Xây dựng hệ thống cơ hội bán hàng tại Nhật Bản bằng tiếp cận tại chỗ
Chúng tôi nghiên cứu những doanh nghiệp Nhật Bản có khả năng phù hợp với sản phẩm của quý công ty, xác định các bộ phận nhiều khả năng quan tâm, và mở đầu liên hệ thông qua hoạt động tiếp cận được thiết kế cho môi trường kinh doanh tại chỗ — biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu, email tiếng Nhật và điện thoại, được lựa chọn theo từng doanh nghiệp chứ không gửi đại trà cho tất cả.
Thách thức
Hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng B2B tại Nhật Bản hiếm khi thất bại ở khâu chào hàng. Nó thường thất bại sớm hơn — ở khâu xác định nên tiếp cận ai, tìm kiếm thông tin đọc được về họ, và đưa thông điệp đầu tiên đến đúng người bằng thứ ngôn ngữ được cảm nhận là chuyên nghiệp.
- Xác định những doanh nghiệp Nhật Bản nào thực sự là mục tiêu phù hợp, thay vì chỉ chọn những doanh nghiệp tình cờ có trang web tiếng Anh.
- Thông tin doanh nghiệp thường chỉ nằm trong các nguồn tiếng Nhật: trang web công ty, trang quan hệ nhà đầu tư, danh bạ ngành nghề và danh sách hội viên của các hiệp hội.
- Xác định bộ phận nào phụ trách vấn đề mà sản phẩm của quý công ty giải quyết, vốn có thể khác với bộ phận tương đương ở thị trường quê nhà.
- Tìm được một kênh liên hệ khả dụng, bởi thông tin liên hệ trực tiếp của từng nhân sự thường không được công bố.
- Viết nội dung tiếp cận sao cho đọc lên đúng chuẩn tiếng Nhật thương mại chứ không phải như bản dịch máy từ nội dung tiếp thị tiếng Anh.
- Theo dõi tiếp nối đúng khoảng cách thời gian, qua đúng kênh, mà không khiến thông điệp bị cảm nhận như một sự thúc ép.
Những gì chúng tôi hỗ trợ
Đây là các mảng công việc đưa một định nghĩa đối tượng mục tiêu tại Nhật Bản từ ý tưởng thành những cuộc trao đổi thực tế. Một dự án hợp tác có thể sử dụng toàn bộ, hoặc chỉ những phần mà đội ngũ của quý công ty hiện còn thiếu.
Xác định ICP và đối tượng mục tiêu
Chuyển hồ sơ khách hàng lý tưởng của quý công ty thành những tiêu chí thực sự áp dụng được cho doanh nghiệp Nhật Bản: ngành nghề, quy mô, cơ cấu và yếu tố kích hoạt nhu cầu mua.
Nghiên cứu doanh nghiệp mục tiêu
Nghiên cứu tài liệu qua các trang web doanh nghiệp tiếng Nhật, danh bạ ngành nghề, danh sách hiệp hội và hồ sơ công bố công khai để tìm những doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chí đó.
Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng
Tổng hợp một danh sách làm việc gồm thông tin nền về doanh nghiệp, các bộ phận nhiều khả năng liên quan, và những kênh liên hệ mà mỗi doanh nghiệp dường như cung cấp.
Tiếp cận qua biểu mẫu liên hệ
Các yêu cầu kinh doanh được soạn riêng cho từng doanh nghiệp và gửi qua biểu mẫu tiếp nhận của công ty, khi đó là kênh mà doanh nghiệp đã chọn công bố.
Tiếp cận qua email tiếng Nhật
Email bằng tiếng Nhật thương mại được viết riêng cho vị trí và doanh nghiệp của người nhận, chỉ gửi khi tồn tại cả một địa chỉ hợp lệ lẫn một lý do chính đáng để viết.
Tiếp cận qua tổng đài công ty
Những cuộc gọi bằng tiếng Nhật đến số điện thoại chính của doanh nghiệp, nhằm tiếp cận đúng bộ phận hoặc xác nhận yêu cầu nên được chuyển đến đâu.
Nghiên cứu khách hàng trọng điểm
Thông tin nền sâu hơn về những khách hàng có phản hồi: cơ cấu tổ chức, các thông báo gần đây và quan hệ với nhà cung cấp hiện tại khi thông tin đó được công khai.
Theo dõi tiếp nối đa kênh
Hoạt động theo dõi tiếp nối được sắp xếp theo trình tự trên đúng kênh mà từng khách hàng đã sử dụng, với khoảng cách thời gian được xem là bình thường trong thư từ kinh doanh Nhật Bản.
