Chuyển đến nội dung chính
Japan Sales Bridge by CoDigital
Đặt lịch tư vấn
Dịch vụ

Bắt đầu trao đổi với đúng doanh nghiệp tại Nhật Bản

Chúng tôi đảm nhận phần công việc nằm giữa phản hồi đầu tiên của khách hàng tiềm năng và một cuộc gặp đáng tổ chức: sàng lọc mức độ quan tâm bằng tiếng Nhật, nghiên cứu xem ai nên có mặt trong cuộc gặp, và điều phối lịch trình. Chúng tôi tập trung vào mức độ phù hợp thay vì chỉ tối đa hóa số lượng cuộc gặp.

Thách thức

Một lịch làm việc kín chỗ thì dễ tạo ra nhưng khó rút ra được điều gì. Bài toán khó hơn là bước vào những cuộc gặp mà doanh nghiệp Nhật Bản có lý do thực sự để tham dự và có mặt người đủ thẩm quyền hành động.

  • Sự quan tâm được bày tỏ một cách lịch sự có thể rất khó phân biệt với ý định mua thực sự nếu không có những câu hỏi tiếp nối phù hợp bằng tiếng Nhật.
  • Người trả lời thường đang thu thập thông tin thay cho người khác, và có thể không phải là người ra quyết định.
  • Việc sắp xếp lịch hẹn có nghi thức riêng — cách đề xuất thời gian, ai được đưa vào phần đồng gửi, và cách một cuộc gặp được xác nhận rồi tái xác nhận.
  • Lời mời họp chỉ viết bằng tiếng Anh có thể bị từ chối chỉ vì lý do ngôn ngữ, bất kể mức độ phù hợp phía sau.
  • Không có khâu sàng lọc tại chỗ, nỗ lực ban đầu tại Nhật Bản có thể bị tiêu tốn vào những cuộc trao đổi vốn không bao giờ tiến triển.
  • Tài liệu được chuẩn bị cho thị trường khác có thể không trả lời được những câu hỏi mà người tham dự Nhật Bản mang theo.

Điều gì làm nên một cuộc gặp đáng tham dự

Hoạt động đặt lịch hẹn rất dễ bị đo lường sai. Số lượng cuộc gặp là một con số gần như có thể tạo ra theo yêu cầu — hạ tiêu chuẩn xuống đủ thấp thì sẽ luôn có người đồng ý cho một cuộc gọi. Kết quả của điều đó là một lịch làm việc bận rộn, một đội ngũ bán hàng dần mất niềm tin vào chính hệ thống cơ hội của mình, và một loạt doanh nghiệp Nhật Bản từ nay gắn tên quý công ty với một cuộc gặp đã làm lãng phí buổi chiều của họ. Chúng tôi tập trung vào mức độ phù hợp thay vì chỉ tối đa hóa số lượng cuộc gặp.

Khâu sàng lọc chính là phần công việc phân định hai điều đó. Trước khi đề xuất một cuộc gặp, chúng tôi cố gắng xác định xem doanh nghiệp có đang ở trong tình huống mà sản phẩm của quý công ty giải quyết hay không, người chúng tôi đang trao đổi có liên quan đến tình huống đó hay không, có gắn với khung thời gian nào hay không, và một quyết định thuộc loại này thường được vận hành ra sao trong tổ chức của họ. Tại Nhật Bản, những câu trả lời đó thường xuất hiện một cách gián tiếp — qua những gì người liên hệ đề cập về việc tham vấn nội bộ, về các nhà cung cấp hiện tại, hay về giai đoạn ngân sách được rà soát — nên các câu hỏi được đặt ra rải rác trong cuộc trò chuyện chứ không hỏi dồn theo trình tự.

Một số cuộc trao đổi không dẫn tới một cuộc gặp, và chúng tôi thà nói điều đó với quý công ty còn hơn cứ đặt lịch. Một người liên hệ đang tìm hiểu thay cho đồng nghiệp, một doanh nghiệp còn một năm nữa mới đến kỳ gia hạn, hay một bộ phận không phụ trách vấn đề đó — tất cả đều có thể đáng để giữ liên lạc, và chúng tôi ghi nhận đúng như vậy thay vì chuyển hóa họ thành những mục trên lịch. Cũng vì lý do đó, chúng tôi không cam kết một số lượng cuộc gặp: con số ấy sẽ được tạo ra bằng cách hạ tiêu chuẩn, chứ không phải bởi thị trường.

  • Mức độ phù hợp trước sự quan tâm

    Một lời đồng ý lịch sự không phải là tín hiệu đủ điều kiện. Chúng tôi tìm kiếm một tình huống mà sản phẩm thực sự giải quyết được.

