết hợp bán trực tiếp và qua đối tác

    Một số doanh nghiệp bán trực tiếp cho các khách hàng lớn trong khi đối tác phụ trách khách hàng nhỏ hơn hoặc theo vùng. Sự kết hợp đó cần các quy tắc rõ ràng để tránh xung đột.

Một dự án tìm kiếm đối tác diễn ra như thế nào

Từ việc tìm hiểu sản phẩm cho đến việc hỗ trợ những cuộc trao đổi nghiêm túc đầu tiên với các ứng viên.

  1. 01. Trao đổi về sản phẩm và kênh phân phối

    Chúng tôi tìm hiểu sản phẩm, người mua, nhu cầu hỗ trợ đi kèm, và cách sản phẩm được bán ở những thị trường mà quý công ty đã có đối tác.

  2. 02. Xác định đối tác lý tưởng

    Mức độ phù hợp về nhóm sản phẩm, tệp khách hàng, năng lực và địa bàn được ghi rõ, cùng với những yếu tố khiến một ứng viên bị loại.

  3. 03. Phác họa bản đồ thị trường

    Chúng tôi xác định nhóm sản phẩm của quý công ty hiện đến tay người mua Nhật Bản bằng cách nào và những loại hình trung gian nào thực sự tham gia vào đó.

  4. 04. Nghiên cứu ứng viên

    Việc nghiên cứu bằng tiếng Nhật dựng nên danh sách ứng viên từ danh bạ, danh sách hiệp hội, báo chí chuyên ngành và các quan hệ nhà cung cấp đã biết.

  5. 05. Sàng lọc và lập danh sách rút gọn

    Các ứng viên được kiểm tra về mức độ chồng lấn nhóm sản phẩm, các dòng sản phẩm cạnh tranh và mức độ phù hợp hợp lý, sau đó được sắp xếp ưu tiên để tiếp cận.

  6. 06. Tiếp cận bằng tiếng Nhật

    Các doanh nghiệp trong danh sách rút gọn được liên hệ bằng tiếng Nhật kèm giải thích về sản phẩm và lý do vì sao chính họ được tiếp cận.

  7. 07. Sàng lọc mức độ quan tâm

    Các phản hồi được theo dõi tiếp nối bằng những câu hỏi về cơ cấu bán hàng, khách hàng mục tiêu và bộ phận nội bộ sẽ phụ trách dòng sản phẩm mới.

  8. 08. Điều phối các buổi thảo luận

    Các cuộc gặp được sắp xếp giữa đội ngũ của quý công ty và những ứng viên quan tâm, với phần phiên dịch và bối cảnh được cung cấp cho cả hai bên.

  9. 09. Hỗ trợ theo dõi tiếp nối

    Chúng tôi duy trì liên lạc suốt giai đoạn đánh giá và điều phối tài liệu trong khi đội ngũ của quý công ty dẫn dắt các quyết định thương mại.

Những lưu ý riêng cho thị trường Nhật Bản

  • Cách giới thiệu có sức nặng riêng

    Một cách tiếp cận cụ thể, được giải thích thấu đáo bằng tiếng Nhật thường hiệu quả hơn một đợt gửi thư đại trà. Các doanh nghiệp Nhật Bản thường đánh giá cả mức độ cẩn trọng trong cách họ được tiếp cận.

  • Lịch sự không đồng nghĩa với cam kết

    Một cuộc gặp đầu tiên nhã nhặn là điều bình thường và không thể hiện ý định hợp tác. Các câu hỏi sàng lọc quan trọng hơn sự nồng nhiệt của phản hồi ban đầu.

  • Nhiều tầng quyết định nội bộ

    Quyết định nhận thêm một dòng sản phẩm mới của đối tác có thể liên quan đến nhiều bộ phận và quy trình phê duyệt nội bộ, nên phản hồi có thể chậm hơn dự kiến.

  • Quan hệ nhà cung cấp lâu năm

    Các mối quan hệ nhà cung cấp sẵn có có thể rất bền chặt. Một ứng viên tiềm năng có thể từ chối vì một dòng sản phẩm cạnh tranh chứ không phải vì sản phẩm của quý công ty.

Các tình huống sử dụng điển hình

Đây là những kịch bản minh họa được viết ra để cho thấy công việc tìm kiếm đối tác có thể khác nhau ra sao giữa các ngành. Chúng mang tính giả định và không phải là tường thuật về các dự án hợp tác cụ thể.

  • Nhà sản xuất thiết bị cần một kênh nhập khẩu

    Một nhà sản xuất có sản phẩm cần xử lý thủ tục quy định tại Nhật Bản tìm kiếm một nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối quen thuộc với nhóm sản phẩm của mình, thay vì một đại lý bán hàng chung.

