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Trasformate le fiere giapponesi in opportunità commerciali

Le fiere giapponesi attirano acquirenti seri, ma uno stand da solo raramente genera pipeline. Possiamo sostenere il lavoro attorno all'evento: individuare chi invitare, organizzare i colloqui e curare il follow-up in giapponese una volta che la fiera si chiude e l'attenzione si sposta altrove.

La sfida

Molti espositori internazionali arrivano in Giappone con uno stand, una brochure e la speranza che passino i visitatori giusti. I biglietti da visita si accumulano nei giorni di fiera e lo slancio si spegne nelle settimane successive, quando nessuno cura il follow-up in giapponese.

  • Il traffico allo stand non è una pipeline. I visitatori possono raccogliere materiali per cortesia senza alcuna intenzione di avviare una trattativa d'acquisto.
  • Le aziende target spesso non sanno che un espositore estero a loro sconosciuto sarà presente, perciò gli acquirenti che più vorreste incontrare possono non avvicinarsi mai allo stand.
  • I colloqui allo stand possono restare superficiali quando nessuna delle due parti si trova a proprio agio nella lingua dell'altra.
  • I biglietti da visita vengono scambiati, ma in Giappone un biglietto è una presentazione, non un lead: il suo significato va accertato successivamente.
  • Un follow-up scritto in inglese e inviato settimane dopo da un indirizzo estero è facile da accantonare per un destinatario giapponese.
  • I team rientrano e tornano al proprio trimestre domestico, lasciando senza risposta le richieste giapponesi mentre l'interesse è ancora caldo.
  • Senza un referente locale, un visitatore realmente interessato non ha un modo semplice per proseguire la conversazione.

  1. Prima dell'evento

    • Ricerca delle fiere e degli eventi di settore giapponesi rilevanti per la vostra categoria
    • Definizione del profilo dell'acquirente e del tipo di azienda che vale la pena incontrare in quella specifica fiera
    • Analisi delle informazioni su espositori e visitatori pubblicate dall'organizzatore
    • Individuazione di potenziali acquirenti, prescrittori e candidati alla distribuzione che con ogni probabilità parteciperanno
    • Redazione di inviti in giapponese che spieghino perché il vostro stand meriti una visita
    • Attività di contatto pre-evento via modulo web, e-mail o telefono per aprire il dialogo in anticipo
    • Calendarizzazione degli incontri allo stand e conferma in giapponese di orari, luoghi e partecipanti

  2. Durante l'evento

    • Assistenza in lingua giapponese allo stand, ove concordato in anticipo e in funzione della disponibilità
    • Coordinamento degli incontri fissati, perché il programma della giornata resti gestibile
    • Aiuto nello spiegare il vostro prodotto in giapponese ai visitatori che preferiscono non usare l'inglese
    • Supporto al vostro team nei colloqui, perché intenzioni, domande ed esitazioni risultino comprensibili
    • Supporto alla raccolta dei contatti, così che ogni colloquio venga registrato con il suo contesto e non solo con un nome
    • Annotazione di quali visitatori meritino un follow-up prioritario, e perché, finché il dettaglio è ancora fresco

  3. Dopo l'evento

    • Organizzazione di tutto quanto raccolto durante la fiera in un unico elenco utilizzabile
    • Ordinamento dei contatti per priorità in base a interesse apparente, ruolo e affinità con la vostra offerta
    • Redazione di un follow-up in giapponese che richiami la conversazione realmente avvenuta
    • Invio di quel follow-up finché l'evento è ancora recente, anziché settimane dopo
    • Fissazione di appuntamenti con i contatti che desiderano proseguire la discussione
    • Mantenimento del contatto con le opportunità più lente, perché il valore della fiera non si esaurisca nella settimana della fiera

Le attività che copriamo

Il perimetro viene concordato prima dell'evento e può coprire qualunque parte del ciclo: ricerca e inviti in anticipo, coordinamento durante la fiera e follow-up strutturato al termine.

  • Ricerca sulla scelta dell'evento

    Valutare quali fiere, convegni o eventi di settore giapponesi raggiungano plausibilmente il vostro acquirente, anziché presumere che la manifestazione più grande sia quella giusta.