  • Ai đang tham gia cuộc trao đổi

    Người liên hệ là người phụ trách vấn đề, người có ảnh hưởng đến nó, hay đang thu thập thông tin cho một người khác.

  • Thời điểm và quy trình nội bộ

    Doanh nghiệp đang ở đâu trong chu kỳ của chính họ, và một quyết định thuộc loại này thường vận hành nội bộ ra sao.

  • Một lý do cho cả hai bên

    Cuộc gặp phải xứng đáng với thời gian của doanh nghiệp Nhật Bản cũng như của quý công ty, nếu không thì sẽ không đi đến đâu.

  • Báo cáo trung thực về phần còn lại

    Những đầu mối không đủ điều kiện được ghi nhận kèm lý do, thay vì lặng lẽ tính vào hệ thống cơ hội.

Những gì chúng tôi hỗ trợ

Đây là phần công việc nằm giữa một danh sách mục tiêu và một cuộc trao đổi mà đội ngũ của quý công ty thực sự có thể tiến hành — nghiên cứu, sàng lọc, điều phối và theo dõi tiếp nối sau đó.

  • Thông điệp tiếp cận đã bản địa hóa

    Lời mời họp được viết lại bằng tiếng Nhật cho đúng vị trí của người nhận, bởi một lời mời thường phải hợp lý về mặt bản địa trước cả khi mức độ phù hợp được đánh giá.

  • Nghiên cứu khách hàng tiềm năng

    Rà soát các doanh nghiệp có phản hồi trên nguồn tiếng Nhật để hiểu hoạt động kinh doanh của họ và vị trí mà đề xuất của quý công ty có thể phù hợp trong tổ chức đó.

  • Xử lý phản hồi

    Các phản hồi được trả lời bằng tiếng Nhật — câu hỏi, yêu cầu tài liệu, và cả những lời từ chối lịch sự vốn vẫn chứa thông tin đáng ghi nhận.

  • Trao đổi sàng lọc

    Các câu hỏi về nhu cầu, mức độ tham gia, thời điểm và quy trình nội bộ, được đặt ra trong suốt cuộc trò chuyện thay vì tiến hành như một bản kiểm tra.

  • Nghiên cứu người ra quyết định

    Xác định những vị trí và bộ phận thường tham gia, cùng những ai khác có thể cần tham dự hoặc cần được thông báo trước.

  • Sắp xếp và xác nhận cuộc gặp

    Đề xuất và xác nhận thời gian bằng tiếng Nhật, có tính đến chênh lệch múi giờ, các thủ tục phê duyệt nội bộ và việc tái xác nhận mà nhiều doanh nghiệp kỳ vọng.

  • Bản tóm tắt trước cuộc gặp

    Một bản tóm tắt bằng văn bản trước mỗi cuộc gặp: thông tin nền về doanh nghiệp, ai sẽ tham dự, họ đã hỏi gì, và họ nhiều khả năng muốn được giải đáp điều gì.

  • Theo dõi tiếp nối sau cuộc gặp

    Thư từ tiếp nối bằng tiếng Nhật, điều phối các bước tiếp theo, và báo cáo trung thực về những cuộc trao đổi nào thực sự còn tiến triển.

  • Báo cáo về các cuộc trao đổi

    Báo cáo bằng tiếng Anh về mọi cuộc trao đổi đã diễn ra, bao gồm cả những cuộc không dẫn đến một cuộc gặp và lý do vì sao.

Hoạt động đặt lịch hẹn diễn ra như thế nào

Từ việc thống nhất thế nào là một cuộc gặp tốt cho đến khâu theo dõi tiếp nối sau khi đội ngũ của quý công ty đã tiến hành cuộc trao đổi.

  1. 01. Thống nhất tiêu chuẩn đủ điều kiện

    Xác định ngay từ đầu một cuộc gặp cần có những gì để xứng đáng với thời gian của đội ngũ quý công ty, và trường hợp nào nên lịch sự từ chối.

  2. 02. Chuẩn bị cách tiếp cận bằng tiếng Nhật

    Chuyển định vị của quý công ty thành một lời mời họp hợp lý với người đọc Nhật Bản ở đúng vị trí của người nhận.

  3. 03. Nghiên cứu khách hàng

    Thông tin nền về doanh nghiệp và cơ cấu nội bộ nhiều khả năng của họ được thu thập trước khi mở bất kỳ cuộc trao đổi nào.

  4. 04. Mở đầu cuộc trao đổi

    Hoạt động tiếp cận và các phản hồi được xử lý bằng tiếng Nhật, theo nhịp độ do người liên hệ đặt ra thay vì theo một tần suất cố định.

