เริ่มบทสนทนากับบริษัทที่ใช่ในญี่ปุ่น
เราดูแลงานที่อยู่ระหว่างคำตอบกลับครั้งแรกของกลุ่มเป้าหมายกับการประชุมที่คุ้มค่าแก่การพูดคุย ทั้งการคัดกรองความสนใจเป็นภาษาญี่ปุ่น การวิจัยว่าใครควรอยู่ในห้องประชุม และการประสานตารางเวลา เรามุ่งเน้นความเกี่ยวข้องและความเหมาะสม มากกว่าการเพิ่มจำนวนการประชุมให้มากที่สุด
ความท้าทาย
ปฏิทินที่เต็มไปด้วยนัดหมายนั้นสร้างขึ้นได้ง่ายแต่เรียนรู้อะไรจากมันได้ยาก ปัญหาที่ยากกว่าคือการเข้าไปอยู่ในห้องที่บริษัทญี่ปุ่นมีเหตุผลจริงที่จะอยู่ที่นั่น และมีผู้ที่สามารถลงมือทำอะไรได้อยู่ในที่ประชุมด้วย
- ความสนใจที่แสดงออกอย่างสุภาพนั้นแยกออกจากความตั้งใจซื้อที่แท้จริงได้ยาก หากไม่มีคำถามติดตามที่เหมาะสมเป็นภาษาญี่ปุ่น
- ผู้ที่ตอบกลับมักเป็นผู้รวบรวมข้อมูลในนามของผู้อื่น และอาจไม่ใช่ผู้ที่ตัดสินใจ
- การนัดหมายมีมารยาทเฉพาะของตนเอง ทั้งวิธีเสนอเวลา ผู้ที่ควรสำเนาถึง และวิธียืนยันและยืนยันซ้ำการประชุม
- คำขอนัดประชุมที่เขียนเป็นภาษาอังกฤษเพียงอย่างเดียวอาจถูกปฏิเสธด้วยเหตุผลด้านภาษาเพียงอย่างเดียว โดยไม่เกี่ยวกับความเหมาะสมที่แท้จริง
- หากไม่มีการคัดกรองจากในพื้นที่ ความพยายามช่วงต้นในตลาดญี่ปุ่นอาจถูกใช้ไปกับบทสนทนาที่ไม่มีทางคืบหน้าตั้งแต่แรก
- เอกสารที่จัดเตรียมไว้สำหรับตลาดอื่นอาจไม่ตอบคำถามที่ผู้เข้าร่วมประชุมชาวญี่ปุ่นเตรียมมา
อะไรทำให้การประชุมคุ้มค่าแก่การเข้าร่วม
การนัดหมายเจรจาธุรกิจเป็นสิ่งที่วัดผลผิดพลาดได้ง่าย จำนวนการประชุมเป็นตัวเลขที่สร้างขึ้นได้แทบจะทันทีที่ต้องการ เพียงลดมาตรฐานลงให้ต่ำพอ ก็ย่อมมีคนตกลงเข้าร่วมการสนทนา สิ่งที่ได้มาคือปฏิทินที่ยุ่ง ทีมขายที่เลิกเชื่อมั่นในไปป์ไลน์ของตนเอง และกลุ่มบริษัทญี่ปุ่นที่จดจำชื่อของคุณคู่กับการประชุมที่ทำให้พวกเขาเสียเวลาไปทั้งบ่าย เราจึงมุ่งเน้นความเกี่ยวข้องและความเหมาะสม มากกว่าการเพิ่มจำนวนการประชุมให้มากที่สุด
