Chuyển đến nội dung chính
Japan Sales Bridge by CoDigital
Đặt lịch tư vấn
Dịch vụ

Mở rộng đội ngũ bán hàng của quý công ty sang Nhật Bản

Việc bán hàng vào Nhật Bản thường cần một người hiện diện tại chỗ có thể trao đổi với khách hàng tiềm năng bằng tiếng Nhật, tham dự các cuộc gặp và duy trì đà tiến triển của các cơ hội. Chúng tôi cung cấp năng lực bán hàng tại chỗ đó dưới hình thức hỗ trợ thương mại song hành cùng đội ngũ của quý công ty, chứ không phải với tư cách đại diện pháp lý hay đơn vị sử dụng lao động danh nghĩa.

Thách thức

Tuyển nhân sự bán hàng đầu tiên tại Nhật Bản là một cam kết đáng kể — lương thưởng, đào tạo hội nhập, quản lý xuyên múi giờ — và thường được quyết định trước khi có đủ bằng chứng cho thấy thị trường sẽ phản hồi. Thuê ngoài đội ngũ bán hàng có thể tạo ra hoạt động thực tế tại chỗ trong khi những bằng chứng đó vẫn đang được thu thập.

  • Giai đoạn thâm nhập thị trường: quý công ty muốn có hoạt động thương mại tại Nhật Bản trước khi cam kết tuyển dụng lâu dài tại chỗ.
  • Chưa tuyển nhân sự bán hàng tại Nhật Bản: các yêu cầu đến và hoạt động theo dõi tiếp nối chủ động hiện do một đội ngũ ở múi giờ khác đảm nhận.
  • Kiểm chứng nhu cầu: quý công ty cần biết người mua Nhật Bản có phản hồi với đề xuất của mình hay không trước khi mở rộng bất cứ điều gì.
  • Hỗ trợ đội ngũ APAC hiện có: các đồng nghiệp trong khu vực phụ trách nhiều thị trường và không thể dành sự quan tâm liên tục cho Nhật Bản bằng tiếng Nhật.
  • Năng lực tại chỗ tạm thời: một đồng nghiệp đã nghỉ việc, một giai đoạn có khối lượng công việc bất thường, hoặc một địa bàn tạm thời không có người phụ trách.
  • Theo dõi sau hội chợ triển lãm: các đầu mối thu thập được tại một sự kiện ở Nhật Bản cần được theo dõi tiếp nối bằng tiếng Nhật trước khi nguội đi.
  • Ra mắt sản phẩm mới: một sự hiện diện sẵn có tại Nhật Bản cần thêm nhân lực cho một dòng sản phẩm cụ thể hoặc một nhóm người mua mới.

Một dự án thuê ngoài bán hàng tại Nhật Bản vận hành như thế nào

Phần lớn các dự án hợp tác đi theo một trong hai hình thức. Dự án theo mục tiêu có một mục đích và một điểm kết thúc xác định — theo dõi sau một sự kiện cụ thể, kiểm chứng một phân khúc, bù đắp một giai đoạn khi vị trí còn trống, hoặc mở đầu các cuộc trao đổi cho một dòng sản phẩm duy nhất. Hỗ trợ dài hạn là một lượng thời gian bán hàng tại chỗ được phân bổ cố định mỗi tháng, gia hạn chừng nào còn hữu ích, với danh sách mục tiêu và thứ tự ưu tiên được xem xét lại khi các phản hồi xuất hiện.

Ở cả hai hình thức, công việc nằm bên trong quy trình của quý công ty chứ không phải bên cạnh nó. Chúng tôi sử dụng CRM, các mẫu tài liệu và tiêu chí sàng lọc của quý công ty, nhờ đó hoạt động luôn hiển thị ở đúng nơi đội ngũ của quý công ty vẫn theo dõi. Giới hạn thẩm quyền được thiết lập trước khi bắt đầu tiếp cận: được phép nói gì về giá, điều gì phải trình lên cấp trên, những tuyên bố nào về sản phẩm đã được phê duyệt, và ai là người ký kết. Không điều gì ràng buộc quý công ty trừ khi chính người của quý công ty cam kết điều đó.

Báo cáo được viết một cách thẳng thắn có chủ đích — đã liên hệ ai, nhận lại được gì, cuộc trao đổi nào tiến triển, và các phản hồi gợi ý điều gì về mức độ phù hợp của đề xuất tại Nhật Bản. Những tín hiệu tiêu cực quan trọng không kém những tín hiệu tích cực. Một bức tranh rõ ràng về lý do người mua Nhật Bản còn do dự thường là kết quả hữu ích nhất của giai đoạn hợp tác ban đầu, và đó không phải điều mà một bản tóm tắt được đánh bóng nên che giấu.

