Lewati ke konten
Japan Sales Bridge by CoDigital
Jadwalkan Konsultasi
Layanan

Mulai Percakapan dengan Perusahaan yang Tepat di Jepang

Kami menangani pekerjaan di antara balasan pertama seorang prospek dan pertemuan yang layak dijalani: mengualifikasi minat dalam bahasa Jepang, meriset siapa yang sebaiknya hadir, dan mengoordinasikan jadwalnya. Kami berfokus pada relevansi dan kecocokan, bukan sekadar memaksimalkan jumlah pertemuan.

Tantangannya

Kalender yang penuh mudah dihasilkan dan sulit dijadikan bahan pelajaran. Persoalan yang lebih sulit adalah masuk ke ruangan tempat perusahaan Jepang benar-benar punya alasan untuk berada di sana dan seseorang yang berwenang bertindak turut hadir.

  • Minat yang diungkapkan secara sopan dapat sulit dibedakan dari niat beli yang sesungguhnya tanpa pertanyaan lanjutan yang tepat dalam bahasa Jepang.
  • Orang yang membalas sering kali sedang mengumpulkan informasi untuk orang lain, dan mungkin bukan pihak yang memutuskan.
  • Penjadwalan memiliki etiketnya sendiri — bagaimana sebuah waktu diusulkan, siapa yang ditembuskan, serta bagaimana sebuah pertemuan dikonfirmasi dan dikonfirmasi ulang.
  • Permintaan pertemuan yang ditulis hanya dalam bahasa Inggris dapat ditolak semata-mata karena alasan bahasa, terlepas dari kecocokan yang mendasarinya.
  • Tanpa kualifikasi secara lokal, upaya awal di Jepang dapat habis untuk percakapan yang memang tidak akan pernah berlanjut.
  • Materi yang disiapkan untuk pasar lain mungkin tidak menjawab pertanyaan yang dibawa peserta dari Jepang.

Apa yang Membuat Sebuah Pertemuan Layak Dijalani

Penjadwalan pertemuan bisnis mudah diukur dengan cara yang keliru. Jumlah pertemuan adalah angka yang hampir dapat diproduksi sesuai permintaan — turunkan standarnya cukup jauh dan akan selalu ada yang bersedia menerima panggilan. Yang dihasilkan hanyalah kalender yang sibuk, tim penjualan yang berhenti memercayai pipeline-nya sendiri, dan sekumpulan perusahaan Jepang yang kini mengaitkan nama Anda dengan pertemuan yang menyia-nyiakan sore mereka. Kami berfokus pada relevansi dan kecocokan, bukan sekadar memaksimalkan jumlah pertemuan.

Kualifikasilah yang membedakan keduanya. Sebelum sebuah pertemuan diusulkan, kami berupaya memastikan apakah perusahaan tersebut memiliki situasi yang dijawab produk Anda, apakah orang yang kami ajak bicara terlibat dalam situasi itu, apakah ada kerangka waktu yang melekat, dan bagaimana keputusan semacam ini biasanya bergerak di dalam organisasi mereka. Di Jepang, jawaban-jawaban tersebut sering kali muncul secara tidak langsung — melalui apa yang disinggung seorang kontak mengenai konsultasi internal, pemasok yang sudah ada, atau periode saat anggaran ditinjau — sehingga pertanyaannya diajukan sepanjang percakapan, bukan ditembakkan berurutan.

Sebagian percakapan tidak sampai pada pertemuan, dan kami lebih memilih menyampaikannya kepada Anda daripada tetap memesankan jadwalnya. Seorang kontak yang meriset atas nama rekannya, sebuah perusahaan yang perpanjangan kontraknya masih setahun lagi, atau sebuah departemen yang tidak memegang masalah tersebut semuanya mungkin layak dijaga tetap hangat, dan kami mencatatnya sebagai demikian alih-alih mengubahnya menjadi entri kalender. Dengan alasan yang sama, kami tidak berkomitmen pada sejumlah pertemuan tertentu: angka itu akan tercapai dengan menurunkan standar, bukan karena pasarnya.