การคัดกรองคืองานที่แยกสองสิ่งนี้ออกจากกัน ก่อนเสนอการประชุม เราพยายามพิสูจน์ว่าบริษัทนั้นมีสถานการณ์ที่สินค้าของคุณตอบโจทย์หรือไม่ ผู้ที่เรากำลังพูดคุยด้วยเกี่ยวข้องกับสถานการณ์นั้นหรือไม่ มีกรอบเวลาใดผูกอยู่หรือไม่ และการตัดสินใจลักษณะนี้โดยปกติเคลื่อนผ่านองค์กรของพวกเขาอย่างไร ในญี่ปุ่น คำตอบเหล่านี้มักปรากฏออกมาโดยอ้อม ผ่านสิ่งที่ผู้ติดต่อกล่าวถึงเกี่ยวกับการหารือภายใน ซัพพลายเออร์เดิม หรือช่วงเวลาที่มีการทบทวนงบประมาณ คำถามจึงถูกถามกระจายไปตลอดการสนทนา แทนที่จะยิงเรียงกันเป็นชุด
บทสนทนาบางรายการไม่ได้นำไปสู่การประชุม และเราขอบอกคุณตามตรงมากกว่าจะจองนัดไปเสียอย่างนั้น ผู้ติดต่อที่กำลังหาข้อมูลแทนเพื่อนร่วมงาน บริษัทที่ยังเหลือเวลาอีกหนึ่งปีกว่าจะถึงรอบต่อสัญญา หรือแผนกที่ไม่ได้เป็นเจ้าของปัญหานั้น ล้วนอาจคุ้มค่าแก่การรักษาความสัมพันธ์ไว้ และเราบันทึกไว้เช่นนั้น แทนที่จะแปลงให้เป็นรายการในปฏิทิน ด้วยเหตุผลเดียวกัน เราจึงไม่รับปากจำนวนการประชุม เพราะตัวเลขนั้นจะถูกกำหนดโดยการลดมาตรฐานลง ไม่ใช่โดยตลาด
ความเหมาะสมมาก่อนความสนใจ
การตอบรับอย่างสุภาพไม่ใช่สัญญาณของการผ่านเกณฑ์ เรามองหาสถานการณ์ที่สินค้าตอบโจทย์อย่างแท้จริง
ใครอยู่ในบทสนทนา
ผู้ติดต่อเป็นเจ้าของปัญหา มีอิทธิพลต่อปัญหานั้น หรือกำลังรวบรวมข้อมูลให้ผู้อื่นที่เป็นเจ้าของปัญหา
กรอบเวลาและกระบวนการภายใน
บริษัทอยู่ ณ จุดใดของวงจรของตนเอง และการตัดสินใจลักษณะนี้โดยปกติเคลื่อนผ่านภายในองค์กรอย่างไร
เหตุผลที่ดีสำหรับทั้งสองฝ่าย
การประชุมต้องคุ้มค่าต่อเวลาของบริษัทญี่ปุ่นเช่นเดียวกับของคุณ มิฉะนั้นก็จะไม่นำไปสู่สิ่งใด
รายงานตรงไปตรงมาเรื่องรายที่เหลือ
ผู้ติดต่อที่ไม่ผ่านเกณฑ์จะถูกบันทึกพร้อมเหตุผล แทนที่จะถูกนับเข้าไปป์ไลน์อย่างเงียบ ๆ
สิ่งที่เราสนับสนุน
งานที่อยู่ระหว่างรายชื่อเป้าหมายกับบทสนทนาที่ทีมของคุณดำเนินการได้จริง ทั้งการวิจัย การคัดกรอง การประสานงาน และการติดตามผลหลังจากนั้น
ข้อความเข้าหาที่ปรับให้เข้ากับตลาด
คำขอนัดประชุมที่เขียนใหม่เป็นภาษาญี่ปุ่นให้เหมาะกับตำแหน่งงานของผู้รับ เพราะคำเชิญมักต้องสมเหตุสมผลในบริบทท้องถิ่นเสียก่อน จึงจะมีการประเมินความเหมาะสม
วิจัยกลุ่มเป้าหมาย
การทบทวนข้อมูลบริษัทที่ตอบกลับจากแหล่งภาษาญี่ปุ่น เพื่อเข้าใจธุรกิจของพวกเขาและตำแหน่งที่ข้อเสนอของคุณอาจเข้าไปอยู่ในองค์กรนั้น
ดูแลการตอบกลับ