  • Phạm vi được xác định rõ

    Các hoạt động, phân khúc mục tiêu và thời gian làm việc được thống nhất bằng văn bản trước khi bắt đầu tiếp cận, và được xem xét lại khi thứ tự ưu tiên thay đổi.

  • Hệ thống của quý công ty

    Công việc diễn ra trong CRM và các mẫu tài liệu của quý công ty, nên hoạt động tại Nhật Bản không bao giờ bị mắc kẹt trong một bảng tính riêng lẻ.

  • Giới hạn thẩm quyền rõ ràng

    Chúng tôi hỗ trợ các cuộc thảo luận thương mại; hợp đồng, quyết định về giá và các cam kết pháp lý hoàn toàn thuộc về quý công ty.

  • Báo cáo định kỳ

    Hoạt động, phản hồi và trạng thái cơ hội được báo cáo theo nhịp đã thống nhất, không tô vẽ những tín hiệu yếu.

  • Cường độ có thể điều chỉnh

    Năng lực tại chỗ có thể tăng lên trong giai đoạn ra mắt sản phẩm hoặc sự kiện rồi giảm xuống sau đó, mà không cần trải qua một chu kỳ tuyển dụng.

Những gì chúng tôi hỗ trợ

Phạm vi công việc được thống nhất ngay từ đầu và có thể bao phủ một phần hoặc toàn bộ hoạt động bán hàng. Dưới đây là những đầu việc mà các doanh nghiệp thường yêu cầu chúng tôi đảm nhận nhất.

  • Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

    Xây dựng và duy trì danh sách các doanh nghiệp Nhật Bản mục tiêu, xác định nhóm ra quyết định mua nhiều khả năng, và cập nhật dữ liệu khi các tổ chức thay đổi.

  • Xử lý yêu cầu đến

    Trả lời các yêu cầu bằng tiếng Nhật từ biểu mẫu trên trang web và hộp thư chung của quý công ty ngay trong giờ làm việc tại Nhật Bản, chứ không phải vào sáng hôm sau ở trụ sở chính.

  • Liên hệ chủ động

    Liên hệ các doanh nghiệp mục tiêu qua email, biểu mẫu liên hệ và điện thoại bằng tiếng Nhật, với thông điệp được đối chiếu với định vị của quý công ty trước khi gửi đi.

  • Tham dự cuộc gặp

    Tham dự các cuộc gặp trực tuyến hoặc trực tiếp với khách hàng tiềm năng Nhật Bản, một mình hoặc cùng đội ngũ của quý công ty, và phiên dịch phần trao đổi khi điều đó hữu ích.

  • Thuyết trình bán hàng

    Trình bày nội dung chào hàng của quý công ty bằng tiếng Nhật, điều chỉnh trọng tâm và nhịp độ cho phù hợp với người nghe, và xử lý những câu hỏi sau đó.

  • Theo dõi tiếp nối

    Duy trì liên lạc giữa các cuộc gặp — hoạt động theo dõi tiếp nối lặp lại và lịch thiệp mà nhiều chu kỳ bán hàng tại Nhật Bản cần đến và các đội ngũ ở xa hiếm khi duy trì được.

  • Điều phối đề xuất

    Phối hợp cùng đội ngũ của quý công ty về báo giá và tài liệu đề xuất, đồng thời kiểm tra để các phiên bản tiếng Nhật đọc lên thật tự nhiên với người mua tiếp nhận chúng.

  • Cập nhật CRM và theo dõi cơ hội

    Ghi nhận hoạt động trong hệ thống CRM của quý công ty theo đúng các trường và giai đoạn sẵn có, để hệ thống cơ hội tại Nhật Bản nằm cùng một nơi với mọi khu vực khác.

  • Liên lạc với các bên liên quan và hỗ trợ đàm phán

    Duy trì thông tin cho nhiều đầu mối bên trong một khách hàng tiềm năng, và hỗ trợ các cuộc thảo luận thương mại trong khi quý công ty giữ toàn bộ thẩm quyền quyết định.

Dự án hợp tác vận hành như thế nào

Một trình tự thực tiễn để thiết lập hoạt động bán hàng tại chỗ và giữ cho hoạt động đó luôn kết nối với đội ngũ của quý công ty.

  1. 01. Mục tiêu và phạm vi

    Chúng tôi thống nhất dự án nhằm mục đích gì, cần tiếp cận những phân khúc nào, và ranh giới giữa phần việc của chúng tôi với phần việc của quý công ty.

