Biến hội chợ triển lãm tại Nhật Bản thành cơ hội bán hàng
Các kỳ triển lãm tại Nhật Bản thu hút những người mua nghiêm túc, nhưng bản thân một gian hàng hiếm khi tạo ra hệ thống cơ hội. Chúng tôi có thể hỗ trợ phần công việc xoay quanh sự kiện — xác định nên mời ai, sắp xếp các cuộc trao đổi, và theo dõi tiếp nối bằng tiếng Nhật sau khi triển lãm kết thúc và sự chú ý đã chuyển sang nơi khác.
Thách thức
Nhiều đơn vị triển lãm quốc tế đến Nhật Bản với một gian hàng, một tập tài liệu quảng cáo và hy vọng rằng đúng những khách tham quan cần thiết sẽ đi ngang qua. Danh thiếp chất dần lên trong những ngày diễn ra triển lãm, rồi đà tiến triển tan biến trong những tuần sau đó khi không có ai theo dõi tiếp nối bằng tiếng Nhật.
- Lượng khách ghé gian hàng không phải là hệ thống cơ hội. Khách tham quan có thể lịch sự nhận tài liệu mà không hề có ý định bắt đầu một cuộc trao đổi mua hàng.
- Các doanh nghiệp mục tiêu thường không biết rằng một đơn vị triển lãm nước ngoài xa lạ đang có mặt, nên những người mua mà quý công ty mong gặp nhất có thể không bao giờ đến gần gian hàng.
- Các cuộc trao đổi tại gian hàng có thể chỉ dừng ở mức hời hợt khi cả hai bên đều không thoải mái với ngôn ngữ của bên kia.
- Danh thiếp được trao đổi, nhưng tại Nhật Bản, một tấm danh thiếp là lời giới thiệu chứ chưa phải một khách hàng tiềm năng — ý nghĩa thực sự của nó phải được xác lập sau đó.
- Thư theo dõi tiếp nối viết bằng tiếng Anh và gửi từ một địa chỉ ở nước ngoài vài tuần sau đó rất dễ bị người nhận Nhật Bản gác lại.
- Các đội ngũ bay về nước và quay lại với quý kinh doanh trong nước của mình, để lại những yêu cầu từ Nhật Bản không được trả lời trong khi sự quan tâm vẫn còn nóng.
- Không có một đầu mối liên hệ tại chỗ, một khách tham quan thực sự quan tâm sẽ không có cách nào thuận tiện để tiếp tục cuộc trao đổi.
-
Trước sự kiện
- Nghiên cứu các kỳ triển lãm và sự kiện chuyên ngành tại Nhật Bản phù hợp với nhóm sản phẩm của quý công ty
- Xác định hồ sơ người mua và loại hình doanh nghiệp đáng gặp tại chính kỳ triển lãm này
- Rà soát thông tin về đơn vị triển lãm và khách tham quan do ban tổ chức công bố
- Xác định những người mua, người ra tiêu chuẩn kỹ thuật và ứng viên phân phối tiềm năng nhiều khả năng sẽ tham dự
- Soạn thư mời bằng tiếng Nhật giải thích vì sao gian hàng của quý công ty đáng để ghé thăm
- Triển khai tiếp cận trước sự kiện qua biểu mẫu liên hệ, email hoặc điện thoại để mở đầu cuộc trao đổi từ sớm
- Sắp xếp các cuộc gặp tại gian hàng và xác nhận thời gian, địa điểm cùng thành phần tham dự bằng tiếng Nhật
-
Trong thời gian sự kiện
- Hỗ trợ bằng tiếng Nhật tại gian hàng, khi đã thống nhất từ trước và tùy theo khả năng bố trí nhân sự
- Điều phối các cuộc gặp đã lên lịch để thời gian biểu trong ngày luôn khả thi
- Hỗ trợ giải thích sản phẩm của quý công ty bằng tiếng Nhật cho những khách tham quan không muốn dùng tiếng Anh