การตอบกลับเป็นภาษาญี่ปุ่น ทั้งคำถาม การขอเอกสาร และการปฏิเสธอย่างสุภาพซึ่งยังคงมีข้อมูลที่ควรบันทึกไว้
บทสนทนาเพื่อคัดกรอง
คำถามเกี่ยวกับความต้องการ ความเกี่ยวข้อง กรอบเวลา และกระบวนการภายใน ซึ่งถามไปตลอดการสนทนา แทนที่จะไล่เรียงเป็นรายการตรวจสอบ
วิจัยผู้มีอำนาจตัดสินใจ
การพิจารณาว่าตำแหน่งงานและแผนกใดที่มักเกี่ยวข้อง และมีผู้ใดอีกบ้างที่อาจต้องเข้าร่วมหรือรับทราบล่วงหน้า
จัดตารางและยืนยันการประชุม
การเสนอและยืนยันเวลาเป็นภาษาญี่ปุ่น โดยคำนึงถึงเขตเวลา การอนุมัติภายใน และการยืนยันซ้ำที่หลายบริษัทคาดหวัง
สรุปข้อมูลก่อนการประชุม
เอกสารสรุปเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนการประชุมแต่ละครั้ง ครอบคลุมภูมิหลังบริษัท ผู้เข้าร่วม สิ่งที่พวกเขาถาม และสิ่งที่พวกเขาน่าจะต้องการคำตอบ
ติดตามผลหลังการประชุม
ข้อความติดตามผลเป็นภาษาญี่ปุ่น การประสานขั้นตอนถัดไป และการรายงานอย่างตรงไปตรงมาว่าบทสนทนาใดยังมีชีวิตอยู่จริง
รายงานบทสนทนา
รายงานภาษาอังกฤษเกี่ยวกับทุกบทสนทนาที่เกิดขึ้น รวมถึงบทสนทนาที่ไม่ได้นำไปสู่การประชุมและเหตุผลที่ไม่ได้นำไปสู่
การนัดหมายเจรจาธุรกิจดำเนินการอย่างไร
ตั้งแต่การตกลงกันว่าการประชุมที่ดีมีลักษณะอย่างไร ไปจนถึงการติดตามผลหลังจากทีมของคุณได้พูดคุยเรียบร้อยแล้ว
-
01. ตกลงเกณฑ์การผ่านคัดกรอง
การกำหนดตั้งแต่ต้นว่าการประชุมต้องมีองค์ประกอบใดจึงจะคุ้มค่าต่อเวลาของทีมคุณ และกรณีใดที่ควรปฏิเสธอย่างสุภาพ
-
02. เตรียมแนวทางเข้าหาภาษาญี่ปุ่น
การปรับจุดยืนของคุณให้กลายเป็นคำขอนัดประชุมที่สมเหตุสมผลสำหรับผู้อ่านชาวญี่ปุ่นในตำแหน่งงานนั้น
-
03. วิจัยข้อมูลบริษัท
ข้อมูลภูมิหลังของบริษัทและโครงสร้างภายในที่น่าจะเป็น รวบรวมไว้ก่อนที่จะเปิดบทสนทนาใด ๆ
-
04. เปิดบทสนทนา
การติดต่อและการตอบกลับดำเนินการเป็นภาษาญี่ปุ่น ตามจังหวะที่ผู้ติดต่อกำหนด แทนที่จะยึดตามรอบเวลาตายตัว
-
05. คัดกรองโอกาสทางการขาย
การพิสูจน์ความต้องการ ความเกี่ยวข้อง กรอบเวลา และกระบวนการภายใน ผ่านคำถามที่ถามอย่างเป็นธรรมชาติในบทสนทนา
-
06. ประสานงานการประชุม
การเสนอเวลา ยืนยันผู้เข้าร่วม ตกลงรูปแบบและภาษาที่ใช้ และยืนยันซ้ำก่อนถึงวันนัดหมาย
-
07. สรุปข้อมูลให้ทีมของคุณ