Báo cáo chiến dịch
Báo cáo bằng văn bản tiếng Anh về những gì đã gửi đi, những phản hồi nhận về, những gì phản hồi đó gợi ý về phân khúc, và những điều chúng tôi đề xuất thay đổi.
Tiếp cận qua biểu mẫu liên hệ — bản chất là gì và không phải là gì
Nhiều trang web doanh nghiệp Nhật Bản điều hướng các yêu cầu kinh doanh từ bên ngoài qua một biểu mẫu tiếp nhận tập trung duy nhất — thường được đặt tên là お問い合わせ — thay vì công bố địa chỉ của từng bộ phận hay thông tin liên hệ cá nhân. Ở một số tổ chức, biểu mẫu đó chính là cửa ngõ chính thức cho mọi thứ đến từ bên ngoài, và các yêu cầu gửi đến sẽ được phân loại nội bộ tới đúng bộ phận phụ trách chủ đề tương ứng. Tiếp cận qua biểu mẫu liên hệ nghĩa là soạn một yêu cầu kinh doanh cụ thể và gửi qua chính kênh được công bố đó, bằng tiếng Nhật, đúng như cách một con người sẽ làm.
Cách này có thể hữu ích khi một doanh nghiệp mục tiêu không công bố kênh liên hệ nào khác, khi bộ phận phụ trách không thể nhận biết được từ bên ngoài, hoặc khi chủ đề của yêu cầu là điều mà tổng đài không thể chuyển tiếp một cách hữu ích. Nhưng cách này không áp dụng phổ quát. Một số doanh nghiệp giới hạn biểu mẫu của họ cho khách hàng hiện hữu, và một số nêu rõ rằng họ không tiếp nhận lời chào bán hàng, trong khi nhiều ngành lại phản hồi tốt hơn với email hoặc một cuộc gọi điện thoại. Vì vậy, việc chọn kênh là quyết định được đưa ra theo từng doanh nghiệp, chứ không phải một chính sách áp dụng đồng loạt cho cả danh sách.
Cũng cần nói thẳng về điều mà cách làm này không phải. Nó không phải là việc gửi hàng loạt một thông điệp chung chung tới mọi biểu mẫu tìm thấy được. Một biểu mẫu được điền mà không đọc kỹ về doanh nghiệp, không có lý do riêng dành cho họ, và không quan tâm đến những gì chính trang đó nêu về phạm vi sử dụng được chấp nhận thì đó là thư rác — và tại một thị trường mà danh tiếng lan truyền nhanh, điều đó làm tổn hại chính cái tên mà quý công ty đang muốn gây dựng. Mỗi yêu cầu đều nhắm tới một doanh nghiệp có lý do hợp lý để quan tâm, được viết bằng tiếng Nhật chuyên nghiệp, và chỉ được gửi khi các nguyên tắc liên hệ mà doanh nghiệp đó công bố cho phép.
Mức độ phù hợp của mục tiêu là trên hết
Một doanh nghiệp được liên hệ vì có lý do chính đáng khiến họ muốn nghe từ quý công ty, chứ không phải vì họ có một biểu mẫu.
Bối cảnh riêng cho từng doanh nghiệp
Thông điệp có nhắc đến hoạt động kinh doanh của người nhận khi bối cảnh đó khả dụng và thực sự liên quan, thay vì lặp lại cùng một đoạn văn ở mọi nơi.
Tiếng Nhật chuyên nghiệp
Được viết như thư từ kinh doanh bởi người bản ngữ, tuân theo những quy ước mà người đọc Nhật Bản kỳ vọng ở một lời chào đầu tiên.
Lựa chọn kênh có chủ đích
Biểu mẫu chỉ là một lựa chọn trong số nhiều lựa chọn. Khi email hoặc một cuộc gọi phù hợp hơn với một doanh nghiệp, chúng tôi sử dụng phương thức đó.
Tôn trọng các nguyên tắc đã công bố
Khi một trang web nêu rõ không tiếp nhận yêu cầu chào bán hàng, hoặc giới hạn biểu mẫu cho mục đích khác, chúng tôi không gửi.
Một dự án tìm kiếm khách hàng tiềm năng tại Nhật Bản diễn ra như thế nào
Đây là một trình tự làm việc chứ không phải một khuôn mẫu cố định. Các bước có thể chồng lấn, và danh sách mục tiêu được điều chỉnh khi các phản hồi cho thấy thị trường đang nghĩ gì.
-
01. Xác định ICP
Một buổi làm việc về ai là người mua, điều gì kích hoạt quyết định mua, và một doanh nghiệp Nhật Bản phù hợp sẽ trông như thế nào.