  2. 02. Trao đổi về sản phẩm và thông điệp

    Đội ngũ của quý công ty trao đổi với chúng tôi về sản phẩm, đối thủ cạnh tranh và các ý kiến phản đối; chúng tôi chuyển những nội dung đó thành ngôn ngữ bán hàng tiếng Nhật và trình phê duyệt.

  3. 03. Xác định đối tượng mục tiêu

    Quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, khu vực và chức danh được xác định rõ để hoạt động tiếp cận có trọng điểm thay vì dàn trải.

  4. 04. Thiết lập hệ thống và công cụ

    Quyền truy cập CRM, hộp thư và các mẫu tài liệu của quý công ty được thu xếp, cùng với các trường báo cáo và nhịp báo cáo.

  5. 05. Tiếp cận và xử lý phản hồi

    Hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng, trả lời yêu cầu đến và liên hệ chủ động bắt đầu bằng tiếng Nhật, với thông điệp ban đầu được điều chỉnh dựa trên phản hồi thực tế.

  6. 06. Cuộc gặp và thuyết trình

    Các buổi trao đổi được sắp xếp và tham dự, với sự tham gia của đội ngũ quý công ty khi cần chiều sâu về sản phẩm hoặc kỹ thuật.

  7. 07. Theo dõi tiếp nối và quản lý cơ hội

    Các cuộc trao đổi được duy trì giữa những lần gặp và được ghi nhận thành cơ hội, để không có gì bị bỏ lỡ vì im lặng.

  8. 08. Hỗ trợ đề xuất và đàm phán

    Chúng tôi điều phối tài liệu và chuyển tiếp các câu hỏi, hỗ trợ thảo luận thương mại trong khi đội ngũ của quý công ty quyết định các điều khoản.

  9. 09. Rà soát và điều chỉnh

    Kết quả được rà soát đối chiếu với mục tiêu ban đầu, và đối tượng mục tiêu, thông điệp hoặc cường độ được thay đổi cho giai đoạn tiếp theo.

Các tình huống sử dụng điển hình

Dưới đây là những tình huống minh họa được viết ra để cho thấy các loại vấn đề mà năng lực bán hàng tại chỗ có thể giải quyết. Chúng mang tính giả định và không mô tả các dự án hợp tác trong quá khứ.

  • Nhà cung ứng công nghiệp kiểm chứng thị trường

    Một nhà sản xuất chưa có nhân sự tại Nhật Bản muốn có một giai đoạn hoạt động thương mại tại chỗ được xác định rõ trước khi quyết định có tuyển dụng hay không, và cần một người có thể trao đổi với các bộ phận mua hàng kỹ thuật bằng tiếng Nhật.

  • Đội ngũ APAC bị dàn trải trên nhiều thị trường

    Một đội ngũ khu vực đặt ngoài Nhật Bản phụ trách nhiều quốc gia. Các yêu cầu từ Nhật Bản đến vào ban đêm và nguội đi, nên cần bổ sung thời gian chuyên trách tại chỗ cho việc trả lời và tham dự cuộc gặp.

  • Dòng sản phẩm thứ hai ở giai đoạn ra mắt

    Một nhà cung cấp đã bán hàng tại Nhật Bản ra mắt một dòng sản phẩm nhắm tới nhóm người mua khác, và cần thêm nhân lực bán hàng tại chỗ cho giai đoạn ra mắt thay vì một vị trí cố định.

Ví dụ minh họa về một dự án hợp tác. Phạm vi công việc thực tế tùy thuộc vào mục tiêu và thị trường mục tiêu của từng doanh nghiệp.

Những lưu ý riêng cho thị trường Nhật Bản

  • Ngôn ngữ không phải là tùy chọn trong phần lớn cuộc trao đổi bán hàng

    Ngay cả khi nhân sự đọc được tiếng Anh, việc đàm phán, xử lý phản đối và thảo luận nội bộ vẫn thường diễn ra bằng tiếng Nhật. Chỉ làm việc bằng tiếng Anh sẽ thu hẹp phạm vi trao đổi mà quý công ty có thể tiếp cận.

  • Tốc độ phản hồi và chênh lệch múi giờ

    Một yêu cầu được trả lời ngay trong cùng ngày làm việc tại Nhật Bản thường được cảm nhận là nghiêm túc hơn so với một câu trả lời đến sau một ngày từ châu lục khác.