  5. 05. Sàng lọc cơ hội

    Xác định nhu cầu, mức độ tham gia, thời điểm và quy trình nội bộ thông qua những câu hỏi được đặt ra tự nhiên trong cuộc trò chuyện.

  6. 06. Điều phối cuộc gặp

    Đề xuất thời gian, xác nhận thành phần tham dự, thống nhất hình thức và ngôn ngữ, và tái xác nhận trước ngày diễn ra.

  7. 07. Cung cấp thông tin cho đội ngũ của quý công ty

    Một bản tóm tắt bằng văn bản về doanh nghiệp, thành phần tham dự, những nội dung đã trao đổi và các câu hỏi còn bỏ ngỏ.

  8. 08. Theo dõi tiếp nối sau đó

    Theo dõi tiếp nối bằng tiếng Nhật, điều phối các bước tiếp theo, và một đánh giá thẳng thắn về những cuộc trao đổi nào còn tiến triển.

Những lưu ý riêng cho thị trường Nhật Bản

  • Thành phần tham dự thường là nhiều người

    Doanh nghiệp Nhật Bản có thể cử vài người đến cuộc gặp đầu tiên, bao gồm cả những đồng nghiệp đặt ra các câu hỏi mà người liên hệ chính chưa từng nhắc đến.

  • Sự đồng thuận hình thành ngoài cuộc họp

    Phần lớn quá trình quyết định có thể diễn ra trong nội bộ giữa các cuộc gặp, điều này thay đổi những gì mà cuộc trao đổi đầu tiên cần để lại.

  • Nghi thức xác nhận rất quan trọng

    Các cuộc gặp thường được tái xác nhận sát ngày diễn ra, và cách viết thông điệp đó có thể mang sức nặng lớn hơn so với ở một số thị trường khác.

  • Thống nhất sớm ngôn ngữ của cuộc gặp

    Việc cuộc trao đổi diễn ra bằng tiếng Nhật, tiếng Anh hay có phiên dịch là điều nên thống nhất trước thay vì để phát hiện ra vào đúng hôm đó.

Các tình huống sử dụng điển hình

Đây là những tình huống giả định, được viết ra để cho thấy công việc có thể có hình hài như thế nào. Không tình huống nào mô tả một khách hàng có thật hay một dự án hợp tác trong quá khứ.

  • Một đội ngũ nhận được phản hồi nhưng không thể tiến triển

    Một doanh nghiệp thỉnh thoảng nhận được sự quan tâm từ Nhật Bản nhưng không có ai tiếp tục được bằng tiếng Nhật. Việc xử lý phản hồi và sàng lọc do chúng tôi đảm nhận; bản thân cuộc gặp vẫn thuộc về đội ngũ của họ.

  • Đợt đẩy mạnh bán hàng đầu tiên tại Nhật Bản mà chưa tuyển người tại chỗ

    Một nhà cung cấp muốn thử nghiệm thị trường Nhật Bản trước khi cam kết tăng nhân sự. Đội ngũ bán hàng hiện có của họ tiến hành các cuộc gặp, còn việc điều phối và sàng lọc tại chỗ diễn ra xung quanh từng cuộc gặp.

  • Một chuỗi cuộc gặp liên tục bị đình trệ

    Một doanh nghiệp đã có những cuộc gặp tại Nhật Bản được sắp xếp nhưng luôn không đi đến đâu. Dự án bắt đầu bằng việc dựng lại tiêu chuẩn sàng lọc trước khi mở bất kỳ cuộc trao đổi mới nào.