- Hỗ trợ đội ngũ của quý công ty trong các cuộc trao đổi với khách hàng tiềm năng để hiểu rõ ý định, câu hỏi và điểm còn do dự của họ
- Hỗ trợ thu thập đầu mối để mỗi cuộc trao đổi được ghi nhận kèm bối cảnh, chứ không chỉ một cái tên
- Ghi chú những khách tham quan nào xứng đáng được ưu tiên theo dõi tiếp nối, và vì sao, khi các chi tiết còn mới
-
Sau sự kiện
- Sắp xếp mọi thông tin thu thập được trong kỳ triển lãm thành một danh sách duy nhất, dùng được ngay
- Phân loại ưu tiên các đầu mối theo mức độ quan tâm biểu lộ, vai trò và mức độ phù hợp với đề xuất của quý công ty
- Soạn thư theo dõi tiếp nối bằng tiếng Nhật có nhắc lại đúng cuộc trao đổi đã thực sự diễn ra
- Gửi thư theo dõi tiếp nối đó khi sự kiện vẫn còn mới thay vì vài tuần sau
- Đặt lịch hẹn với những đầu mối muốn tiếp tục cuộc thảo luận
- Duy trì liên lạc với các cơ hội tiến triển chậm hơn để giá trị của kỳ triển lãm không chỉ giới hạn trong tuần diễn ra sự kiện
Những gì chúng tôi hỗ trợ
Phạm vi công việc được thống nhất trước sự kiện và có thể bao phủ bất kỳ phần nào của chu trình — nghiên cứu và gửi thư mời từ trước, điều phối trong thời gian triển lãm, và theo dõi tiếp nối có hệ thống sau đó.
Nghiên cứu lựa chọn sự kiện
Rà soát xem những kỳ triển lãm, hội nghị hay sự kiện chuyên ngành nào tại Nhật Bản có khả năng tiếp cận đúng người mua của quý công ty, thay vì mặc định rằng triển lãm lớn nhất là lựa chọn đúng.
Nghiên cứu đơn vị triển lãm và khách tham quan
Nghiên cứu danh sách đơn vị triển lãm và chương trình sự kiện được công bố để xác định những doanh nghiệp đáng tiếp cận trước khi triển lãm mở cửa.
Lập danh sách rút gọn khách hàng mục tiêu
Xây dựng một danh sách rút gọn các doanh nghiệp Nhật Bản mà quý công ty muốn có mặt trước gian hàng của mình, dựa trên sản phẩm và hồ sơ người mua.
Thư mời bằng tiếng Nhật
Soạn và gửi thư mời bằng tiếng Nhật thương mại tự nhiên, đưa ra lý do cụ thể để các doanh nghiệp trong danh sách rút gọn ghé thăm đúng gian hàng của quý công ty.
Tiếp cận trước sự kiện
Liên hệ các doanh nghiệp mục tiêu qua biểu mẫu liên hệ, email hoặc điện thoại trong những tuần trước triển lãm để mở đầu cuộc trao đổi từ sớm.
Sắp xếp lịch gặp
Điều phối các cuộc hẹn tại gian hàng hoặc các cuộc gặp gần địa điểm triển lãm giữa các múi giờ, và xác nhận chi tiết bằng tiếng Nhật với từng doanh nghiệp tham dự.
Điều phối tại chỗ
Khi đã thống nhất từ trước và tùy theo khả năng bố trí nhân sự, chúng tôi cung cấp hỗ trợ bằng tiếng Nhật tại địa điểm triển lãm để các cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ.
Hỗ trợ ghi nhận đầu mối
Hỗ trợ ghi lại nội dung thực sự đã trao đổi trong từng cuộc gặp, chứ không chỉ ghi nhận ai đã trao danh thiếp.
Theo dõi tiếp nối sau sự kiện
Sắp xếp, phân loại ưu tiên và theo dõi tiếp nối các đầu mối bằng tiếng Nhật sau sự kiện, đồng thời thu xếp những cuộc gặp phát sinh từ đó.
