일본에서 적합한 기업과 대화를 시작하십시오
잠재 고객의 첫 회신과 나눌 가치가 있는 미팅 사이의 업무를 담당합니다. 일본어로 관심도를 검증하고, 누가 그 자리에 있어야 하는지 조사하며, 일정을 조율합니다. 미팅 건수를 최대화하기보다 관련성과 적합성에 집중합니다.
과제
일정표를 채우는 일은 쉽지만, 거기서 배울 수 있는 것은 많지 않습니다. 더 어려운 문제는 일본 기업이 그 자리에 있을 실질적인 이유가 있고 실제로 움직일 수 있는 사람이 참석하는 자리에 들어가는 것입니다.
- 정중하게 표현된 관심은, 일본어로 적절한 후속 질문을 던지지 않으면 실제 구매 의사와 구분하기 어려울 수 있습니다.
- 회신하는 사람이 다른 사람을 대신해 정보를 수집하는 경우가 많고, 결정을 내리는 사람이 아닐 수 있습니다.
- 일정 조율에도 고유한 예법이 있습니다. 시간을 어떻게 제안하는지, 누구를 참조로 넣는지, 미팅을 어떻게 확정하고 재확인하는지가 여기에 해당합니다.
- 영어로만 작성된 미팅 요청은 실제 적합성과 무관하게 언어를 이유로 거절될 수 있습니다.
- 현지에서의 검증이 없으면, 일본 시장 초기의 노력이 애초에 진전될 수 없었던 대화에 소모될 수 있습니다.
- 다른 시장을 위해 준비한 자료는 일본 참석자가 품고 오는 질문에 답하지 못할 수 있습니다.
가질 가치가 있는 미팅이란 무엇인가
미팅 확보는 잘못 측정하기 쉬운 업무입니다. 미팅 건수는 사실상 원하는 대로 만들어낼 수 있는 숫자입니다. 기준을 충분히 낮추면 누군가는 통화에 응합니다. 그렇게 해서 남는 것은 바쁜 일정표, 자사 파이프라인을 더 이상 신뢰하지 않게 된 영업팀, 그리고 귀사의 이름을 오후 한나절을 낭비한 미팅과 연결짓게 된 일본 기업들입니다. 당사는 미팅 건수를 최대화하기보다 관련성과 적합성에 집중합니다.
그 둘을 가르는 일이 바로 검증입니다. 미팅을 제안드리기 전에 해당 기업에 귀사 제품이 답할 수 있는 상황이 존재하는지, 대화 상대가 그 상황에 관여하고 있는지, 어떤 시간적 기준이 붙어 있는지, 그리고 이런 종류의 의사결정이 그 조직에서 통상 어떻게 움직이는지를 확인하고자 합니다. 일본에서는 이러한 답이 간접적으로 드러나는 경우가 많습니다. 담당자가 사내 협의, 기존 거래처, 예산을 검토하는 시기에 대해 언급하는 내용을 통해 드러나기 때문에, 질문은 순서대로 던지기보다 대화 전반에 걸쳐 나눕니다.
미팅까지 이어지지 않는 대화도 있으며, 당사는 그것을 그대로 말씀드리는 편을 택합니다. 동료를 대신해 조사 중인 담당자, 갱신 시점이 1년 뒤인 기업, 그 문제를 담당하지 않는 부서는 모두 관계를 유지할 가치가 있을 수 있으며, 일정에 넣는 대신 그 상태 그대로 기록합니다. 같은 이유로 당사는 미팅 건수를 약속드리지 않습니다. 그 숫자는 시장이 아니라 기준을 낮춤으로써 만들어지는 숫자이기 때문입니다.
관심보다 적합성
정중한 승낙은 검증 신호가 아닙니다. 제품이 실제로 다루는 상황이 있는지를 봅니다.
누가 대화에 있는가
담당자가 그 문제를 소관하는지, 영향을 미치는지, 아니면 소관하는 다른 사람을 위해 정보를 모으는 중인지를 확인합니다.
시기와 내부 프로세스
해당 기업이 자체 주기에서 어느 지점에 있는지, 그리고 이런 종류의 의사결정이 내부에서 통상 어떻게 움직이는지를 봅니다.
양측 모두에게 있는 이유
미팅은 귀사뿐 아니라 일본 기업의 시간에도 값해야 하며, 그렇지 않으면 어디로도 이어지지 않습니다.
나머지에 대한 솔직한 보고
기준에 미치지 못한 접촉은 파이프라인으로 슬쩍 계상하지 않고 사유와 함께 기록합니다.
지원 범위
타깃 리스트와 귀사 팀이 실제로 진행할 수 있는 대화 사이에 놓인 업무, 즉 조사, 검증, 조율, 그리고 이후의 후속 관리입니다.
현지화된 접근 메시지
미팅 요청을 수신자의 직무에 맞춰 일본어로 다시 씁니다. 적합성이 검토되기 전에 초대 자체가 현지에서 납득되어야 하는 경우가 많기 때문입니다.
