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현지 접촉으로 일본 영업 파이프라인 구축

귀사 제품에 부합할 만한 일본 기업을 조사하고, 관심을 가질 가능성이 높은 부서를 파악한 뒤, 현지 비즈니스 환경에 맞춘 접촉으로 연락을 엽니다. 문의 양식, 일본어 이메일, 전화 가운데 무엇을 쓸지는 모두에게 일괄 발송하는 대신 기업별로 선택합니다.

과제

일본의 B2B 리드 발굴은 제안 내용에서 실패하는 경우가 드뭅니다. 대개 그보다 앞 단계에서 막힙니다. 누구에게 접근할지 정하는 일, 그들에 대해 읽을 수 있는 정보를 찾는 일, 그리고 전문적으로 읽히는 언어로 첫 메시지를 적합한 사람에게 전달하는 일입니다.

  • 영문 웹사이트를 운영하고 있다는 이유로 눈에 띄는 기업이 아니라, 실제로 적합한 타깃인 일본 기업을 가려내는 일.
  • 기업 정보는 일본어로만 존재하는 경우가 많습니다. 기업 사이트, IR 페이지, 업계 디렉터리, 업계 단체 회원사 명부 등이 그렇습니다.
  • 귀사가 해결하는 문제를 어느 부서가 담당하는지 파악하는 일. 본국 시장의 동일 기능과 다를 수 있습니다.
  • 애초에 사용할 수 있는 연락 경로를 찾는 일. 개별 담당자의 직접 연락처는 공개되지 않는 경우가 많습니다.
  • 번역된 영문 마케팅 문구가 아니라 적절한 비즈니스 일본어로 읽히는 접촉 문안을 작성하는 일.
  • 메시지가 압박으로 읽히지 않도록, 알맞은 간격으로 알맞은 채널을 통해 후속 연락을 이어가는 일.

지원 범위

일본 타깃 정의를 아이디어에서 실제 대화로 옮기는 업무 영역입니다. 프로젝트에서는 이 전부를 활용하실 수도, 현재 귀사 팀에 없는 부분만 활용하실 수도 있습니다.

  • ICP 및 타깃 정의

    귀사의 이상적 고객 프로파일을 일본 기업에 실제로 적용할 수 있는 기준으로 바꿉니다. 업종, 규모, 조직 구조, 구매 계기 등입니다.

  • 타깃 기업 조사

    일본어 기업 사이트, 업계 디렉터리, 협회 명부, 공시 자료를 통한 데스크 리서치로 그 기준에 부합하는 기업을 찾습니다.

  • 잠재 고객 리스트 구축

    기업 개요, 관련성이 높을 것으로 보이는 부서, 각 기업이 제공하는 것으로 확인되는 연락 경로를 담은 실무용 리스트를 작성합니다.

  • 문의 양식 접촉

    기업이 공개하기로 선택한 경로가 문의 양식인 경우, 개별적으로 작성한 비즈니스 문의를 해당 양식을 통해 접수합니다.

  • 일본어 이메일 접촉

    수신자의 직무와 회사에 맞춰 비즈니스 일본어로 작성한 이메일을, 정당한 주소와 연락할 실질적 이유가 모두 있는 경우에 발송합니다.

  • 대표번호 전화 접촉

    회사 대표번호로 일본어 전화를 걸어 적합한 부서에 닿거나, 문의를 어디로 보내야 하는지 확인합니다.

  • 어카운트 조사

    반응한 기업에 대한 심층 배경 조사입니다. 조직 구조, 최근 발표 내용, 공개적으로 확인 가능한 기존 거래처 관계 등을 살펴봅니다.

  • 멀티채널 후속 관리

    해당 어카운트가 사용한 채널을 통해 순차적으로 후속 연락하며, 일본 비즈니스 서신에서 자연스럽게 읽히는 간격을 둡니다.

  • 캠페인 보고

    무엇을 발송했고 어떤 반응이 돌아왔는지, 그 회신이 해당 세그먼트에 대해 시사하는 바는 무엇이며 무엇을 바꾸겠는지를 영어 서면으로 보고합니다.