เอกสารสรุปเป็นลายลักษณ์อักษร ครอบคลุมข้อมูลบริษัท ผู้เข้าร่วม สิ่งที่ได้หารือกันไปแล้ว และคำถามที่ยังค้างอยู่
-
08. ติดตามผลหลังการประชุม
การติดตามผลเป็นภาษาญี่ปุ่น การประสานขั้นตอนถัดไป และการประเมินอย่างตรงไปตรงมาว่าบทสนทนาใดยังคงดำเนินอยู่
ข้อพิจารณาเฉพาะสำหรับตลาดญี่ปุ่น
ผู้เข้าร่วมมักมีหลายคน
บริษัทญี่ปุ่นอาจส่งผู้เข้าร่วมหลายคนมาในการประชุมครั้งแรก รวมถึงเพื่อนร่วมงานที่ตั้งคำถามซึ่งผู้ติดต่อหลักไม่เคยเอ่ยถึง
ฉันทามติเกิดขึ้นนอกวงประชุม
การตัดสินใจส่วนใหญ่อาจเกิดขึ้นภายในองค์กรระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง ซึ่งเปลี่ยนสิ่งที่การสนทนาครั้งแรกจำเป็นต้องทิ้งเอาไว้
มารยาทในการยืนยันมีความสำคัญ
การประชุมมักได้รับการยืนยันซ้ำใกล้ถึงวันนัด และวิธีเขียนข้อความยืนยันนั้นอาจมีน้ำหนักมากกว่าในบางตลาด
ตกลงภาษาที่ใช้ประชุมแต่เนิ่น ๆ
การประชุมจะดำเนินเป็นภาษาญี่ปุ่น ภาษาอังกฤษ หรือมีล่าม เป็นเรื่องที่ควรตกลงกันล่วงหน้า แทนที่จะมาทราบในวันประชุม
กรณีการใช้งานทั่วไป
ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์เชิงสมมติ เขียนขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นรูปแบบที่งานอาจเป็นได้ ไม่มีกรณีใดที่อธิบายถึงลูกค้าจริงหรือการทำงานในอดีต
ทีมที่ได้รับการตอบกลับแต่ไม่สามารถสานต่อได้
บริษัทได้รับความสนใจจากญี่ปุ่นเป็นครั้งคราว แต่ไม่มีผู้ใดสานต่อเป็นภาษาญี่ปุ่นได้ การดูแลการตอบกลับและการคัดกรองจึงอยู่ที่เรา ส่วนการประชุมยังคงเป็นของทีมพวกเขา
การรุกตลาดญี่ปุ่นครั้งแรกโดยไม่จ้างพนักงานในพื้นที่
ผู้จำหน่ายต้องการทดสอบตลาดญี่ปุ่นก่อนตัดสินใจเพิ่มจำนวนพนักงาน ทีมขายเดิมของพวกเขาเป็นผู้ดำเนินการประชุม ขณะที่การประสานงานในพื้นที่และการคัดกรองเกิดขึ้นรอบ ๆ การประชุมแต่ละครั้ง
ไปป์ไลน์ที่มีการประชุมแต่ไม่คืบหน้า
บริษัทเคยจัดการประชุมในญี่ปุ่นมาแล้วแต่ไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ใดอย่างต่อเนื่อง การทำงานจึงเริ่มจากการสร้างเกณฑ์คัดกรองขึ้นใหม่ก่อนที่จะเปิดบทสนทนาใหม่ใด ๆ
ตัวอย่างการทำงานเชิงสมมติ ขอบเขตงานจริงขึ้นอยู่กับเป้าหมายและตลาดเป้าหมายของแต่ละบริษัท