  • Tính liên tục của cùng một người phụ trách

    Các đối tác Nhật Bản thường kỳ vọng một đầu mối liên hệ nhất quán. Việc luân chuyển người đại diện có thể làm chậm quá trình xây dựng niềm tin, nên các dự án hợp tác thường giữ nguyên một người cho mỗi khách hàng.

  • Nhịp phê duyệt nội bộ

    Các quyết định mua hàng có thể đi qua nhiều cấp nội bộ. Hoạt động bán hàng thường phải thích ứng với các chu kỳ phê duyệt chậm hơn so với kỳ vọng của bên bán.

Câu hỏi thường gặp

Nó có nghĩa là một chuyên viên bán hàng nói tiếng Nhật thực hiện các hoạt động bán hàng đã thống nhất thay mặt quý công ty tại Nhật Bản — tìm kiếm khách hàng tiềm năng, trả lời yêu cầu, tham dự cuộc gặp, thuyết trình, theo dõi tiếp nối và cập nhật CRM của quý công ty — trong khi vẫn đứng ngoài doanh nghiệp của quý công ty. Quý công ty xác định câu chuyện sản phẩm, giá bán và các điều khoản; chúng tôi cung cấp phần triển khai bán hàng tại chỗ dựa trên những xác định đó. Đây là công việc hỗ trợ thương mại và phát triển kinh doanh, không phải là sự thay đổi trong cách doanh nghiệp của quý công ty được cấu trúc tại Nhật Bản.
Không. Japan Sales Bridge chỉ cung cấp hỗ trợ bán hàng và hỗ trợ phát triển kinh doanh. Chúng tôi không phải đại diện pháp lý, đại lý được ghi nhận, hay đơn vị sử dụng lao động danh nghĩa của quý công ty, và chúng tôi không ký hợp đồng, không nắm giữ giấy phép, cũng không đưa ra cam kết thay mặt doanh nghiệp của quý công ty. Mọi thỏa thuận đều được giao kết giữa doanh nghiệp của quý công ty và khách hàng. Nếu quý công ty cần một sự hiện diện pháp lý, một pháp nhân đăng ký hay một thỏa thuận lao động tại Nhật Bản, hãy thu xếp điều đó với các chuyên gia tư vấn pháp lý và thuế có chuyên môn. Chúng tôi không cung cấp tư vấn pháp lý.
Tuyển dụng trực tiếp mang lại cho quý công ty một nhân viên chuyên trách, toàn quyền kiểm soát thời gian của họ và một tài sản dài hạn — kèm theo đó là công tác tuyển dụng, lương thưởng, quản lý, và rủi ro tuyển người trước khi biết thị trường phản hồi ra sao. Hỗ trợ bán hàng thuê ngoài mang lại hoạt động tại chỗ sớm hơn, với phạm vi và cường độ có thể thay đổi giữa các giai đoạn. Các doanh nghiệp thường sử dụng hỗ trợ thuê ngoài trong giai đoạn thâm nhập thị trường rồi chuyển sang tuyển dụng trực tiếp khi nhu cầu đã được chứng minh. Hai phương án này thường nối tiếp nhau chứ không thay thế nhau.
Có, và đây là một hình thức phổ biến. Các đội ngũ khu vực phụ trách nhiều quốc gia thường không thể dành sự quan tâm liên tục cho Nhật Bản bằng ngôn ngữ bản địa. Chúng tôi có thể đảm nhận phần công việc thuộc thị trường Nhật Bản — trả lời yêu cầu đến, liên hệ chủ động, tham dự cuộc gặp, theo dõi tiếp nối — trong khi các đồng nghiệp khu vực của quý công ty vẫn nắm giữ khách hàng và quan hệ thương mại. Các điểm bàn giao, quyền quản lý dữ liệu CRM và việc ai tham dự cuộc gặp nào đều được thống nhất ngay từ đầu, để một khách hàng tiềm năng không bao giờ bị hai bộ phận của cùng một doanh nghiệp liên hệ hai lần.
Khi có thể, chúng tôi làm như vậy. Làm việc trên CRM của quý công ty giúp hoạt động tại Nhật Bản hiển thị trong cùng hệ thống và cùng các giai đoạn như mọi khu vực khác, đồng thời tránh việc phải đối chiếu một bộ dữ liệu riêng về sau. Nếu việc cấp quyền truy cập CRM cho bên ngoài không khả thi, chúng tôi có thể làm việc trên một tài liệu dùng chung hoặc một nhật ký hoạt động đã thống nhất. Cấu trúc trường dữ liệu, định nghĩa các giai đoạn và nhịp báo cáo được thống nhất trước khi bắt đầu tiếp cận để dữ liệu luôn dùng được cho đội ngũ của quý công ty.