  • Kecocokan sebelum minat

    Persetujuan yang sopan bukanlah sinyal kualifikasi. Kami mencari situasi yang benar-benar dijawab oleh produk tersebut.

  • Siapa yang ada dalam percakapan

    Apakah kontak tersebut memegang masalahnya, memengaruhinya, atau sedang mengumpulkan informasi untuk orang lain yang memegangnya.

  • Waktu dan proses internal

    Di titik mana perusahaan berada dalam siklusnya sendiri, dan bagaimana keputusan semacam ini biasanya bergerak secara internal.

  • Alasan bagi kedua belah pihak

    Pertemuan itu harus sepadan dengan waktu perusahaan Jepang sekaligus waktu Anda, atau tidak akan mengarah ke mana-mana.

  • Pelaporan yang jujur untuk sisanya

    Kontak yang tidak lolos kualifikasi dicatat beserta alasannya, bukan diam-diam dihitung sebagai pipeline.

Yang Kami Dukung

Pekerjaan yang berada di antara daftar target dan percakapan yang benar-benar dapat dijalankan tim Anda — riset, kualifikasi, koordinasi, dan tindak lanjut sesudahnya.

  • Pesan Pendekatan yang Dilokalkan

    Permintaan pertemuan yang ditulis ulang dalam bahasa Jepang sesuai jabatan penerimanya, karena sebuah undangan sering kali harus masuk akal secara lokal bahkan sebelum kecocokannya dinilai.

  • Riset Prospek

    Menelaah perusahaan yang merespons melalui sumber berbahasa Jepang untuk memahami bisnis mereka dan di mana penawaran Anda mungkin berada di dalam organisasinya.

  • Penanganan Respons

    Balasan dijawab dalam bahasa Jepang — pertanyaan, permintaan materi, dan penolakan sopan yang tetap membawa informasi yang layak dicatat.

  • Percakapan Kualifikasi

    Pertanyaan mengenai kebutuhan, keterlibatan, waktu, dan proses internal, yang diajukan dalam alur percakapan alih-alih dijalankan sebagai daftar periksa.

  • Riset Pengambil Keputusan

    Menentukan jabatan dan departemen mana yang biasanya terlibat, serta siapa lagi yang mungkin perlu hadir atau diberi tahu terlebih dahulu.

  • Penjadwalan & Konfirmasi Pertemuan

    Mengusulkan dan mengonfirmasi waktu dalam bahasa Jepang, dengan memperhitungkan zona waktu, persetujuan internal, dan konfirmasi ulang yang diharapkan banyak perusahaan.

  • Briefing Sebelum Pertemuan

    Ringkasan tertulis sebelum setiap pertemuan: latar belakang perusahaan, siapa yang hadir, apa yang mereka tanyakan, dan apa yang kemungkinan ingin mereka dapatkan jawabannya.

  • Tindak Lanjut Setelah Pertemuan

    Pesan tindak lanjut dalam bahasa Jepang, koordinasi langkah berikutnya, dan pelaporan yang jujur mengenai percakapan mana yang sesungguhnya masih hidup.

  • Pelaporan Percakapan

    Pelaporan dalam bahasa Inggris atas setiap percakapan yang berlangsung, termasuk yang tidak berujung pada pertemuan beserta alasannya.

Cara Penjadwalan Pertemuan Bisnis Berjalan

Dari penyepakatan seperti apa pertemuan yang baik hingga tindak lanjut setelah tim Anda menjalani percakapannya.

  1. 01. Sepakati kriteria kualifikasi

    Menetapkan sejak awal apa yang harus dipenuhi sebuah pertemuan agar sepadan dengan waktu tim Anda, dan apa yang sebaiknya ditolak dengan santun.

  2. 02. Siapkan pendekatan berbahasa Jepang

    Menyesuaikan positioning Anda menjadi permintaan pertemuan yang masuk akal bagi pembaca Jepang pada jabatan penerimanya.

  3. 03. Riset akunnya

    Latar belakang perusahaan dan kemungkinan struktur internalnya dikumpulkan sebelum percakapan apa pun dibuka.