  • Nhà cung cấp phần mềm tìm kiếm đơn vị tích hợp hệ thống

    Một nhà cung cấp bán cho các doanh nghiệp lớn Nhật Bản muốn tìm những đơn vị tích hợp vốn đã triển khai các hệ thống liền kề, để sản phẩm được tích hợp vào những dự án mà đơn vị đó vốn đã trúng thầu.

  • Thương hiệu tiêu dùng tiếp cận kênh bán lẻ

    Một thương hiệu hàng gia dụng hoặc thực phẩm tìm hiểu các nhà bán buôn và công ty thương mại tổng hợp có thể xử lý việc nhập khẩu, dán nhãn và quan hệ với nhà bán lẻ, song song với một kênh bán lẻ chuyên biệt hẹp hơn.

Ví dụ minh họa về một dự án hợp tác. Phạm vi công việc thực tế tùy thuộc vào mục tiêu và thị trường mục tiêu của từng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Trên thực tế, sự khác biệt nằm ở chức năng chứ không nằm ở tên gọi. Một nhà phân phối thường mua sản phẩm của quý công ty, lưu kho, bán lại vào tệp khách hàng riêng của họ và thường cung cấp hỗ trợ tại chỗ, đồng thời gánh rủi ro tồn kho và rủi ro tín dụng trong quá trình đó. Một nhà bán lại thường bán sản phẩm ra tiếp mà không có mức độ cam kết tương đương về tồn kho hay dịch vụ, đôi khi chỉ đặt hàng khi đã có khách hàng xác nhận. Cách dùng từ tại Nhật Bản khác nhau, vì vậy định nghĩa thực tế về vai trò nên được ghi rõ trong mọi thỏa thuận thay vì suy đoán từ tên gọi.
Không nhất thiết giống nhau. Nhà nhập khẩu xử lý các khâu kỹ thuật để đưa hàng hóa vào Nhật Bản: thông quan, các quy định áp dụng, hồ sơ chứng từ, và ở những nhóm sản phẩm chịu quản lý thì còn cả các trách nhiệm gắn với bên nhập khẩu. Một số nhà phân phối tự nhập khẩu trực tiếp; số khác lại muốn hàng hóa về đến nơi đã thông quan sẵn. Với các sản phẩm chịu quản lý như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế hay một số loại thiết bị nhất định, vai trò nhập khẩu có thể đi kèm những nghĩa vụ cụ thể. Đó là vấn đề dành cho các chuyên gia tư vấn pháp lý và pháp quy có chuyên môn chứ không phải một câu hỏi bán hàng, và chúng tôi không tư vấn về nội dung đó.
Đây là một quyết định thương mại có hệ quả pháp lý, và không nội dung nào ở đây là tư vấn pháp lý. Nhìn chung, tính độc quyền có thể thúc đẩy đối tác đầu tư vào thị trường, và các ứng viên thường nêu vấn đề này từ sớm. Rủi ro là một đối tác độc quyền nhưng bán hàng không hiệu quả có thể khiến sản phẩm của quý công ty đình trệ tại địa bàn đó với rất ít lựa chọn thay thế. Các doanh nghiệp thường xử lý điều này bằng các điều khoản được xác định rõ, các điều kiện về hiệu quả hoạt động, và phạm vi địa bàn hoặc phân khúc được giới hạn rõ ràng. Hãy để các chuyên gia tư vấn pháp lý có chuyên môn và am hiểu về hợp đồng phân phối tại Nhật Bản rà soát mọi thỏa thuận trước khi quý công ty đồng ý.
Những tín hiệu hữu ích bao gồm tệp khách hàng mà họ đang bán hàng cho, việc đội ngũ bán hàng của họ có hiểu biết kỹ thuật mà sản phẩm của quý công ty đòi hỏi hay không, những dòng sản phẩm cạnh tranh hoặc bổ trợ mà họ đang phân phối, cách họ dự định tạo ra nhu cầu thay vì ngồi chờ, và ai trong nội bộ sẽ phụ trách sản phẩm. Hãy hỏi họ sẽ làm gì trong giai đoạn đầu tiên và liệu họ có thể nêu tên những loại khách hàng mà họ sẽ tiếp cận hay không. Sự nhiệt tình mơ hồ mà không có kế hoạch là chuyện thường gặp; một ứng viên đặt ra những câu hỏi hóc búa về hỗ trợ và biên lợi nhuận thường nghiêm túc hơn.