  • Analisi di espositori e visitatori

    Studiare gli elenchi espositori pubblicati e i programmi dell'evento per individuare le aziende che vale la pena contattare prima dell'apertura.

  • Shortlist di account target

    Costruire una lista ristretta di aziende giapponesi che vorreste davanti al vostro stand, sulla base del vostro prodotto e del profilo dell'acquirente.

  • Inviti in giapponese

    Redigere e inviare inviti in giapponese commerciale naturale, offrendo alle aziende selezionate una ragione per visitare proprio il vostro stand.

  • Contatti pre-evento

    Contattare le aziende target tramite modulo web, e-mail o telefono nelle settimane precedenti la fiera, per aprire il dialogo in anticipo.

  • Calendarizzazione degli incontri

    Coordinare appuntamenti allo stand o incontri nelle vicinanze tenendo conto dei fusi orari, e confermare i dettagli in giapponese con ciascuna azienda partecipante.

  • Coordinamento in loco

    Ove concordato in anticipo e in funzione della disponibilità, assistenza in lingua giapponese presso la sede per facilitare lo svolgimento dei colloqui.

  • Supporto alla raccolta dei contatti

    Aiutare a registrare che cosa è stato effettivamente discusso in ciascun colloquio, e non soltanto chi ha lasciato un biglietto da visita.

  • Follow-up post-evento

    Organizzare, ordinare per priorità e seguire i contatti in giapponese dopo l'evento, e fissare gli incontri che ne derivano.

Il business matching oltre le fiere

Le fiere sono il modo più visibile per incontrare aziende giapponesi, ma non sono l'unico. In Giappone esistono associazioni di categoria, convegni settoriali, camere di commercio, eventi economici regionali e sessioni organizzate di incontri d'affari, e molte di queste iniziative sono strutturate proprio per mettere in contatto acquirenti e fornitori. Alcune sono aperte ai partecipanti esteri; altre sono di fatto domestiche. Quali valga la pena seguire dipende dal vostro settore, dal vostro prodotto e da quanto la vostra categoria sia già affermata in Giappone.

Queste opportunità sono gestite da una pluralità di organizzatori: società commerciali di eventi, enti di categoria e varie organizzazioni pubbliche e semipubbliche. Non rappresentiamo nessuna di esse, e requisiti di ammissione, accesso e tempistiche sono decisi dall'organizzatore e non da noi. Ciò che possiamo fare è aiutarvi a capire che cosa risulti esistere nella vostra categoria, valutare se un determinato formato sia una via realistica verso i vostri acquirenti e predisporre i materiali e i contatti in lingua giapponese che rendono utile la partecipazione.

Vale lo stesso principio delle fiere. Il formato in sé raramente produce affari: una sessione di business matching vi garantisce un colloquio in calendario e nulla di più. Che quel colloquio diventi un'opportunità dipende da quanto accuratamente l'azienda è stata selezionata in anticipo, da quanto chiaramente la vostra offerta è stata spiegata in giapponese e dal fatto che qualcuno abbia curato il follow-up in un modo a cui la controparte giapponese trovi facile rispondere.

  • Reti associative

    Molti settori giapponesi hanno associazioni di categoria attive i cui soci si incontrano regolarmente. Conoscerle può chiarire chi siano i veri acquirenti.

  • Formati organizzati di matching

    Le sessioni di presentazione programmate esistono in diverse forme. Requisiti di ammissione e accesso sono stabiliti da ciascun organizzatore, non da noi.

  • Presentazioni commerciali

    Alcune vie d'accesso a un'azienda giapponese passano attraverso relazioni commerciali già esistenti, anziché attraverso eventi aperti o elenchi pubblici.

  • Valutazione onesta

    Non ogni opportunità di matching merita il viaggio. Possiamo aiutarvi a giudicare se un formato abbia probabilità di raggiungere il vostro acquirente.

  • Il valore sta nella preparazione

    Un incontro in calendario vale quanto la spiegazione in giapponese e il follow-up che lo circondano.

