日本の展示会を、商談の機会に変える
日本の展示会には真剣な買い手が集まりますが、ブースを構えるだけでパイプラインが生まれることはめったにありません。当社は、その周辺の実務を支援します。誰を招くかの特定、商談の設定、そして会期が終わり関心が他へ移った後の日本語でのフォローアップです。
課題
海外から出展される企業の多くは、ブースとパンフレットと、適切な来場者が通りかかることへの期待を携えて日本に来られます。会期中に名刺は積み上がり、その後の数週間、日本語でフォローする人がいないまま勢いは失われていきます。
- ブースへの来場者数はパイプラインではありません。来場者は、購買の話を始める意思がなくても、礼儀として資料を受け取っていく場合があります。
- ターゲット企業は、面識のない海外の出展社が来ていること自体を知らないことが多く、最も会いたい買い手がブースの近くにすら来ないことがあります。
- ブースでの会話は、双方が相手の言語で話すことに慣れていないと、表面的なまま終わってしまうことがあります。
- 名刺は交換されます。しかし日本において名刺はリードではなく紹介の手続きであり、その意味するところは後から確かめる必要があります。
- 数週間後に海外のアドレスから英語で届くフォローアップは、日本の受け手にとって、脇に置きやすいものです。
- チームは帰国し、自国の四半期の業務に戻ります。その間、関心がまだ温かいうちに日本からの問い合わせが未回答のまま残されます。
- 現地の窓口がなければ、本当に関心のある来場者にとって、会話を続ける分かりやすい手段がありません。
-
会期前
- 貴社のカテゴリーに関連する日本の展示会・業界イベントの調査
- 買い手像と、この展示会で会う価値のある企業の類型の定義
- 主催者が公開している出展社・来場者情報の確認
- 来場が見込まれる潜在的な買い手、仕様決定者、流通候補の特定
- 貴社のブースを訪ねる価値がある理由を伝える日本語の招待状の作成
- 問い合わせフォーム、メール、電話による会期前アプローチで早期に会話を開始
- ブースでの商談の設定と、日時・場所・出席者の日本語での確認
-
会期中
- 事前に合意があり日程の都合がつく場合の、ブースでの日本語対応
- 設定済みの商談の調整による、当日のスケジュールの現実的な運用
- 英語での対応を望まれない来場者への、日本語での製品説明の補助
- 見込み企業との会話における支援。意図、質問、ためらいの背景を把握します
- 各会話がその文脈とともに記録されるよう支援。氏名だけを残すことはしません
- 詳細が鮮明なうちに、どの来場者を優先してフォローすべきか、その理由を記録
-
会期後
- 会期中に集めたすべての情報を、一つの使えるリストへ整理
- 見て取れる関心度、役職、貴社の提案との適合度による優先順位づけ
- 実際に交わした会話に触れた、日本語でのフォローアップの作成
- 数週間後ではなく、記憶が新しいうちのフォローアップの送信
- 議論の継続を望む相手との商談の設定
- 動きの遅い案件との接触の維持。展示会の価値を会期の一週間に限定しません
対応内容
支援範囲は会期前に取り決め、一連の流れのどの部分でもカバーできます。事前の調査と招待、会期中の調整、そして閉幕後の体系的なフォローアップです。
出展イベントの選定調査
最大規模の展示会が正解だと決めつけるのではなく、日本のどの展示会、カンファレンス、業界イベントが貴社の買い手に届き得るかを検討します。
出展社・来場者の調査
公開されている出展社一覧やイベントプログラムを読み込み、開場前にアプローチする価値のある企業を洗い出します。
ターゲット企業の絞り込み
貴社の製品と買い手像をもとに、ブースに来ていただきたい日本企業の候補リストを作成します。
日本語での招待
自然なビジネス日本語で招待状を作成・送付し、絞り込んだ企業に、他でもない貴社のブースを訪ねる理由をお伝えします。
会期前のアプローチ
会期までの数週間に、問い合わせフォーム、メール、電話でターゲット企業に連絡し、早い段階で会話を始めます。
商談の日程調整
時差をまたいでブースでの商談や近隣での面談を調整し、参加各社と日本語で詳細を確認します。
会場での調整
事前に合意があり、日程の都合がつく場合には、会場で日本語対応を行い、会話が円滑に進むよう支援します。
リード情報の記録支援
誰が名刺を渡したかだけでなく、各会話で実際に何が話されたかを記録できるよう支援します。
会期後のフォローアップ
終了後、リードを整理して優先順位をつけ、日本語でフォローし、そこから生まれる商談を設定します。
展示会以外のビジネスマッチング
展示会は日本企業と出会う最も目に見えやすい手段ですが、唯一の手段ではありません。業界団体、業界カンファレンス、商工会議所、地域のビジネスイベント、そして組織化されたマッチングの場が日本には存在し、その多くは買い手と供給者を引き合わせることを目的に設計されています。海外からの参加に開かれているものもあれば、実質的に国内向けのものもあります。どれを追う価値があるかは、業界、製品、そして貴社のカテゴリーが日本でどれだけ定着しているかによって変わります。