문의 양식 접촉이란 무엇이고, 무엇이 아닌가

많은 일본 기업 웹사이트는 부서별 주소나 개별 연락처를 공개하는 대신 외부의 비즈니스 문의를 하나의 중앙화된 문의 양식으로 받습니다. 흔히 お問い合わせ라고 표기되어 있습니다. 일부 조직에서는 이 양식이 외부에서 들어오는 모든 연락에 대한 정식 창구이며, 접수된 내용은 주제에 해당하는 부서로 내부에서 배분됩니다. 문의 양식 접촉이란 구체적인 비즈니스 문의를 작성하여, 공개된 그 경로를 통해 일본어로, 사람이 쓰는 방식으로 접수하는 것을 뜻합니다.

이 방식은 타깃 기업이 다른 연락 경로를 공개하지 않을 때, 관련 부서가 외부에서 명확히 보이지 않을 때, 또는 문의 주제가 대표 교환대에서 유용하게 연결해 주기 어려운 성격일 때 유효할 수 있습니다. 다만 보편적인 방법은 아닙니다. 일부 기업은 양식을 기존 고객으로 한정하고, 일부는 영업 목적의 접근을 받지 않는다고 명시하며, 상당수 업종은 이메일이나 전화에 더 잘 반응합니다. 따라서 채널 선택은 리스트 전체에 일괄 적용하는 방침이 아니라 기업별로 내리는 판단입니다.

이것이 무엇이 아닌지에 대해서도 분명히 말씀드리는 편이 좋겠습니다. 찾을 수 있는 모든 양식에 일반적인 메시지를 대량 접수하는 일은 아닙니다. 해당 기업을 읽지 않고, 그 기업에 해당하는 이유도 없이, 페이지에 명시된 이용 조건도 고려하지 않은 채 채워 넣은 양식은 스팸이며, 평판이 빠르게 전해지는 시장에서 그런 접촉은 귀사가 세우려는 이름을 훼손합니다. 모든 접수는 관심을 가질 만한 타당한 이유가 있는 기업을 대상으로 하고, 전문적인 일본어로 작성하며, 해당 기업이 명시한 연락 방침이 허용하는 경우에만 발송합니다.

  • 타깃 적합성이 우선

    양식이 존재하기 때문이 아니라, 그 기업이 귀사의 이야기를 들을 만한 근거가 있기 때문에 연락합니다.

  • 개별화된 맥락

    한 문단을 모든 곳에 재사용하지 않고, 맥락을 확인할 수 있고 실제로 관련이 있는 경우 수신자의 사업 내용을 언급합니다.

  • 전문적인 일본어

    일본어 원어민이 비즈니스 서신으로 작성하며, 첫 접근에 대해 일본 독자가 기대하는 관례를 따릅니다.

  • 의도적인 채널 선택

    양식은 여러 선택지 중 하나입니다. 이메일이나 전화가 해당 기업에 더 적합하다면 그쪽을 사용합니다.

  • 명시된 방침의 존중

    영업 문의를 받지 않는다고 사이트에 명시되어 있거나 양식 용도가 다른 목적으로 한정되어 있다면 접수하지 않습니다.

일본 잠재 고객 발굴 프로젝트의 진행 방식

고정된 템플릿이 아니라 실제로 작동하는 진행 순서입니다. 단계는 서로 겹치며, 회신이 시장의 판단을 알려주는 대로 타깃 리스트를 수정합니다.

  1. 01. ICP 정의

    누가 구매하는지, 무엇이 구매를 촉발하는지, 잘 맞는 일본 기업은 어떤 모습일지에 대한 실무 세션을 진행합니다.

  2. 02. 타깃 기준 수립

    그 프로파일을 실제 일본 자료에 적용 가능한 필터로 바꿉니다. 업종, 기업 규모, 조직 구조, 관찰 가능한 신호 등입니다.

  3. 03. 기업 조사

    일본어 자료 전반의 데스크 리서치로 기준에 부합하는 기업을 찾고, 각 기업이 왜 해당되는지 메모를 남깁니다.