-
02. Xây dựng tiêu chí mục tiêu
Chuyển hồ sơ đó thành các bộ lọc áp dụng được cho những nguồn dữ liệu Nhật Bản thực tế: ngành, quy mô, cơ cấu và các dấu hiệu quan sát được.
-
03. Nghiên cứu doanh nghiệp
Nghiên cứu tài liệu trên các nguồn tiếng Nhật để tìm những doanh nghiệp đáp ứng tiêu chí, kèm ghi chú về lý do mỗi doanh nghiệp đủ điều kiện.
-
04. Kiểm chứng kênh liên hệ
Kiểm tra theo từng doanh nghiệp xem những kênh nào được công bố, và mỗi trang web nói gì về cách các yêu cầu nên được gửi đến.
-
05. Chuẩn bị thông điệp tiếng Nhật
Soạn thảo cách tiếp cận bằng tiếng Nhật thương mại, với phần bối cảnh riêng mà mỗi người nhận cần, và cùng quý công ty rà soát góc tiếp cận.
-
06. Triển khai tiếp cận
Gửi đi qua kênh đã chọn cho từng doanh nghiệp, với nhịp độ có chủ đích thay vì gửi dồn trong một đợt duy nhất.
-
07. Xử lý phản hồi
Phản hồi được đọc và trả lời bằng tiếng Nhật, sau đó tóm tắt cho quý công ty bằng tiếng Anh — bao gồm cả các lời từ chối và lý do được nêu.
-
08. Theo dõi tiếp nối
Theo dõi tiếp nối theo trình tự với những khách hàng đã im lặng, trên đúng kênh họ từng dùng, với khoảng cách thời gian được xem là bình thường tại Nhật Bản.
-
09. Báo cáo kết quả
Báo cáo bằng văn bản về những gì đã gửi, những phản hồi nhận về, những gì chúng tôi rút ra về phân khúc, và những điều chúng tôi đề xuất thay đổi.
Những lưu ý riêng cho thị trường Nhật Bản
Kênh liên hệ được công bố rất khác nhau
Một số doanh nghiệp công bố địa chỉ của từng bộ phận, nhiều doanh nghiệp chỉ công bố một biểu mẫu tiếp nhận chung, và một số không công bố gì cả. Kênh liên hệ thường phải được xác lập theo từng doanh nghiệp.
Các nguồn tiếng Nhật mới chứa thông tin chi tiết
Trang web doanh nghiệp, danh sách hội viên hiệp hội và danh bạ ngành nghề thường lưu giữ thông tin bằng tiếng Nhật mà không có bản tương đương tiếng Anh ở bất kỳ đâu.
Lần liên hệ đầu tiên định hình toàn bộ giọng điệu
Một lời chào bị cảm nhận như bản dịch máy, hoặc quá suồng sã, có thể khiến cuộc trao đổi kết thúc trước cả khi đề xuất được xem xét.
Im lặng không phải lúc nào cũng là từ chối
Việc chuyển tiếp và tham vấn nội bộ có thể mất thời gian, và một phản hồi có thể đến rất lâu sau thời điểm mà nhịp theo dõi tiếp nối kiểu phương Tây đã bỏ cuộc.
Các tình huống sử dụng điển hình
Những tình huống dưới đây là các minh họa giả định được viết ra để cho thấy công việc có thể được định hình như thế nào. Chúng không mô tả khách hàng trong quá khứ hay các dự án hợp tác có thật.
Một nhà cung cấp phần mềm chưa có danh sách mục tiêu tại Nhật Bản
Một doanh nghiệp có sản phẩm bán tốt tại châu Âu nhưng chưa hình dung được doanh nghiệp Nhật Bản nào có cùng vấn đề đó. Dự án bắt đầu bằng nghiên cứu phân khúc trước khi viết bất kỳ nội dung tiếp cận nào.
Một nhà cung ứng công nghiệp với tập mục tiêu hẹp
Một nhà sản xuất biết rõ một số ít loại hình doanh nghiệp có thể chỉ định linh kiện của mình, nhưng không biết ai bên trong đó là người quyết định. Nghiên cứu tập trung vào việc xác định bộ phận phụ trách và các kênh liên hệ.
Một đội ngũ muốn kiểm chứng liệu phân khúc có tồn tại
Một doanh nghiệp muốn biết một phân khúc người mua Nhật Bản có phản hồi hay không trước khi cam kết thâm nhập thị trường. Hoạt động tiếp cận được triển khai như một phép đo thị trường chứ không phải một bài toán số lượng.
Ví dụ minh họa về một dự án hợp tác. Phạm vi công việc thực tế tùy thuộc vào mục tiêu và thị trường mục tiêu của từng doanh nghiệp.