Kết nối giao thương ngoài phạm vi hội chợ triển lãm
Triển lãm là cách dễ thấy nhất để gặp gỡ các doanh nghiệp Nhật Bản, nhưng không phải cách duy nhất. Các hiệp hội ngành nghề, hội nghị chuyên ngành, phòng thương mại, sự kiện kinh doanh cấp vùng và các phiên kết nối giao thương có tổ chức đều tồn tại tại Nhật Bản, và nhiều hoạt động trong số đó được thiết kế riêng để giới thiệu người mua và nhà cung cấp với nhau. Một số mở cửa cho người tham gia nước ngoài; số khác trên thực tế chỉ dành cho trong nước. Hoạt động nào đáng theo đuổi còn tùy thuộc vào ngành của quý công ty, sản phẩm của quý công ty, và mức độ nhóm sản phẩm đó đã được biết đến tại Nhật Bản.
Những cơ hội này do rất nhiều loại đơn vị tổ chức khác nhau vận hành — các công ty tổ chức sự kiện thương mại, các hiệp hội ngành, và nhiều tổ chức công hoặc bán công. Chúng tôi không đại diện cho bất kỳ đơn vị nào trong số đó, và điều kiện tham gia, quyền tiếp cận cũng như thời điểm đều do ban tổ chức quyết định chứ không phải do chúng tôi. Điều chúng tôi có thể làm là giúp quý công ty hiểu những gì dường như đang tồn tại trong nhóm sản phẩm của mình, đánh giá xem một hình thức nhất định có phải là một kênh thực tế để tiếp cận người mua hay không, và chuẩn bị các tài liệu cùng hoạt động tiếp cận bằng tiếng Nhật để việc tham gia trở nên xứng đáng.
Nguyên tắc ở đây cũng giống như với triển lãm. Bản thân hình thức tổ chức hiếm khi tạo ra giao dịch; một phiên kết nối giao thương chỉ mang lại cho quý công ty một cuộc trao đổi đã được lên lịch, không hơn. Việc cuộc trao đổi đó có trở thành cơ hội hay không phụ thuộc vào mức độ cẩn trọng khi lựa chọn doanh nghiệp từ trước, mức độ rõ ràng khi giải thích đề xuất của quý công ty bằng tiếng Nhật, và việc có ai theo dõi tiếp nối sau đó theo cách mà phía Nhật Bản thấy dễ hồi đáp hay không.
Mạng lưới hiệp hội
Nhiều ngành tại Nhật Bản có các hiệp hội ngành nghề hoạt động tích cực với các buổi gặp gỡ hội viên định kỳ. Hiểu về họ có thể giúp làm rõ ai mới là người mua thực sự.
Các hình thức kết nối có tổ chức
Các phiên giới thiệu theo lịch tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau. Điều kiện tham gia và quyền tiếp cận do từng đơn vị tổ chức quy định, không phải do chúng tôi.
Giới thiệu qua quan hệ thương mại
Một số kênh dẫn vào một doanh nghiệp Nhật Bản đến từ các quan hệ thương mại sẵn có chứ không phải từ các sự kiện mở hay danh sách công khai.
Đánh giá trung thực
Không phải cơ hội kết nối nào cũng xứng đáng với chuyến đi. Chúng tôi có thể giúp đánh giá xem một hình thức có khả năng tiếp cận người mua của quý công ty hay không.
Giá trị nằm ở khâu chuẩn bị
Một cuộc gặp đã lên lịch chỉ hữu ích tương xứng với phần giải thích bằng tiếng Nhật và hoạt động theo dõi tiếp nối bao quanh nó.
Một dự án hỗ trợ hội chợ triển lãm có thể diễn ra như thế nào
Tiến độ đi theo lịch sự kiện. Công việc thường bắt đầu từ khá lâu trước khi triển lãm mở cửa và tiếp tục trong vài tuần sau khi triển lãm khép lại.
-
01. Rà soát sự kiện và mục tiêu
Làm rõ quý công ty đang tham dự hoặc đang cân nhắc sự kiện nào, mong muốn đạt được gì từ đó, và cần gặp những ai.
-
02. Xác định đối tượng mục tiêu
Thống nhất hồ sơ người mua và loại hình doanh nghiệp Nhật Bản đáng ưu tiên tại chính sự kiện này.
-
03. Nghiên cứu và lập danh sách rút gọn
Rà soát danh sách đơn vị triển lãm, chương trình sự kiện và bức tranh thị trường rộng hơn để dựng nên danh sách rút gọn các doanh nghiệp cần tiếp cận.