  4. 04. 연락 경로 확인

    기업별로 어떤 경로가 공개되어 있는지, 그리고 각 사이트가 문의 접수 방식에 대해 무엇이라고 안내하는지 확인합니다.

  5. 05. 일본어 메시지 준비

    비즈니스 일본어로 접근 문안을 작성하고 수신자별로 필요한 가변 맥락을 반영한 뒤, 논지를 귀사와 함께 검토합니다.

  6. 06. 접촉 실행

    기업별로 선택한 채널을 통해 발송하며, 한 번에 몰아 보내지 않고 의도적으로 속도를 조절합니다.

  7. 07. 회신 대응

    회신을 일본어로 읽고 답변한 뒤 영어로 요약해 드립니다. 거절과 그 사유도 함께 전달합니다.

  8. 08. 후속 연락

    응답이 멈춘 어카운트에 대해, 그들이 사용한 채널로, 현지에서 자연스럽게 읽히는 간격을 두고 순차적으로 후속 연락합니다.

  9. 09. 결과 보고

    무엇을 발송했고 어떤 반응이 돌아왔으며 해당 세그먼트에 대해 무엇을 알게 되었는지, 그리고 무엇을 바꾸겠는지 서면으로 보고합니다.

일본 시장 특유의 고려사항

  • 공개된 연락 경로는 제각각입니다

    부서별 주소를 공개하는 기업도 있고, 일반 문의 양식만 공개하는 기업이 많으며, 어느 쪽도 공개하지 않는 곳도 있습니다. 경로는 기업별로 확인해야 하는 경우가 많습니다.

  • 구체적인 정보는 일본어 자료에 있습니다

    기업 사이트, 협회 회원사 명부, 업계 디렉터리에는 어디에도 영어로는 존재하지 않는 정보가 일본어로 담겨 있는 경우가 많습니다.

  • 첫 접촉이 분위기를 결정합니다

    기계 번역처럼 읽히거나 지나치게 친근하게 읽히는 접근은 제안 자체가 검토되기도 전에 대화를 끝낼 수 있습니다.

  • 침묵이 항상 거절은 아닙니다

    내부 배분과 협의에는 시간이 걸릴 수 있고, 서구식 후속 연락 주기라면 이미 포기했을 시점보다 한참 뒤에 회신이 오기도 합니다.

대표적인 활용 사례

아래 시나리오는 업무가 어떤 형태로 구성될 수 있는지를 보여드리기 위해 작성한 가상의 예시입니다. 과거 고객사나 실제 프로젝트에 대한 설명이 아닙니다.

  • 일본 타깃 리스트가 없는 소프트웨어 기업

    유럽에서 제품이 잘 팔리는 기업이 같은 문제를 가진 일본 기업이 어디인지에 대한 그림이 없습니다. 어떤 접촉 문안을 쓰기 전에 세그먼트 조사부터 시작합니다.

  • 타깃 범위가 좁은 산업재 공급기업

    자사 부품을 채택할 수 있는 몇 안 되는 기업 유형은 알고 있지만, 그 안에서 누가 결정하는지는 모르는 제조기업입니다. 조사는 부서 매핑과 연락 경로에 집중합니다.

  • 세그먼트의 존재 여부를 확인하려는 팀

    시장 진출을 확정하기 전에 일본 구매자 세그먼트가 반응하기는 하는지 알고자 하는 기업입니다. 접촉은 물량 확보가 아니라 시장을 읽는 수단으로 실행합니다.

가상의 프로젝트 예시입니다. 실제 업무 범위는 각 기업의 목표와 목표 시장에 따라 달라집니다.