Come può svolgersi un incarico legato a una fiera

Le tempistiche seguono il calendario dell'evento. Il lavoro inizia di norma ben prima dell'apertura e prosegue per alcune settimane dopo la chiusura.

  1. 01. Analisi dell'evento e dell'obiettivo

    Chiarire a quale evento parteciperete o state valutando, che cosa volete ottenerne e chi avete bisogno di incontrare.

  2. 02. Definizione del target

    Concordare il profilo dell'acquirente e il tipo di azienda giapponese a cui dare priorità in quello specifico evento.

  3. 03. Ricerca e shortlist

    Esaminare elenchi espositori, programmi dell'evento e il mercato più ampio per costruire una lista ristretta di aziende da contattare.

  4. 04. Inviti e contatti in giapponese

    Contattare in giapponese le aziende in shortlist con una ragione specifica per incontrarvi all'evento.

  5. 05. Calendarizzazione degli incontri

    Confermare orari degli appuntamenti, posizione dello stand e partecipanti, tenendo informato il vostro team man mano che l'agenda si riempie.

  6. 06. Supporto in loco

    Ove concordato in anticipo e in funzione della disponibilità, assistenza in lingua giapponese per tutti i giorni di fiera.

  7. 07. Organizzazione dei contatti

    Consolidare colloqui e biglietti da visita in un unico elenco ordinato per priorità, finché i dettagli sono ancora chiari.

  8. 08. Follow-up in giapponese

    Dare seguito in giapponese a ciascun contatto prioritario, richiamando quanto discusso e proponendo un passo successivo concreto.

  9. 09. Gestione continuativa delle opportunità

    Mantenere vive le conversazioni più lente, perché un'opportunità non vada persa solo perché non si è mossa subito.

Casi d'uso tipici

Quelli che seguono sono scenari ipotetici, scritti per illustrare il tipo di lavoro che ne deriva. Non sono descrizioni di incarichi passati, e l'ambito effettivo dipende dall'evento, dalla vostra categoria e dai vostri obiettivi.

  • Produttore alla prima partecipazione come espositore

    Un ipotetico costruttore di apparecchiature prenota uno stand a una fiera industriale giapponese e desidera che le aziende target vengano invitate in anticipo, anziché contare su chi capita di passare.

  • Visitare prima di impegnarsi con uno stand

    Un'ipotetica azienda partecipa a un evento di settore giapponese come visitatore, utilizzando incontri programmati per valutare se esporre l'anno successivo sia giustificato.

  • Follow-up dopo la fiera

    Un ipotetico espositore rientra con una pila di biglietti da visita e senza alcuna capacità in lingua giapponese per lavorarli prima che l'interesse si raffreddi.

Esempio di incarico. L'ambito effettivo dipende dagli obiettivi e dal mercato di riferimento di ciascuna azienda.

Considerazioni specifiche sul Giappone

  • Il biglietto da visita non è il lead

    In Giappone lo scambio dei biglietti da visita è una normale cortesia e di per sé spesso non veicola alcun segnale commerciale. L'interesse va accertato separatamente.

  • La cortesia può celare le intenzioni

    Un visitatore può risultare incoraggiante nel colloquio pur essendo lontanissimo da una decisione. Cogliere l'interesse reale richiede spesso uno scambio di follow-up in giapponese.

  • Il tempismo del follow-up conta

    In molte aziende giapponesi il contatto dopo l'evento è atteso in tempi rapidi e in giapponese. Un'e-mail tardiva in inglese può chiudere silenziosamente una conversazione altrimenti viva.

  • La partecipazione è spesso di gruppo

    Le aziende giapponesi possono inviare più persone con ruoli diversi, e chi si presenta al vostro stand può non essere chi decide.

