Từ xác định thị trường mục tiêu đến triển khai bán hàng

1. 01

   01. Tìm hiểu ban đầu

   Chúng tôi bắt đầu từ doanh nghiệp của quý công ty, sản phẩm và đề xuất giá trị đúng như cách quý công ty mô tả hiện nay. Chúng tôi hỏi ai đang mua hàng của quý công ty và vì sao, quý công ty muốn thị trường Nhật Bản mang lại điều gì về mặt thương mại, và muốn triển khai nhanh đến đâu.

   • Một buổi làm việc về sản phẩm, logic định giá và cách quý công ty định vị so với các phương án thay thế
   • Rà soát các khách hàng hiện có: họ là ai, điều gì đã kích hoạt quyết định mua, ai là người phê duyệt
   • Mục tiêu thương mại của quý công ty tại Nhật Bản được nêu rõ ràng, dù đó là các cuộc gặp, đối tác, hay khách hàng tham chiếu đầu tiên
   • Các tài liệu quý công ty đã có được tập hợp về một nơi: bộ tài liệu thuyết trình, trang web, tài liệu sản phẩm, ví dụ về các dự án đã thực hiện
   • Bất cứ điều gì đã từng thử tại Nhật Bản, bao gồm cả những gì không hiệu quả và lý do quý công ty cho rằng nó đình trệ
   • Những ràng buộc mà chúng tôi cần tôn trọng: các đối tác hiện có, thỏa thuận độc quyền, các khu vực hoặc ngành cần tránh
2. 02

   02. Rà soát thị trường Nhật Bản

   Chúng tôi xem xét bức tranh thị trường Nhật Bản đối với sản phẩm của quý công ty: những bên nào có vị thế tương đương, người mua trong nhóm sản phẩm đó thường mua hàng ra sao, những kênh tiếp cận thị trường nào đang tồn tại, và điều gì nhiều khả năng sẽ làm chậm tiến độ.

   • Một góc nhìn về những bên khác đang hiện diện trong nhóm sản phẩm này tại Nhật Bản, bao gồm cả các nhà cung cấp trong nước
   • Nhóm sản phẩm này thường được mua trực tiếp, qua nhà phân phối, hay qua các đơn vị tích hợp hệ thống
   • Loại hình người mua nhiều khả năng nhất: người phụ trách vận hành, bộ phận kỹ thuật, trưởng bộ phận mua sắm, hay một đối tác
   • Những rào cản nên biết từ sớm, chẳng hạn như chứng nhận, ngôn ngữ, kỳ vọng về hỗ trợ tại chỗ, hay các mối quan hệ với nhà cung cấp hiện hữu
   • Một bản tóm tắt bằng văn bản tiếng Anh mà quý công ty có thể luân chuyển trong nội bộ trước khi cam kết thêm
3. 03

   03. Xác định đối tượng mục tiêu

   Chúng tôi chuyển góc nhìn thị trường thành các tiêu chí. Quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, mô hình kinh doanh, công nghệ đang sử dụng, khu vực và vị trí công việc được thống nhất với quý công ty bằng văn bản, để mọi kết quả nghiên cứu sau đó đều có cơ sở chứ không phải suy đoán.

   • Bộ tiêu chí mục tiêu bằng văn bản bao gồm ngành nghề, hồ sơ doanh nghiệp và những dấu hiệu khiến một doanh nghiệp trở nên phù hợp
   • Các bộ phận và chức danh cần tiếp cận, cùng những vị trí không đáng để mở đầu
   • Các trường hợp loại trừ rõ ràng: khách hàng hiện tại, đối tác sẵn có, đối thủ cạnh tranh, hoặc các khách hàng do quý công ty trực tiếp phụ trách
   • Các mức độ ưu tiên, để những doanh nghiệp phù hợp nhất được liên hệ trước chứ không phải sau cùng
   • Sự phê duyệt của quý công ty đối với bộ tiêu chí trước khi bắt đầu xây dựng danh sách
4. 04

   04. Nghiên cứu

   Chúng tôi dựng tập hợp khách hàng mục tiêu một cách thủ công từ các nguồn tiếng Nhật: trang web doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, hiệp hội ngành nghề, danh sách đơn vị triển lãm và hồ sơ công bố công khai. Mỗi khách hàng đều được đối chiếu với bộ tiêu chí đã thống nhất trước khi được đưa vào danh sách.