자주 묻는 질문

귀사의 이상적 고객 프로파일에서 출발해, 일본 자료에 적용할 수 있는 기준으로 바꿉니다. 업종, 기업 규모, 사업 모델, 그리고 귀사가 해결하는 문제가 존재함을 시사하는 관찰 가능한 신호 등입니다. 이후 후보 기업을 일본어로 개별 조사한 뒤 리스트에 올립니다. 핵심은 리스트에 오른 모든 기업이 그 자리에 있는 이유를 명시적으로 갖고 있고, 귀사가 이를 검토하고 이의를 제기하실 수 있다는 점입니다.
사용하지 않습니다. 리스트는 공개된 일본어 자료로 구축합니다. 기업 웹사이트, 업계 디렉터리, 업계 단체 회원 정보, 전시회 출전기업 목록, 공시 자료 등입니다. 구매한 데이터베이스는 오래된 정보가 많고 특정 제품과 맞지 않는 경우가 잦으며, 동의 관련 문제를 안고 있을 수 있습니다. 리스트를 직접 구축하는 편이 느리지만, 일본 아웃바운드 영업의 가치가 대부분 여기에 있습니다. 이후의 접촉을 구체적으로 만들어 주는 것이 바로 이 조사이기 때문입니다.
그래서는 안 되며, 이 구분이 중요합니다. 찾을 수 있는 모든 양식에 하나의 일반적인 메시지를 대량 접수하는 것은 스팸이며, 당사는 그렇게 하지 않습니다. 당사가 하는 일은 조사를 마친 기업에 대해 개별 문의를 전문적인 일본어로 작성하여, 그 기업이 스스로 공개한 경로를 통해 접수하는 것입니다. 영업 목적의 접근을 원하지 않는다고 사이트에 명시되어 있다면 아예 접수하지 않습니다. 적합성과 절제가 이 방식의 전부입니다.
일본어를 모국어로 하는 비즈니스 문안 작성자가 담당하며, 영문을 문장 단위로 번역하는 것이 아니라 귀사의 포지셔닝에서 출발해 작성합니다. 서구 마케팅 언어를 직역하면 일본 독자에게는 지나치게 홍보성으로 읽히거나 어딘가 퉁명스럽게 읽히는 경향이 있습니다. 초안은 어떤 논지를 취했는지에 대한 영어 설명과 함께 공유해 드리므로, 일본어를 읽지 못하시더라도 귀사의 이름으로 무엇이 전달되는지 확인하실 수 있습니다.
회신에는 일본어로 답변하며, 가능한 경우 대개 같은 영업일 안에 대응하고 영어로 요약해 드립니다. 그 요약에는 부정적인 회신도 포함됩니다. 부서가 다르다거나, 기존 거래처가 있다거나, 올해는 예산 편성이 없다는 식으로 사유가 설명된 거절은, 내용 없는 정중한 관심 표명보다 타깃을 다듬는 데 더 유용한 경우가 많기 때문입니다.
가능합니다. 접근하고자 하시는 일본 기업이 이미 정해져 있다면, 프로젝트는 연락 경로 확인과 메시지 작성 단계에서 시작할 수 있습니다. 다만 대개는 리스트를 먼저 검토합니다. 영어 자료로 구성한 타깃 집합은 해외 사업을 하는 기업이 과다 대표되고, 더 적합할 수 있는 내수 기업이 과소 대표되는 경향이 있기 때문입니다.
당사는 숫자를 제시하지 않으며, 숫자를 제시하는 대행사가 있다면 신중하게 보시기를 권합니다. 일본에서의 응답률은 카테고리, 제안의 구체성, 접근하는 직급, 시기에 따라 달라집니다. 당사가 약속드릴 수 있는 것은 투명한 보고입니다. 무엇을, 누구에게, 어떤 채널로 발송했고 어떤 반응이 돌아왔는지 공유하므로, 예측이 아니라 근거를 바탕으로 세그먼트를 판단하실 수 있습니다.
오히려 더 잘 통하는 경우가 많습니다. 타깃 모집단이 작아 기업당 조사에 들이는 노력이 정당화되기 때문입니다. 좁은 기술 카테고리에서는 물량보다 정확한 부서 매핑이 훨씬 큰 성과를 내는 것이 보통이며, 수신자의 업무 과정을 이해하고 있음을 보여주는 구체적인 메시지가 광범위한 메시지보다 조직 내부에서 더 멀리 전달되는 경향이 있습니다. 발굴 작업이 발송보다 조사 쪽으로 무게가 옮겨갈 뿐입니다.

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