-
04. Thư mời và tiếp cận bằng tiếng Nhật
Liên hệ các doanh nghiệp trong danh sách rút gọn bằng tiếng Nhật kèm một lý do cụ thể để gặp quý công ty tại sự kiện.
-
05. Sắp xếp lịch gặp
Xác nhận thời gian hẹn, vị trí gian hàng và thành phần tham dự, đồng thời cập nhật cho đội ngũ của quý công ty khi lịch dần được lấp đầy.
-
06. Hỗ trợ tại chỗ
Khi đã thu xếp từ trước và tùy theo khả năng bố trí nhân sự, chúng tôi hỗ trợ bằng tiếng Nhật trong suốt các ngày diễn ra triển lãm.
-
07. Tổ chức dữ liệu đầu mối
Tổng hợp các cuộc trao đổi và danh thiếp thành một danh sách đã phân loại ưu tiên khi các chi tiết còn rõ ràng.
-
08. Theo dõi tiếp nối bằng tiếng Nhật
Theo dõi tiếp nối từng đầu mối ưu tiên bằng tiếng Nhật, nhắc lại nội dung đã trao đổi và đề xuất một bước tiếp theo cụ thể.
-
09. Tiếp tục quản lý cơ hội
Duy trì những cuộc trao đổi tiến triển chậm hơn để một cơ hội không bị đánh mất chỉ vì nó không chuyển động ngay lập tức.
Các tình huống sử dụng điển hình
Dưới đây là những kịch bản giả định được viết ra để minh họa loại công việc liên quan. Chúng không mô tả các dự án hợp tác trong quá khứ, và phạm vi thực tế tùy thuộc vào sự kiện, nhóm sản phẩm và mục tiêu của quý công ty.
Nhà sản xuất tham gia triển lãm lần đầu
Một nhà sản xuất thiết bị giả định đặt gian hàng tại một kỳ triển lãm công nghiệp ở Nhật Bản và muốn mời trước các doanh nghiệp mục tiêu thay vì trông chờ vào những ai tình cờ đi ngang qua.
Tham quan trước khi quyết định đặt gian hàng
Một doanh nghiệp giả định tham dự một sự kiện chuyên ngành tại Nhật Bản với tư cách khách tham quan, sử dụng các cuộc gặp đã lên lịch để đánh giá xem việc triển lãm vào năm sau có xứng đáng hay không.
Theo dõi tiếp nối sau triển lãm
Một đơn vị triển lãm giả định trở về nước với một xấp danh thiếp và không có năng lực tiếng Nhật để xử lý chúng trước khi sự quan tâm nguội đi.
Ví dụ minh họa về một dự án hợp tác. Phạm vi công việc thực tế tùy thuộc vào mục tiêu và thị trường mục tiêu của từng doanh nghiệp.
Những lưu ý riêng cho thị trường Nhật Bản
Danh thiếp không phải là khách hàng tiềm năng
Trao đổi danh thiếp là phép lịch sự thông thường tại Nhật Bản và bản thân nó thường không mang tín hiệu thương mại nào. Mức độ quan tâm phải được xác lập một cách riêng biệt.
Sự lịch sự có thể che khuất ý định
Một khách tham quan có thể tỏ ra khích lệ trong cuộc trò chuyện mà vẫn còn rất xa một quyết định. Việc đọc được mức độ quan tâm thực sự thường cần một lần trao đổi tiếp nối bằng tiếng Nhật.
Thời điểm theo dõi tiếp nối rất quan trọng
Ở nhiều doanh nghiệp Nhật Bản, việc liên hệ sau sự kiện được kỳ vọng diễn ra sớm và bằng tiếng Nhật. Một email tiếng Anh gửi muộn có thể lặng lẽ chấm dứt một cuộc trao đổi vốn vẫn còn triển vọng.
Việc tham dự thường theo nhóm
Các doanh nghiệp Nhật Bản có thể cử vài người với những vai trò khác nhau, và người đứng tại gian hàng của quý công ty có thể không phải người ra quyết định.