   • Các khách hàng được xác định từ nguồn tiếng Nhật chứ không phải từ danh bạ nước ngoài đã dịch
   • Tên doanh nghiệp bằng tiếng Nhật và tiếng Anh, trang web, ngành nghề, địa điểm, và lý do doanh nghiệp đó đủ điều kiện
   • Một kênh liên hệ được ghi chú cho từng khách hàng: biểu mẫu tiếp nhận của doanh nghiệp, email trực tiếp, hoặc số tổng đài
   • Tên bộ phận hoặc chức danh được ghi lại khi thông tin đó được công khai
   • Các mục trùng lặp, doanh nghiệp đã ngừng hoạt động và các thực thể ngoài phạm vi được loại bỏ trước khi bàn giao
   • Danh sách được chia sẻ với quý công ty để xem xét, loại bớt và bổ sung
5. 05

   05. Chiến lược tiếp cận

   Chúng tôi quyết định nên tiếp cận từng khách hàng ra sao. Biểu mẫu tiếp nhận, email, điện thoại, giới thiệu qua đối tác và các điểm chạm tại sự kiện phù hợp với những đối tượng người mua khác nhau, và sự kết hợp phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ngành nghề và cách loại tổ chức đó thường tiếp nhận liên hệ.

   • Một kênh được ấn định cho từng nhóm khách hàng, kèm lý do được nêu rõ chứ không phải mặc định
   • Trình tự và khoảng cách giữa các lần liên hệ được thống nhất, bao gồm cả số lần chạm trước khi tạm gác một khách hàng lại
   • Sử dụng biểu mẫu tiếp nhận của doanh nghiệp ở những nơi mà địa chỉ liên hệ trực tiếp thường không được công bố
   • Một đánh giá về việc liên hệ qua tổng đài có phù hợp với ngành và vị trí đó hay không
   • Cách các phản hồi đến sẽ được chuyển tiếp, và bên nào trả lời những phản hồi nào
6. 06

   06. Xây dựng thông điệp

   Chúng tôi viết nội dung tiếp cận bằng tiếng Nhật chứ không dịch nó. Cấu trúc, mức độ trang trọng và những gì được khẳng định đều được điều chỉnh cho người đọc, và định vị của quý công ty được đối chiếu lại với quý công ty bằng tiếng Anh trước khi gửi đi bất cứ điều gì.

   • Nội dung tiếp cận bằng tiếng Nhật được viết riêng cho vị trí được liên hệ, kèm bản dịch ngược sang tiếng Anh để phê duyệt
   • Doanh nghiệp và sản phẩm của quý công ty được mô tả sao cho đọc lên thật tự nhiên với người đọc kinh doanh Nhật Bản
   • Các biến thể theo phân khúc ở những nơi giá trị mang lại khác nhau giữa các loại người mua
   • Ghi chú về cách xử lý phản hồi để những câu hỏi thường gặp được trả lời nhất quán bằng tiếng Nhật
   • Xác định tài liệu hỗ trợ ở những chỗ một phản hồi nhiều khả năng sẽ yêu cầu: một tài liệu một trang, một trang trên website, hay bảng thông số kỹ thuật
   • Sự phê duyệt bằng văn bản của quý công ty được ghi nhận trước khi bắt đầu tiếp cận
7. 07

   07. Triển khai

   Hoạt động tiếp cận được thực hiện bằng tiếng Nhật trên các kênh đã thống nhất. Các biểu mẫu tiếp nhận được điền riêng cho từng doanh nghiệp, email được gửi đi và theo dõi, và việc liên hệ qua điện thoại được thực hiện khi phù hợp. Hoạt động được ghi nhật ký để quý công ty thấy được đã liên hệ với ai và vào lúc nào.