  4. 04. Buka percakapan

    Penjangkauan dan balasan ditangani dalam bahasa Jepang, mengikuti tempo yang ditentukan kontak alih-alih irama yang kaku.

  5. 05. Kualifikasi peluangnya

    Memastikan kebutuhan, keterlibatan, waktu, dan proses internal melalui pertanyaan yang diajukan secara wajar dalam percakapan.

  6. 06. Koordinasikan pertemuannya

    Mengusulkan waktu, memastikan peserta, menyepakati format dan bahasa, serta mengonfirmasi ulang menjelang tanggalnya.

  7. 07. Beri briefing kepada tim Anda

    Ringkasan tertulis yang mencakup perusahaannya, siapa yang hadir, apa yang telah dibahas, dan pertanyaan yang masih terbuka.

  8. 08. Tindak lanjuti sesudahnya

    Tindak lanjut berbahasa Jepang, koordinasi langkah berikutnya, dan pembacaan yang terus terang mengenai percakapan mana yang masih hidup.

Pertimbangan Khusus Jepang

  • Kehadiran sering kali lebih dari satu orang

    Perusahaan Jepang dapat mengirim beberapa orang ke pertemuan pertama, termasuk rekan kerja yang mengajukan pertanyaan yang tidak pernah disinggung kontak utamanya.

  • Konsensus terbentuk di luar pertemuan

    Sebagian besar proses memutuskan dapat berlangsung secara internal di antara pertemuan, yang mengubah apa yang perlu ditinggalkan oleh percakapan pertama.

  • Etiket konfirmasi itu penting

    Pertemuan lazim dikonfirmasi ulang menjelang tanggalnya, dan cara pesan itu ditulis dapat lebih berbobot dibandingkan di sebagian pasar lain.

  • Tetapkan bahasa pertemuan sejak awal

    Apakah percakapan berlangsung dalam bahasa Jepang, bahasa Inggris, atau dengan penerjemahan, sebaiknya disepakati di muka alih-alih baru diketahui pada hari-H.

Contoh Penggunaan yang Umum

Berikut adalah situasi hipotetis, yang ditulis untuk menunjukkan bentuk yang dapat diambil pekerjaan ini. Tidak satu pun menggambarkan klien nyata atau kerja sama yang pernah terjadi.

  • Tim yang menerima balasan tetapi tidak dapat melanjutkannya

    Sebuah perusahaan sesekali menerima minat masuk dari Jepang tetapi tidak memiliki siapa pun yang dapat melanjutkannya dalam bahasa Jepang. Penanganan respons dan kualifikasi berada di tangan kami; pertemuannya sendiri tetap dipegang tim mereka.

  • Dorongan penjualan pertama di Jepang tanpa merekrut orang lokal

    Sebuah vendor ingin menguji pasar Jepang sebelum berkomitmen menambah karyawan. Tim penjualan mereka yang menjalankan pertemuannya, sementara koordinasi dan kualifikasi lokal berlangsung di sekitarnya.

  • Pipeline pertemuan yang mandek

    Sebuah perusahaan telah beberapa kali mengatur pertemuan di Jepang yang konsisten tidak berujung ke mana-mana. Kerja sama dimulai dengan menyusun ulang standar kualifikasinya sebelum percakapan baru dibuka.