Domande frequenti

Ove sia stato concordato in anticipo e vi sia disponibilità per quelle date, l'assistenza in loco in lingua giapponese può far parte dell'incarico. Non promettiamo la presenza a un evento specifico prima di aver discusso date, luogo e perimetro, perché la disponibilità dipende dal calendario. Buona parte del supporto fieristico viene inoltre erogata interamente a distanza: inviti, calendarizzazione e follow-up non richiedono la presenza di nessuno allo stand.
Dipende da quanto è vicino l'evento. Il lavoro di invito e contatto pre-evento trae beneficio da diverse settimane di preavviso, perché le aziende giapponesi hanno spesso bisogno di tempo per organizzare la partecipazione e, in alcune organizzazioni, per ottenere il consenso interno a incontrare un fornitore sconosciuto. Se la fiera è imminente, l'obiettivo più realistico è fissare gli incontri ancora organizzabili e predisporre il processo di follow-up, così che i contatti raccolti vengano poi effettivamente lavorati.
Guarderemmo al vostro prodotto, al vostro acquirente e agli eventi che plausibilmente lo raggiungono, anziché consigliare per impostazione predefinita la manifestazione più grande. Alcune fiere giapponesi attirano un pubblico di fornitori prevalentemente domestico; altre attraggono acquirenti e prescrittori reali. Possiamo studiare le opzioni e condividere ciò che troviamo, indicando anche i casi in cui gli elementi a disposizione siano scarsi. La decisione di esporre, e il relativo costo, restano vostri.
No. Quanti incontri si concretizzino dipende dall'evento, dalla vostra categoria, da quanto la vostra offerta sia riconoscibile in Giappone e da quanto tempo di preavviso ci sia. Possiamo impegnarci sul lavoro — ricerca, inviti, contatti e calendarizzazione — e riferire onestamente su come rispondono le aziende, anche quando la risposta è scarsa. Una cifra promessa in anticipo sarebbe una supposizione presentata come un impegno, e preferiamo non iniziare così.
Una fiera è un'esposizione aperta in cui i visitatori scelgono a quali stand avvicinarsi. Il business matching indica invece formati in cui le presentazioni sono organizzate in anticipo: sessioni programmate gestite da organizzatori di eventi, associazioni di categoria, camere di commercio e vari enti pubblici e privati. Accesso e requisiti sono stabiliti da ciascun organizzatore. La differenza pratica è che gli incontri sono fissati anziché lasciati al caso, il che rende considerevolmente più importante scegliere in anticipo le aziende giuste.
Non possiamo promettere l'accesso a nessuno specifico programma pubblico. Programmi di questo tipo esistono in Giappone, ma requisiti, finestre di candidatura e selezione sono decisi dall'ente che li gestisce, e noi non ne rappresentiamo alcuno. Ciò che possiamo fare è aiutarvi a capire che cosa risulti disponibile nel vostro settore e preparare i materiali e i contatti in lingua giapponese che renderebbero utile un eventuale incontro.
Viene concordato fin dall'inizio. In molti incarichi ci occupiamo noi del follow-up di primo livello in giapponese: organizzare quanto raccolto, ordinarlo per priorità, contattare ciascuna azienda richiamando il colloquio avvenuto e fissare ulteriori incontri. Il vostro team resta coinvolto per il dettaglio tecnico e commerciale. L'intento è che l'interesse generato in fiera non resti inutilizzato mentre il vostro team torna ad altri mercati.
Più a lungo di quanto la maggior parte degli espositori si aspetti. Alcune richieste giapponesi si muovono nel giro di settimane. Altre restano in silenzio mentre l'azienda completa la discussione interna, la definizione del budget o il confronto tra fornitori, per poi riemergere mesi dopo. Considerare un contatto ormai perso dopo un paio di e-mail senza risposta significa scartare la metà più lenta della pipeline. Un contatto continuativo e senza pressioni in giapponese è spesso ciò che mantiene disponibile l'opportunità quando il momento diventa finalmente favorevole.
No. Il nostro ambito è il versante commerciale dell'evento: chi incontrare, come raggiungerlo in giapponese, come vengono gestiti i colloqui nella giornata e che cosa accade dopo. Costruzione dello stand, spedizioni, sdoganamento e logistica in loco sono affidati a fornitori specializzati, e gli organizzatori ne mantengono di norma degli elenchi. Siamo lieti di lavorare al fianco di chiunque incarichiate.

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