   • Mỗi lần liên hệ được ghi nhận theo từng khách hàng kèm kênh, ngày và kết quả
   • Các phản hồi được xử lý bằng tiếng Nhật, bao gồm cả những câu hỏi đến trước khi bàn đến bất kỳ cuộc gặp nào
   • Các lần chạm theo dõi tiếp nối được gửi theo nhịp đã thống nhất chứ không tùy tiện
   • Các trường hợp email bị trả lại, bị chuyển hướng hoặc bị chặn ở khâu tiếp nhận được xử lý và điều hướng lại tới đúng bộ phận
   • Các bản cập nhật hoạt động được gửi cho quý công ty bằng tiếng Anh trong suốt chiến dịch
8. 08

   08. Sàng lọc

   Không phải phản hồi nào cũng là một cơ hội. Chúng tôi đọc các phản hồi bằng tiếng Nhật, đặt những câu hỏi tiếp nối cần thiết để hiểu mức độ phù hợp, và phân tách sự quan tâm thực sự khỏi phép lịch sự, các yêu cầu thông tin đơn thuần và những doanh nghiệp nằm ngoài bộ tiêu chí đã thống nhất.

   • Mỗi phản hồi được phân loại: quan tâm, chỉ xin thông tin, chưa phải lúc này, hoặc không phù hợp
   • Các câu hỏi tiếp nối bằng tiếng Nhật về tình hình hiện tại, thời điểm và những ai khác có thể liên quan
   • Một đánh giá về vai trò của người liên hệ, và việc có cần tham vấn thêm những bộ phận khác hay không
   • Lý do từ chối được ghi lại, bởi chúng thường nói lên nhiều điều hơn cả những lời chấp thuận
   • Một bản tóm tắt đã dịch về từng cuộc trao đổi đang tiến triển được chuyển cho quý công ty thay vì một mớ phản hồi thô
9. 09

   09. Cuộc gặp

   Chúng tôi điều phối các cuộc gặp giữa đội ngũ của quý công ty và những doanh nghiệp quan tâm, đảm nhận việc sắp xếp lịch bằng tiếng Nhật, xử lý chênh lệch múi giờ và các thu xếp thực tế. Trước mỗi cuộc gặp, quý công ty nhận được bản tóm tắt về doanh nghiệp, người liên hệ và những nội dung đã trao đổi đến thời điểm đó.

   • Việc sắp xếp lịch được thực hiện bằng tiếng Nhật với người liên hệ, sau đó đối chiếu và xác nhận với lịch của quý công ty
   • Một bản tóm tắt bằng văn bản cho mỗi cuộc gặp: thông tin nền về doanh nghiệp, vai trò của người liên hệ, lịch sử trao đổi và các câu hỏi còn bỏ ngỏ
   • Người nói tiếng Nhật tham dự hoặc phiên dịch khi người liên hệ muốn trao đổi bằng tiếng Nhật
   • Chương trình và tài liệu được thống nhất với quý công ty từ trước, bao gồm cả những gì cần gửi đi trước cuộc gặp
   • Ghi chú và các hành động tiếp theo được ghi lại sau đó và chia sẻ bằng tiếng Anh
10. 10

    10. Theo dõi tiếp nối

    Sự quan tâm tại Nhật Bản thường phai nhạt trong khoảng trống sau cuộc gặp đầu tiên. Chúng tôi duy trì liên lạc bằng tiếng Nhật, trả lời những câu hỏi phát sinh trong nội bộ phía người mua, và hỗ trợ các bước tiếp theo, dù đó là hồ sơ tài liệu, một đợt chạy thử, hay một cuộc gặp khác.

    • Thư theo dõi tiếp nối sau cuộc gặp được gửi bằng tiếng Nhật, có nhắc lại đúng nội dung đã trao đổi
    • Các câu hỏi từ những bên liên quan không có mặt trong cuộc gặp được trả lời bằng văn bản
    • Hỗ trợ về những tài liệu có thể cần luân chuyển trong nội bộ trước khi một quyết định được đưa ra
    • Duy trì liên lạc dài hạn với những doanh nghiệp mà thời điểm hiện chưa phù hợp
    • Bàn giao cho đội ngũ của quý công ty, một đối tác hoặc một nhà phân phối khi mối quan hệ đã vượt ra ngoài phạm vi tiếp cận ban đầu

Phạm vi công việc thực tế thay đổi tùy theo từng dự án hợp tác. Không phải dự án nào cũng sử dụng đủ mọi bước, và thứ tự có thể thay đổi tùy theo mục tiêu của quý công ty, sự hiện diện sẵn có tại Nhật Bản và cách thị trường phản hồi.