Contoh kerja sama. Cakupan sebenarnya bergantung pada sasaran dan pasar tujuan masing-masing perusahaan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Kami tidak berkomitmen pada sebuah angka, dan kami akan berhati-hati terhadap siapa pun di bidang penjadwalan pertemuan B2B yang melakukannya. Kuota pertemuan dipenuhi dengan menurunkan standar kualifikasi, dan justru itulah hasil yang ingin Anda hindari di pasar tempat satu pertemuan pertama yang sia-sia sulit dipulihkan. Yang kami komitmenkan adalah transparansi: setiap percakapan yang berlangsung, apa hasilnya, dan mengapa.
Definisi itu kami sepakati bersama Anda sebelum penjangkauan dimulai, karena berbeda-beda menurut produknya. Umumnya mencakup perusahaan dengan situasi yang dijawab penawaran Anda, kontak yang memegang atau memengaruhi situasi tersebut, gambaran mengenai waktunya, serta alasan yang dinyatakan mengapa mereka menginginkan percakapan itu. Menuliskannya sejak awal berarti sebuah pertemuan dapat ditolak atas nama Anda tanpa siapa pun harus menebak-nebak standar Anda.
Hal itu bergantung pada perusahaan dan pesertanya, dan diselesaikan sebelum pertemuan alih-alih baru diketahui saat berlangsung. Sebagian tim Jepang nyaman berbahasa Inggris, terutama di perusahaan yang aktif secara global; sebagian lain tidak, dan lebih memilih percakapan berlangsung dalam bahasa Jepang atau dengan penerjemahan. Kami memastikan preferensinya saat penjadwalan dan menyampaikannya dalam briefing sebelum pertemuan agar pihak Anda dapat bersiap sebagaimana mestinya.
Tim Anda yang menjalankan pertemuannya — penjadwalan pertemuan bisnis menyerahkan sebuah percakapan, bukan transaksi yang sudah rampung. Bila bermanfaat, kami dapat turut hadir untuk mendukung sisi bahasa Jepangnya, menangani perkenalan, atau mencatat apa yang dibicarakan di antara para peserta. Yang penting adalah kehadiran orang yang dapat menjawab pertanyaan teknis maupun komersial, karena peserta dari Jepang kerap menyiapkan pertanyaan spesifik terlebih dahulu.
Mereka dicatat persis sebagaimana adanya, beserta alasan dan waktu apa pun yang mereka sebutkan, alih-alih didorong masuk ke sebuah pertemuan demi memperbagus angka. Siklus pembelian di Jepang bisa panjang, dan seorang kontak yang menyampaikan bahwa anggaran ditinjau pada musim semi berikutnya sesungguhnya memberi Anda informasi yang berguna. Akun-akun tersebut dapat ditengok kembali di kemudian hari, baik oleh kami maupun oleh tim Anda sendiri.
Bisa. Jika Anda memiliki pertanyaan masuk, kontak dari acara, atau daftar prospek Jepang yang sudah ada, penjadwalan pertemuan bisnis dapat dimulai dari sana. Ini merupakan titik awal yang umum bagi perusahaan yang pemasarannya sudah menghasilkan minat dari Jepang tetapi tim penjualannya tidak dapat melanjutkannya dalam bahasa Jepang. Kami akan meninjau kontak yang ada terlebih dahulu untuk melihat mana yang tampaknya layak ditindaklanjuti.
Hanya jika Anda belum memiliki siapa pun untuk diajak bicara. Jika perusahaan target Anda sudah teridentifikasi, atau kontak berdatangan melalui saluran Anda sendiri, penjadwalan pertemuan bisnis dapat berdiri sendiri. Jika keduanya belum terpenuhi, pencarian prospek harus dilakukan lebih dahulu — sebab jika tidak, tidak ada kumpulan yang dapat dikualifikasi. Kami akan menyampaikan dengan terus terang situasi mana yang Anda hadapi alih-alih menjual keduanya secara otomatis.
Sebuah ringkasan tertulis dalam bahasa Inggris yang mencakup perusahaannya, bisnisnya dan perkembangan publik terbaru apa pun, siapa yang diperkirakan hadir beserta kemungkinan perannya, catatan apa yang telah dibahas sejauh ini, dan pertanyaan yang tampaknya paling mungkin mereka ajukan. Tujuannya adalah agar tim Anda masuk ke ruangan dengan sudah mengetahui mengapa perusahaan yang satu ini menyetujui percakapan tersebut.

Layanan Terkait

Semua Layanan

Mulai Percakapan yang Tepat di Jepang

Ceritakan dengan siapa Anda ingin berbicara di Jepang dan seperti apa pertemuan pertama yang berharga bagi tim Anda. Kami akan menjelaskan bagaimana percakapan itu dapat dibuka.

Jadwalkan Konsultasi Hubungi Kami