Nhiều doanh nghiệp nước ngoài bán hàng vào Nhật Bản thông qua nhà phân phối mà không thành lập pháp nhân tại chỗ, bởi nhà phân phối mua hàng và bán lại ngay trong thị trường. Việc điều đó có phù hợp với quý công ty hay không còn tùy thuộc vào sản phẩm, tình trạng thuế, các dàn xếp hợp đồng và bất kỳ quy định riêng nào của ngành, bao gồm cả việc ai đứng tên là bên nhập khẩu chính thức đối với hàng hóa chịu quản lý. Đây không phải tư vấn pháp lý hay thuế, và câu trả lời thực sự khác nhau tùy từng tình huống. Hãy xác nhận trường hợp của quý công ty với các chuyên gia tư vấn pháp lý và thuế Nhật Bản có chuyên môn trước khi xây dựng cấu trúc thỏa thuận. Chúng tôi hỗ trợ phần tìm kiếm và thảo luận thương mại, không hỗ trợ phần cấu trúc pháp lý.
Chúng tôi có thể hỗ trợ. Điều đó có nghĩa là chuẩn bị cho đội ngũ của quý công ty về cách cuộc thảo luận nhiều khả năng sẽ diễn ra, làm rõ điều mà một ứng viên thực sự đang yêu cầu, phiên dịch các cuộc gặp, chuyển tiếp quan điểm giữa các vòng đàm phán, và duy trì liên lạc trong những khoảng lặng do quy trình phê duyệt nội bộ tạo ra. Chúng tôi không thỏa thuận các điều khoản hay ký kết thay mặt quý công ty, và việc soạn thảo cùng rà soát hợp đồng thuộc về các chuyên gia tư vấn pháp lý của quý công ty. Doanh nghiệp của quý công ty quyết định địa bàn, giá bán, tính độc quyền và mọi điều khoản thương mại khác.
Điều này có thể khác nhau đáng kể tùy theo ngành và loại hình đối tác. Việc nghiên cứu và tiếp cận có thể bắt đầu nhanh chóng, nhưng quyết định nhận thêm một dòng sản phẩm mới của đối tác thường liên quan đến nhiều người, một quá trình rà soát các cam kết cạnh tranh, và một quy trình phê duyệt nội bộ, không khâu nào trong số đó có thể thúc ép từ bên ngoài. Một nhóm sản phẩm chỉ có vài ứng viên chuyên biệt sẽ vận hành khác với một nhóm có nhiều doanh nghiệp khả dĩ. Chúng tôi không nêu ra một mốc thời gian như một lời hứa, và chúng tôi khuyên quý công ty nên thận trọng với bất kỳ ai làm điều đó.
Các lĩnh vực tiêu biểu bao gồm SaaS và công nghệ, sản xuất và thiết bị công nghiệp, thương hiệu tiêu dùng, dịch vụ chuyên môn và dịch vụ B2B, cùng các doanh nghiệp liên quan đến sự kiện. Điều quan trọng hơn tên gọi của ngành là liệu cấu trúc kênh phân phối trong nhóm sản phẩm đó có thể nghiên cứu và tiếp cận được bằng tiếng Nhật hay không, và điều này đúng với phần lớn các nhóm. Với những sản phẩm mang tính chuyên biệt cao hoặc chịu quản lý chặt chẽ, chúng tôi sẽ nói rõ ngay từ đầu về những gì mình có thể nghiên cứu ở góc độ thương mại và những chỗ cần có chuyên gia tư vấn chuyên ngành đồng hành cùng quá trình tìm kiếm.
Không, và điều này đáng được nói thẳng: bán hàng trực tiếp vẫn hiệu quả ở nhiều ngành. Phần mềm doanh nghiệp, dịch vụ chuyên môn và các sản phẩm công nghiệp chuyên dụng thường được bán trực tiếp cho khách hàng Nhật Bản, đôi khi có thêm đối tác về sau để mở rộng độ phủ hoặc hỗ trợ. Các bên trung gian quan trọng hơn ở những nhóm sản phẩm mà việc phân phối vật lý, xử lý nhập khẩu, trách nhiệm pháp quy hay các quan hệ mua hàng lâu năm giữ vai trò chi phối. Câu hỏi hữu ích là nhóm sản phẩm của quý công ty thực sự vận động ra sao tại Nhật Bản, chứ không phải liệu thị trường Nhật Bản nói chung có đòi hỏi đối tác hay không.
Quan hệ thương mại là giữa doanh nghiệp của quý công ty và đối tác. Khi hữu ích, chúng tôi có thể tiếp tục hỗ trợ mối quan hệ làm việc đó: hỗ trợ giao tiếp bằng tiếng Nhật, điều phối các tài liệu mà đội ngũ bán hàng của đối tác cần, và duy trì liên lạc trong những giai đoạn trầm lắng. Một số doanh nghiệp muốn có sự hỗ trợ dài hạn đó; số khác lại tự đảm nhận mối quan hệ sau khi nó đã được thiết lập. Cả hai đều khả thi, và quý công ty nên quyết định mình kỳ vọng phương án nào trước khi bắt đầu quá trình tìm kiếm.