Với các buổi trao đổi giới thiệu và sàng lọc thì thường là có, sau khi chúng tôi đã được trao đổi kỹ về sản phẩm, bức tranh cạnh tranh và những ý kiến phản đối thường gặp. Với những nội dung có chiều sâu kỹ thuật, các câu hỏi về lộ trình phát triển sản phẩm, hay bất cứ điều gì liên quan đến điều khoản thương mại, thông thường sẽ hiệu quả hơn nếu đội ngũ của quý công ty tham dự trong khi chúng tôi đảm nhận mạch trao đổi bằng tiếng Nhật. Những gì chúng tôi được phép phát biểu và những gì phải trình lên cấp trên đều được thống nhất từ trước, để không có điều gì phải ứng biến trước mặt khách hàng tiềm năng.
Chúng tôi có thể hỗ trợ đàm phán: chuyển tiếp và giải thích các quan điểm, làm rõ điều mà đối tác Nhật Bản thực sự đang yêu cầu, chuẩn bị cho đội ngũ của quý công ty về các bước phê duyệt nội bộ phía người mua, và duy trì đà trao đổi giữa các vòng đàm phán. Chúng tôi không thỏa thuận các điều khoản, mức chiết khấu hay ngôn ngữ hợp đồng thay mặt quý công ty. Các quyết định và chữ ký vẫn thuộc về doanh nghiệp của quý công ty. Khi một cuộc thảo luận chuyển sang giai đoạn soạn thảo hợp đồng, phần việc đó thuộc về các chuyên gia tư vấn pháp lý của quý công ty chứ không phải chúng tôi.
Cả hai đều khả thi. Dự án theo mục tiêu có một mục đích và một điểm kết thúc xác định — theo dõi sau một sự kiện cụ thể, kiểm chứng một phân khúc, hoặc bù đắp một giai đoạn khi vị trí còn trống. Hỗ trợ dài hạn là một lượng thời gian bán hàng tại chỗ được phân bổ cố định, được rà soát định kỳ và điều chỉnh khi việc xác định mục tiêu trở nên sắc nét hơn. Các doanh nghiệp mới thâm nhập Nhật Bản thường bắt đầu bằng một dự án và tiếp tục nếu các phản hồi đủ thuyết phục. Hình thức hợp tác được thống nhất trước khi bắt đầu công việc chứ không để trôi nổi.
Hoạt động ban đầu thường tạo ra cả những cuộc trao đổi đầu tiên lẫn thông tin về cách người mua Nhật Bản phản ứng với đề xuất của quý công ty — những ý kiến phản đối nào lặp lại, phân khúc nào phản hồi, và những tuyên bố nào của quý công ty được tiếp nhận khác đi ở đây. Chúng tôi không hứa hẹn một số lượng cuộc gặp hay một tỷ lệ chuyển đổi, bởi bất kỳ ai hứa hẹn điều đó đều đang phỏng đoán về thị trường của quý công ty. Chu kỳ bán hàng khác nhau đáng kể tùy theo ngành, và một đánh giá trung thực từ sớm về mức độ phù hợp giữa sản phẩm và thị trường Nhật Bản thường có giá trị hơn một dự báo lạc quan.
Một mô tả rõ ràng về sản phẩm và vấn đề mà nó giải quyết, loại khách hàng quý công ty muốn tiếp cận, định vị của quý công ty so với đối thủ cạnh tranh, và một người ở phía quý công ty có thể trả lời câu hỏi trong khoảng thời gian hợp lý. Tài liệu bán hàng sẵn có sẽ giúp ích, ngay cả khi chúng cần được điều chỉnh cho thị trường Nhật Bản. Ngoài ra là sự thống nhất về phạm vi, giới hạn thẩm quyền và chế độ báo cáo. Giai đoạn trao đổi ban đầu rất quan trọng: hoạt động tiếp cận dựa trên hiểu biết hời hợt về sản phẩm thường dẫn đến những cuộc trao đổi hời hợt.

Dịch vụ liên quan

Tất cả dịch vụ

Bổ sung năng lực bán hàng tại chỗ ở Nhật Bản

Hãy cho chúng tôi biết nỗ lực bán hàng tại Nhật Bản của quý công ty đang căng ở đâu — chưa có nhân sự tại chỗ, một đội ngũ khu vực quá tải, hay một đợt ra mắt cần thêm nhân lực — và chúng ta có thể trao đổi xem một dự án hợp tác sẽ bao gồm những gì.

Đặt lịch tư vấn Liên hệ với chúng tôi