こうした機会は、商業イベント会社、業界団体、各種の公的・準公的機関など、幅広い主体によって運営されています。当社はそのいずれの代理も務めておらず、参加資格、アクセス、時期を決めるのは当社ではなく主催者です。当社にできるのは、貴社のカテゴリーにどのような機会がありそうかを整理すること、その形式が買い手に届く現実的な経路かどうかを見極めること、そして参加する価値を生むための日本語の資料とアプローチを準備することです。
展示会と同じ原則が当てはまります。形式そのものが商売を生むことはめったにありません。マッチングの場が与えてくれるのは、設定された会話だけです。その会話が案件になるかどうかは、事前にどれだけ丁寧に相手を選んだか、日本語で提案をどれだけ明確に説明したか、そして日本側が返信しやすい形で誰かが後からフォローしたかどうかによって決まります。
業界団体のネットワーク
日本の多くの業界には、会員が定期的に集まる活発な業界団体があります。その構造を把握すると、本当の買い手が誰かが見えてくることがあります。
組織化されたマッチングの形式
設定型の引き合わせの場には、いくつかの形式があります。参加資格とアクセスを決めるのは、当社ではなく各主催者です。
商業的な紹介
日本企業への入口が、公開されたイベントや公表情報ではなく、既存の取引関係を通じて開くこともあります。
率直な評価
すべてのマッチングの機会が、渡航に見合うわけではありません。その形式が買い手に届く見込みがあるかどうかの判断を支援します。
価値は準備にある
設定された商談の価値は、その周りにある日本語での説明とフォローアップの質を超えることはありません。
展示会支援の進め方
日程はイベントのカレンダーに従います。作業は通常、開場のかなり前に始まり、閉幕後も数週間続きます。
-
01. イベントと目的の確認
出展予定または検討中のイベント、そこから何を得たいのか、誰と会う必要があるのかを整理します。
-
02. ターゲットの定義
買い手像と、このイベントで優先すべき日本企業の類型を合意します。
-
03. 調査と絞り込み
出展社一覧、イベントプログラム、より広い市場情報を確認し、アプローチする企業の候補リストを作成します。
-
04. 日本語での招待とアプローチ
絞り込んだ企業に日本語で連絡し、会場で会うべき具体的な理由をお伝えします。
-
05. 商談の日程調整
面談の日時、ブースの場所、出席者を確定し、予定が埋まっていく状況を貴社チームに随時共有します。
-
06. 会場での支援
事前に手配があり、日程の都合がつく場合に、会期を通じて日本語での支援を行います。
-
07. リードの整理
詳細が鮮明なうちに、会話の内容と名刺を一つの優先順位つきリストにまとめます。
-
08. 日本語でのフォローアップ
優先度の高い相手に日本語でフォローし、話した内容に触れながら、具体的な次のステップをご提案します。
-
09. 継続的な案件管理
動きの遅い会話も生かし続け、すぐに動かなかったというだけで機会が失われないようにします。
代表的なご利用場面
以下は、どのような作業が伴うかをお示しするために書いた仮想のシナリオです。過去の取り組みを記述したものではなく、実際の支援範囲はイベント、カテゴリー、目的によって異なります。
初めて出展するメーカー
日本の産業展にブースを確保した機器メーカーという想定です。通りかかる来場者頼みではなく、ターゲット企業を事前に招きたいと考えています。
出展の前に、まず来場する
日本の業界イベントに来場者として参加する企業という想定です。設定した商談を通じて、翌年の出展が見合うかどうかを判断します。
会期後のフォローアップ
名刺の束を持ち帰ったものの、関心が冷める前にそれを処理できる日本語対応の人手がない出展社という想定です。
取り組みの一例です。実際の支援範囲は、各社の目的とターゲット市場によって異なります。
日本市場ならではの留意点
名刺はリードではない
日本において名刺交換は通常の礼儀であり、それ自体が商業的なシグナルを含まない場合が多くあります。関心の有無は別途確かめる必要があります。
丁寧さが意図を覆い隠すことがある
来場者は、決裁からはるかに遠い立場でも、会話の中では前向きに応じることがあります。本当の関心を読むには、日本語での往復が必要になることが多くあります。
フォローアップの時機が重要
日本企業の多くでは、イベント後の連絡は速やかに、日本語で来るものと想定されています。遅れて届く英語のメールは、生きていたはずの会話を静かに終わらせてしまうことがあります。
来場はチーム単位のことが多い
日本企業は役割の異なる複数名で来場する場合があり、ブースに立っている方が決裁者とは限りません。