Ví dụ minh họa về một dự án hợp tác. Phạm vi công việc thực tế tùy thuộc vào mục tiêu và thị trường mục tiêu của từng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Chúng tôi không cam kết một con số, và chúng tôi sẽ thận trọng với bất kỳ đơn vị đặt lịch hẹn B2B nào đưa ra cam kết như vậy. Chỉ tiêu về số cuộc gặp được hoàn thành bằng cách hạ tiêu chuẩn sàng lọc, mà đó lại chính là kết quả quý công ty đang muốn tránh tại một thị trường nơi một cuộc gặp đầu tiên bị lãng phí rất khó cứu vãn. Điều chúng tôi cam kết là sự minh bạch: mọi cuộc trao đổi đã diễn ra, kết quả của nó, và lý do.
Chúng tôi thống nhất định nghĩa đó với quý công ty trước khi bắt đầu tiếp cận, bởi nó khác nhau tùy theo sản phẩm. Thông thường, nó bao gồm một doanh nghiệp đang ở trong tình huống mà đề xuất của quý công ty giải quyết, một người liên hệ phụ trách hoặc có ảnh hưởng đến tình huống đó, một cảm nhận nhất định về thời điểm, và một lý do được nêu rõ cho việc muốn trao đổi. Việc ghi rõ điều này từ sớm cho phép chúng tôi thay mặt quý công ty từ chối một cuộc gặp mà không ai phải phỏng đoán tiêu chuẩn của quý công ty.
Điều đó tùy thuộc vào doanh nghiệp và thành phần tham dự, và được thống nhất trước cuộc gặp thay vì phát hiện ra trong lúc diễn ra. Một số đội ngũ Nhật Bản thoải mái với tiếng Anh, đặc biệt tại các doanh nghiệp hoạt động toàn cầu; số khác thì không, và muốn cuộc trao đổi diễn ra bằng tiếng Nhật hoặc có phiên dịch. Chúng tôi xác định nguyện vọng đó trong quá trình sắp xếp lịch và thông báo cho quý công ty trong bản tóm tắt trước cuộc gặp để phía quý công ty chuẩn bị tương ứng.
Đội ngũ của quý công ty tiến hành cuộc gặp — dịch vụ đặt lịch hẹn bàn giao một cuộc trao đổi, không phải một thương vụ đã chốt. Khi hữu ích, chúng tôi có thể tham gia để hỗ trợ phần tiếng Nhật, giới thiệu các bên, hoặc ghi lại những gì được trao đổi giữa những người tham dự. Điều quan trọng là người có thể trả lời các câu hỏi kỹ thuật hoặc thương mại phải có mặt, bởi người tham dự Nhật Bản thường chuẩn bị sẵn những câu hỏi cụ thể từ trước.
Họ được ghi nhận đúng như vậy, kèm theo lý do và bất kỳ mốc thời gian nào họ đề cập, thay vì bị đẩy vào một cuộc gặp để các con số trông đẹp hơn. Chu kỳ mua hàng tại Nhật Bản có thể kéo dài, và một người liên hệ nói rằng ngân sách sẽ được rà soát vào mùa xuân năm sau đang cung cấp cho quý công ty thông tin thực sự hữu ích. Những khách hàng đó có thể được quay lại sau, bởi chúng tôi hoặc bởi chính đội ngũ của quý công ty.
Có. Nếu quý công ty đã có các yêu cầu đến, các đầu mối từ sự kiện, hoặc một danh sách khách hàng tiềm năng Nhật Bản sẵn có, dịch vụ đặt lịch hẹn có thể bắt đầu từ đó. Đây là điểm khởi đầu phổ biến với những doanh nghiệp mà hoạt động tiếp thị đã tạo ra sự quan tâm từ Nhật Bản nhưng đội ngũ bán hàng không thể tiếp tục bằng tiếng Nhật. Chúng tôi sẽ rà soát các đầu mối hiện có trước để xem những đầu mối nào đáng theo đuổi.
Chỉ khi quý công ty chưa có ai để trao đổi. Nếu các doanh nghiệp mục tiêu đã được xác định, hoặc các đầu mối đang đến qua kênh riêng của quý công ty, dịch vụ đặt lịch hẹn có thể đứng độc lập. Nếu cả hai điều đó đều chưa có, thì việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng phải diễn ra trước — nếu không sẽ chẳng có nguồn nào để sàng lọc. Chúng tôi sẽ nói thẳng quý công ty đang ở tình huống nào thay vì mặc định bán cả hai dịch vụ.
Một bản tóm tắt bằng văn bản tiếng Anh về doanh nghiệp, hoạt động kinh doanh và bất kỳ diễn biến công khai gần đây nào, những ai dự kiến tham dự cùng vai trò nhiều khả năng của họ, ghi chép về những gì đã trao đổi đến thời điểm đó, và những câu hỏi họ nhiều khả năng sẽ nêu ra. Mục tiêu là đội ngũ của quý công ty bước vào cuộc gặp khi đã biết vì sao chính doanh nghiệp này đồng ý trao đổi.

Dịch vụ liên quan

Tất cả dịch vụ

Bắt đầu những cuộc trao đổi đúng hướng tại Nhật Bản

Hãy cho chúng tôi biết quý công ty muốn trao đổi với ai tại Nhật Bản và thế nào là một cuộc gặp đầu tiên đáng giá đối với đội ngũ của quý công ty. Chúng tôi sẽ giải thích cách những cuộc trao đổi đó có thể được mở ra.

Đặt lịch tư vấn Liên hệ với chúng tôi