잠재 고객 조사
회신한 기업을 일본어 자료로 검토하여 사업 내용을 파악하고, 귀사의 제안이 그 조직 안에서 어디에 놓일 수 있을지 확인합니다.
회신 대응
질문, 자료 요청, 그리고 기록해 둘 가치가 있는 정보를 담은 정중한 거절까지 일본어로 답변합니다.
검증 대화
필요, 관여도, 시기, 내부 프로세스에 관한 질문을 체크리스트처럼 나열하지 않고 대화의 흐름 속에서 확인합니다.
의사결정권자 조사
통상 어떤 직무와 부서가 관여하는지, 그리고 사전에 참석하거나 공유받아야 할 사람이 또 누구인지 파악합니다.
미팅 일정 조율 및 확정
시차, 내부 승인, 그리고 많은 기업이 기대하는 재확인 절차를 감안하여 일본어로 시간을 제안하고 확정합니다.
사전 브리핑
미팅마다 서면 브리핑을 제공합니다. 기업 배경, 참석자, 지금까지의 질문, 그리고 상대가 답을 원할 만한 사항을 담습니다.
미팅 후 후속 관리
일본어 후속 메시지, 다음 단계 조율, 그리고 어떤 대화가 실제로 살아 있는지에 대한 솔직한 보고를 제공합니다.
대화 보고
미팅으로 이어지지 않은 대화와 그 사유를 포함하여, 진행한 모든 대화를 영어로 보고합니다.
미팅 확보의 진행 방식
좋은 미팅이 무엇인지 합의하는 단계부터 귀사 팀이 대화를 마친 뒤의 후속 관리까지 이어집니다.
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01. 기준 합의
귀사 팀의 시간에 값하는 미팅이 되려면 무엇이 갖춰져야 하는지, 그리고 무엇을 정중히 거절해야 하는지를 사전에 정의합니다.
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02. 일본어 접근 준비
귀사의 포지셔닝을, 수신자의 직무에 있는 일본 독자가 납득할 수 있는 미팅 요청으로 옮깁니다.
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03. 어카운트 조사
대화를 열기 전에 해당 기업과 예상되는 내부 구조에 대한 배경 정보를 수집합니다.
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04. 대화 개시
접촉과 회신을 일본어로 처리하며, 정해진 주기가 아니라 상대가 정하는 속도에 맞춥니다.
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05. 기회 검증
필요, 관여도, 시기, 내부 프로세스를 대화 속에서 자연스럽게 던지는 질문으로 확인합니다.
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06. 미팅 조율
시간을 제안하고 참석자를 확정하며, 형식과 사용 언어를 합의하고 일정 전에 재확인합니다.
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07. 팀 브리핑
기업 정보, 참석자, 지금까지 논의된 내용, 미해결 질문을 담은 서면 브리핑을 제공합니다.
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08. 사후 후속 관리
일본어 후속 연락, 다음 단계 조율, 그리고 어떤 대화가 살아 있는지에 대한 솔직한 판단을 전달합니다.
일본 시장 특유의 고려사항
참석자가 여러 명인 경우가 많습니다
일본 기업은 첫 미팅에 여러 사람을 보내는 경우가 있으며, 주 담당자가 한 번도 언급하지 않은 질문을 제기하는 동료가 함께 오기도 합니다.
합의는 통화 밖에서 이루어집니다
의사결정의 상당 부분이 미팅과 미팅 사이 사내에서 진행될 수 있으며, 이는 첫 대화가 무엇을 남겨야 하는지를 바꿉니다.
확인 예법이 중요합니다
미팅은 일정에 임박해 재확인하는 것이 일반적이며, 그 메시지를 어떻게 쓰는지가 다른 시장보다 더 큰 무게를 가질 수 있습니다.
미팅 언어는 미리 정합니다
대화를 일본어로 할지, 영어로 할지, 통역을 둘지는 당일에 알게 되기보다 사전에 합의해 두는 편이 좋습니다.
대표적인 활용 사례
아래는 업무가 어떤 형태를 띨 수 있는지 보여드리기 위해 작성한 가상의 상황입니다. 실제 고객사나 과거 프로젝트를 설명한 것이 아닙니다.
받은 회신을 진전시키지 못하는 팀
일본에서 간헐적으로 인바운드 관심이 들어오지만 일본어로 대화를 이어갈 인력이 없는 기업입니다. 회신 대응과 검증은 당사가 맡고, 미팅 자체는 해당 팀이 진행합니다.
현지 채용 없이 시작하는 첫 일본 영업
인력을 늘리기 전에 일본을 시험해 보려는 기업입니다. 기존 영업팀이 미팅을 진행하고, 그 주변의 현지 조율과 검증이 이루어집니다.
진전 없이 멈추는 미팅 파이프라인
일본 미팅을 잡아 왔지만 매번 아무 진전 없이 끝난 기업입니다. 새 대화를 열기 전에 검증 기준을 다시 세우는 데서 시작합니다.
가상의 프로젝트 예시입니다. 실제 업무 범위는 각 기업의 목표와 목표 시장에 따라 달라집니다.